Meldepflichten in Luxemburg beachten

Dienstleistungen in Luxemburg erbringen

Unternehmen außerhalb des Kammerbezirks der IHK Koblenz finden ihren IHK-Ansprechpartner vor Ort über den bundesweiten IHK-Finder.

Allgemeines

Unternehmen, die vorübergehende Dienstleistungen auf luxemburgischem Staatsgebiet erbringen, müssen diese bei der Generaldirektion für Mittelstand (Direction générale des classes moyennes) anzeigen.
Dieser Anzeige sind folgende Unterlagen beizulegen:
  • eine von der zuständigen Kammer des Herkunftslandes ausgestellte EU-Bescheinigung oder jeder sonstige Nachweis, dass der Anzeigende in seinem Herkunftsland befugt ist, die jeweilige Tätigkeit auszuüben.
  • ein Überweisungsbeleg über 50 Euro auf das Konto IBAN: BCEELULL LU76 0019 5955 4404 7000, mit dem Verwendungszweck: certificat préalable und Name, Vorname (sofern es sich um ein Einzelunternehmen handelt) oder Gesellschaftsbezeichnung und vollständige Adresse.
Quelle: Wirtschaftsministerium Luxemburg
Die EU-Bescheinigung wird für Geschäftsführer bzw. leitende Angestellte ausgestellt und nicht für das Unternehmen oder die entsandten Mitarbeiter*innen, die den Auftrag ausführen sollen. 
Der Antrag an die Generaldirektion für Mittelstand muss jährlich erneuert werden. Dieser Erneuerungsantrag kann formlos per Post erfolgen. Die EU-Bescheinigung ist nur bei der Erstanmeldung nötig.  Bei den Folgemeldungen reicht ein HR-Auszug, der nicht älter als 6 Monate ist, oder eine formlose Bescheinigung über die ordnungsgemäße Niederlassung des Entsendeunternehmens im Herkunftsland.
Unternehmen, die nicht sicher sind, ob für ihr Gewerk eine Vorabmeldung nötig ist, können dies im Vorfeld der Meldung direkt mit dem Wirtschaftsministerium per E-Mail klären certificat@eco.etat.lu
Für eine dauerhafte gewerbliche Tätigkeit vor Ort ist eine Gewerbeerlaubnis nötig.

Entsendung von Mitarbeitern und Badge social (Sozialausweis)

Die entsandten Arbeitnehmer müssen bei der Inspéction du travail et des Mines (ITM - Gewerbeaufsichtsamt)  gemeldet werden. 
Meldepflichtige Aktivitäten sind alle Arbeitseinsätze zur Erbringung einer Dienstleistung in Luxemburg, inklusive
  • Kundenbesuche und Geschäftsgespräche
  • Anlieferung von Ware durch Transportunternehmen oder Lieferanten/Hersteller
  • Messeauftritte
  • kurzfristige Notfalleinsätze (hier ist aber eine zeitnahe Nachmeldung möglich)
Nicht meldepflichtig sind Arbeitseinsätze von Geschäftsführern und Selbstständigen.
Nach der Registrierung auf der Meldeplattform wird dem entsendenden Unternehmen ein Passwort und ein Zugangscode zugeteilt. Die Meldung kann dann online erfolgen. Die Entsendemitteilung enthält Angaben zum entsendenden Unternehmen, zu den entsandten Mitarbeiter*innen und zu den Dienstleistungen, die in Luxemburg ausgeführt werden sollen. Die Meldung muss spätestens am Tag des Arbeitseinsatzes für jede*n entsandte*n Arbeitnehmer*in erfolgen. Der soziale Identitätsausweis (badge social) enthält die Personalien des Arbeitnehmers sowie einen Barcode, anhand dessen die Gewerbeaufsicht an die bei der Meldung der Entsendung angegebenen Daten gelangen kann.
Die Sozialausweise müssen von den Mitarbeiter*innen während des Einsatzes immer mitgeführt werden, weil sie die Überprüfung ihrer Daten im Falle einer Kontrolle erleichtern. Der Sozialausweis wird bei jedem Arbeitseinsatz über die Online-Entsendemitteilung erneut aktiviert.
Bei kurzen und vorübergehenden Auslandseinsätzen kommt grundsätzlich weiterhin deutsches Arbeitsrecht zur Anwendung. Deutsche Unternehmen müssen allerdings die geltenden Mindeststundenlöhne, die vorgeschriebenen Bauferien, die Vorschriften über Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie die in Luxemburg geltenden Mindestarbeitsbedingungen beachten. Sind die zwingenden Schutzvorschriften, die dem Arbeitnehmer in Deutschland gewährt werden, jedoch vorteilhafter als in Luxemburg, so kommen diese auch weiterhin zum Tragen.
Eine schrittweise Anleitung zur Nutzung des Online Entsendeverfahrens finden Sie hier. (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 972 KB) (Version v9.0)

Hinterlegungsstelle für bestimmte Unterlagen

Vor Beginn der Arbeiten muss das Unternehmen eine natürliche oder juristische Person benennen, die sich in Luxemburg befindet und als Bezugsperson für die Kommunikation mit der ITM und den anderen für die Entsendung zuständigen Luxemburger Behörden fungiert.
Die sogenannte natürliche Aufbewahrungsperson (NAP) gilt als Hinterlegungsstelle für bestimmte Unterlagen, die das in Luxemburg tätige Unternehmen im Falle einer eventuellen Kontrolle durch die ITM vorlegen muss. Die natürliche Aufbewahrungsperson (NAP) für die Kontrolldokumente kann sowohl
  • ein Kunde / eine Kundin mit Wohnsitz in Luxemburg oder
  • eine Vertrauensperson des entsendenden Arbeitgebers, dessen Wohnsitz sich in Luxemburg befindet,
  • als auch ein*e entsandte*r Arbeitnehmer*in am Dienstleistungsort sein.
Folgende Unterlagen müssen bei der natürlichen Aufbewahrungsperson (NAP) hinterlegt sein:
  • Kopien der Personalausweise der auf der Baustelle tätigen Mitarbeiter*innen,
  • eventuell eine Arbeitsfähigkeitsbescheinigung durch eine*n branchenzuständigen Arbeitsmediziner*in,
  • Formular A1 des jeweiligen Mitarbeiters (Original oder beglaubigte Kopie)
  • Kopie der Bescheinigung des Wirtschaftsministeriums
  • Nachweis des Besitzes einer Luxemburgischen MwSt- Nr.
  • EU-Bescheinigung
  • Aufenthaltsgenehmigung für nicht EU-Staatsbürger*innen,
  • Kopien der Arbeitsverträge/ggf. der Zeitarbeitsverträge
Bei Einsatz von Leiharbeitern muss auch die Leiharbeitsfirma eine separate und vollständige Mitteilung zur Entsendung von Arbeitnehmern an die ITM richten.

Steuerliche Behandlung von Dienstleistungen

Bei der Durchführung von Arbeiten in Luxemburg sind regelmäßig umsatzsteuerliche Aspekte zu beachten.
Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen innerhalb der EU ist der Leistungsort im B2B-Bereich in §3a Abs. 2 UStG geregelt. Es gilt der Grundsatz des sogenannten Reverse-Charge-Verfahren, das heißt die Steuerschuldnerschaft wird vom Leistungserbringer auf den Leistungsempfänger verlagert. Das luxemburgische Recht, das dann greift, wenn der Ort der Leistung in Luxemburg liegt, sieht das Verfahren der Steuerumkehr-Schuld für Leistungen an beweglichen körperlichen Gegenständen vor wie zum Beispiel Lohnveredlung, Wartung und Instandsetzung.
Für Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück und Bauleistungen gilt das Reverse-Charge-Verfahren nicht! In diesem Fall muss sich das deutsche Unternehmen umsatzsteuerlich registrieren und die luxemburgische Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen. Bei länger andauernden Tätigkeiten, bestimmten Montagetätigkeiten oder häufigen Einsätzen von Mitarbeitern kann auch in anderen Fällen eine beschränkte Steuerpflicht in Luxemburg entstehen. Wir empfehlen die Rücksprache mit einem*r Steuerberater*in.

Beantragung einer luxemburgischen Mehrwertsteuernummer

Steuerpflichtige, die in Luxemburg eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben und ihren Firmensitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat (z.B. Deutschland) haben, werden beim Steueramt Luxemburg 10 (Bureau d’impositon) registriert.
Zur Beantragung einer luxemburgischen Mehrwertsteuernummer erforderliche Unterlagen:
  • Kopie der Gesellschaftssatzung (französisch oder deutsch),
  • Kopie des Personalausweises der Geschäftsführung,
  • Bescheinigung des luxemburgischen Wirtschaftsministeriums,
  • EU-Bescheinigung.

Der normale MwSt-Satz in Luxemburg beträgt für das Jahr 2023 16 %. Der ermäßigte Satz liegt bei 7 % und der stark reduzierte bei 3 %. Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der Administration de l'Enregistrement et des Domaines.

Weiterführende Informationen

Umfassende Informationen bietet das Europa- und Innovationscenter Trier Kompetenzzentrum Luxemburg und die Webseite des Luxemburger Mittelstandsministeriums.

Diese Informationen wurden mit größter Sorgfalt zusammengestellt und sollen eine Orientierungshilfe bieten. Die Informationen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Für die Richtigkeit der Informationen übernimmt die IHK Koblenz keine Gewähr. Die Informationen ersetzen in keinem Fall eine rechtliche oder steuerrechtliche Beratung.