Online-Gründung und Anmeldung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)

Seit dem 1. August 2022 können GmbH und UG (haftungsbeschränkt) online gegründet werden. Das Verfahren wurde weiter ausgebaut. Die Gründung kann ohne persönliches Erscheinen per Online-Meeting mit dem Notariat erfolgen, auch vom Ausland aus. Das Online-Verfahren tritt als zusätzliche Option neben das Präsenzverfahren; eine gemischte Teilnahme (ein Teil der Beteiligten vor Ort, andere online) ist möglich.

Die Online-Gründung ist für GmbH und UG (haftungsbeschränkt) möglich. Seit 1.8.2023 ist auch die Sachgründung (Einbringung von Sacheinlagen) im Online-Verfahren zulässig; zuvor war nur die Bargründung möglich. Für andere Rechtsformen (z. B. Personenhandelsgesellschaften) steht die Online-Gründung weiterhin nicht zur Verfügung. Allerdings können für diese Rechtsformen bestimmte Anmeldungen zur Eintragung in das Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister im Online-Verfahren vorgenommen werden.

Der Gesellschaftsvertrag (Satzung) sowie im Zusammenhang mit der Gründung gefasste Gesellschafterbeschlüsse können im notariellen Online-Verfahren beurkundet werden. Seit 1.8.2023 sind auch einstimmig gefasste Satzungsänderungen und Kapitalmaßnahmen im Online-Verfahren möglich. Die Veräußerung von Geschäftsanteilen sowie andere beurkundungsbedürftige Maßnahmen außerhalb des Gründungskontexts (z. B. spätere Satzungsänderungen, Abtretungen von Geschäftsanteilen, Umwandlungsverträge) können weiterhin nur im Präsenztermin beurkundet werden.

Die Anmeldung zum Handelsregister muss von sämtlichen Geschäftsführern in notariell beglaubigter Form erfolgen. Die Beglaubigung kann ebenfalls online durchgeführt werden. Dies gilt auch für die Einreichung der Gesellschafterliste im Zusammenhang mit der GmbH-Gründung. Fremd-Geschäftsführer können das Online-Verfahren nutzen.

Ja, für die Gründung durch einen Vertreter im Online-Verfahren gibt es keine Einschränkungen. Wenn sich die Beteiligten durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen möchten, ist dies mit einer notariell errichteten oder beglaubigten Vollmacht zulässig. Wenn die Vollmacht durch einen ausländischen Notar beglaubigt werden soll, muss diese zur Anerkennung in Deutschland regelmäßig legalisiert oder mit einer Apostille versehen werden. Die Vollmacht muss dem inländischen Notar in Urschrift oder als Ausfertigung vorgelegt werden, eine elektronische Einreichung ist nicht vorgesehen.

Für das Online-Verfahren ist die Registrierung auf dem Portal der Bundesnotarkammer erforderlich. Die Identifizierung erfolgt zweistufig: Zunächst über den elektronischen Identitätsnachweis (eID), wobei deutsche Personalausweise mit eID-Funktion, eID-Karten für EU/EWR-Staatsangehörige und elektronische Aufenthaltstitel zugelassen sind. Notifizierte eIDs anderer EU-Staaten können ebenfalls verwendet werden. Reisepässe und Ausweise von Drittstaaten (z. B. Schweiz, UK, USA) sind nicht geeignet. In der zweiten Stufe wird das Lichtbild aus dem Chip des Ausweises ausgelesen und mit dem Erscheinungsbild des Beteiligten abgeglichen. Ein Video-Ident-Verfahren ist nicht zugelassen.

Das Notariat soll die Beurkundung mittels Videokommunikation ablehnen, wenn die Amtspflichten nicht gewährleistet werden können, insbesondere bei Zweifeln an Identität, Rechtsfähigkeit oder Geschäftsfähigkeit eines Beteiligten.

Die Amtspflichten des Notars im Online-Verfahren entsprechen denen im Präsenzverfahren. Die elektronische Niederschrift wird qualifiziert elektronisch signiert und als elektronische Urkunde verwahrt. Abschriften und Ausfertigungen können in Papierform oder elektronisch erstellt werden.

Die Online-Beglaubigung ist für Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister möglich. Sie ist auf bestimmte Gesellschaftsformen (u. a. GmbH, UG, AG, KGaA, Zweigniederlassungen) beschränkt. Für Personenhandelsgesellschaften (KG, OHG) ist die Online-Beglaubigung nicht möglich; bei GmbH & Co. KG kann nur die Komplementär-GmbH online beglaubigt werden.

Für das Beurkundungsverfahren über das Videokommunikationssystems wird eine Auslagenpauschale i.H.v. 25 Euro, für die Beglaubigung 8 Euro erhoben. Für die Beglaubigung mehrerer qualifizierter elektronischer Signaturen in einem einzigen Beglaubigungsvermerk, wird die Auslagenpauschale nur einmal erhoben.
Hinzu kommen die Notargebühren, die auch bei einem Präsenztermin beim Notar für die Beurkundung der Gründungsurkunde und die Beglaubigung von Handelsregisteranmeldungen nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz entstehen.

Ein Referentenentwurf zur weiteren Ausweitung der notariellen Online-Verfahren liegt vor; ab Mitte 2026 sollen auch Stiftungsgründungen, Gründungen von AG und KGaA sowie weitere gesellschaftsrechtliche Vorgänge online möglich werden.