Recht und Steuern

Urlaubsrecht

Gesetzlicher Anspruch und Geltungsbereich

Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub (§ 1 BUrlG). Der Anspruch gilt für alle Arbeitnehmer, einschließlich Auszubildender, Teilzeitkräfte, geringfügig Beschäftigte und arbeitnehmerähnliche Personen (§ 2 BUrlG).

Mindesturlaub

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage pro Jahr (§ 3 Abs. 1 BUrlG), wobei Werktage alle Kalendertage außer Sonn- und Feiertage sind. Bei einer 5-Tage-Woche entspricht dies 20 Urlaubstagen. Die Umrechnung erfolgt nach der Formel: 24 : 6 × tatsächliche Arbeitstage pro Woche. Bei weniger Arbeitstagen sieht der Urlaubsanspruch wie folgt aus:
  • 4-Tage-Woche: 16 Urlaubstage
  • 3-Tage-Woche: 12 Urlaubstage
  • 2-Tage-Woche: 8 Urlaubstage
  • 1-Tag-Woche: 4 Urlaubstage

Zusatzurlaub

Jugendliche und schwerbehinderte Menschen haben Anspruch auf Zusatzurlaub nach § 19 JArbSchG bzw. § 208 SGB IX. Der Zusatzurlaub für Schwerbehinderte beträgt mindestens fünf Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche und ist zusätzlich zum Mindesturlaub zu gewähren.

Vertraglicher Mehrurlaub

Mehrurlaub kann einzelvertraglich oder tarifvertraglich vereinbart werden. Für den Mehrurlaub können abweichende Regelungen getroffen werden, solange der gesetzliche Mindesturlaub nicht unterschritten wird (§ 13 BUrlG).

Wartezeit und Teilurlaub

Der volle Urlaubsanspruch entsteht erstmals nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses (§ 4 BUrlG). Bei unterjährigem Beginn/Ende des Arbeitsverhältnisses oder Ausscheiden in der ersten Jahreshälfte besteht Anspruch auf Teilurlaub (1/12 pro vollem Monat, § 5 BUrlG).

Übertragung und Verfall

Der Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Eine Übertragung auf das Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich; dann muss der Urlaub bis 31. März genommen werden. Ein Verfall tritt nur ein, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor rechtzeitig und eindeutig auf den drohenden Verfall hingewiesen und zur Urlaubsnahme aufgefordert hat. Bei andauender Arbeitsunfähigkeit und Elternzeit sowie Mutterschutz gelten andere Regelungen zum Verfall.

Andauernde Arbeitsunfähigkeit

Dauert die Erkrankung des Arbeitnehmers bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres bzw. bis zum Ende des vertraglich vereinbarten Übertragungszeitraums, verfällt dieser erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist vom 1.1.2021 bis 20.5.2023 durchgehend krank und hat einen Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen. Die 30 Urlaubstage aus 2021 verfallen am 31.3.2023 (15-Monatsfrist). Die Urlaubstage aus 2022 können bis 31.3.2024 genommen werden, die aus 2023 regulär bis Jahresende bzw. Übertragungszeitraum.

Hinweis: Für vertraglichen Zusatzurlaub kann vereinbart werden, dass dieser am 31.12. oder nach Ablauf des Übertragungszeitraums auch bei Krankheit verfällt, sofern eine klare Differenzierungsklausel besteht.

Elternzeit und Mutterschutz

Hat der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den ihm oder ihr zustehenden Urlaub vor dem Beginn der Elternzeit nicht oder nicht vollständig erhalten, hat der Arbeitgeber den Resturlaub nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr zu gewähren (§ 17 Abs. 2 BEEG). Entsprechendes gilt auch im Falle eines Beschäftigungsverbots nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG). Hat eine Frau ihren Urlaub vor Beginn eines Beschäftigungsverbots nicht oder nicht vollständig erhalten, kann sie nach dem Ende des Beschäftigungsverbots den Resturlaub im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr beanspruchen (§ 24 Satz 2 MuSchG).

Hinweispflicht des Arbeitgebers

Urlaubsansprüche verfallen nach der Rechtsprechung des EuGH und des BAG nicht automatisch zum Jahresende oder nach Ablauf des Übertragungszeitraums, sondern nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor rechtzeitig und eindeutig auf den drohenden Verfall hingewiesen und zur Urlaubsnahme aufgefordert hat. Diese Hinweispflicht gilt grundsätzlich für den gesetzlichen Mindesturlaub und – sofern keine abweichende Regelung besteht – auch für vertraglichen Zusatzurlaub sowie den Zusatzurlaub für Schwerbehinderte. Kennt der Arbeitgeber die Schwerbehinderung nicht, entsteht keine Hinweispflicht und der Anspruch kann verfallen.

Bei langzeiterkrankten Arbeitnehmern verfällt der Urlaubsanspruch 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, wenn der Arbeitnehmer vom Beginn des Urlaubsjahres bis zum 31. März des zweiten Folgejahres durchgehend arbeitsunfähig war – unabhängig von einer Hinweispflicht des Arbeitgebers. War der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr zeitweise arbeitsfähig, ist ein Verfall nur möglich, wenn der Arbeitgeber zuvor ordnungsgemäß auf den drohenden Verfall hingewiesen hat.
Urlaubsansprüche verjähren nach §§ 195, 199 BGB grundsätzlich in drei Jahren nach dem Ende des Entstehungsjahres. Allerdings beginnt die Verjährung nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor rechtzeitig und klar über den Urlaubsanspruch und dessen drohenden Verfall informiert und zur Urlaubsnahme aufgefordert hat. Unterbleibt dieser Hinweis, verjähren Urlaubsansprüche nicht – selbst für Zeiträume vor 2019.
Praxistipps für Arbeitgeber, um den Verfall und die Verjährung von Urlaubsansprüchen zu ermöglichen:
Der Arbeitgeber sollte zu Beginn jeden Kalenderjahres und am besten ein zweites Mal in der zweiten Jahreshälfte rechtzeitig vor Ende jeden Kalenderjahres schriftlich oder in Textform (z.B. E-Mail) über Folgendes informieren:
  • Im Betreff des Schreibens/der E-Mail sollte auf die Wichtigkeit des Inhalts hingewiesen werden (beispielsweise: “Wichtig / Achtung: Urlaub 2023, Urlaubsübertrag und Verfall”)
  • Jedem einzelnen Mitarbeiter muss konkret mitgeteilt werden, wie viele Urlaubstage einschließlich der aus Vorjahren übertragenen Resturlaubstage ihm im Kalenderjahr zustehen. Dies muss individualisiert erfolgen. Abstrakte Angaben in Verträgen oder allgemeine Rundschreiben genügen nicht. Kann der Arbeitnehmer seine Urlaubstage bspw. in einem digitalen System selbst einsehen, dürfte auch ein konkreter Hinweis genügen, wo die Anzahl der Urlaubstage eingesehen werden kann (z.B. Link zu Self-Service im Intranet).
  • Jeder Arbeitnehmer muss aufgefordert werden, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Kalenderjahres genommen werden kann.
  • Jeder Arbeitnehmer muss darüber belehrt werden, dass nicht entsprechend der Aufforderung beantragter und nicht genommener Urlaub mit Ablauf des 31.12.XX, spätestens mit Ablauf des Übertragungszeitraums verfällt.
  • Vor dem Hintergrund der neuen Rechtsprechung zur Verjährung von Urlaubsansprüchen sollte auch der Hinweis aufgenommen werden, dass Urlaubsansprüche der dreijährigen Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB unterliegen.
Wir empfehlen Ihnen, Ihre internen Prozesse entsprechend anzupassen und beim Versand des Hinweisschreibens/Hinweismail darauf zu achten, dass dieser so rechtzeitig erfolgt, dass der (Rest-)Urlaub auch tatsächlich noch genommen werden kann. Was “rechtzeitig” bedeutet, haben die Gerichte nicht festgelegt. Jedenfalls muss der Hinweis so frühzeitig erteilt werden, dass der restliche Urlaub in der Zeit nach dem Hinweis bis zum Verfallszeitpunkt noch in vollem Umfang genommen werden kann. Es empfiehlt sich zudem, eine Zugangs- bzw. Lesebestätigung anzufordern. Zudem sollte der gesamte Vorgang entsprechend dokumentiert werden.
Unterbleibt der Hinweis, kann man sich als Arbeitgeber grundsätzlich weder auf den Verfall noch auf die Verjährung berufen.

Urlaubsentgelt und Abgeltung

Während des Urlaubs ist das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten 13 Wochen zu zahlen (§ 11 BUrlG). Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden, ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Krankheit und Erwerbstätigkeit und Krankheit im Urlaub

Erkrankt der Arbeitnehmer während des Urlaubs, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Während des Urlaubs ist eine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit verboten (§ 8 BUrlG).

Doppelansprüchen bei Arbeitgeberwechsel

Der Anspruch auf Urlaub besteht nicht, soweit im laufenden Kalenderjahr bereits Urlaub von einem früheren Arbeitgeber gewährt wurde (§ 6 BUrlG). Der alte Arbeitgeber muss eine Urlaubsbescheinigung ausstellen.