Entsendung von Mitarbeitern

Empfehlungen für Geschäftsreisen der Schmuck- und Edelsteinbranche

Die Unternehmen der Schmuck- und Edelsteinbranche führen regelmäßig und meist auch häufig Kundenbesuche in EU-Mitgliedsstaaten und Drittländern durch. Hierbei werden Warenmuster zu Präsentationszwecken mitgeführt. Es handelt sich dabei oft um Unikate, sodass eine Präsentation für eine spätere Kaufentscheidung unerlässlich ist.
Wir empfehlen Geschäftsreisenden Unterlagen mitzuführen, die bei Personenkontrollen notwendig sein können:

Sozialversicherung

Reisende (Arbeitnehmer, Geschäftsführer und Unternehmensinhaber) sind in der Regel verpflichtet einen Nachweis mit sich zu führen, dass Sie im Reisezeitraum sozialversichert sind. Diesen erhalten Sie bei der gesetzlichen Krankenkasse des Reisenden bei Pflicht-, freiwillig oder Familienversicherten (A1-Bescheinigung), für nicht gesetzlich Krankenversicherte ist der Träger der gesetzlichen Rentenversicherung zuständig. Wenn regelmäßig Reisen in ein und das selbe Land erfolgen, kann auch eine Langzeitbescheinigung bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) beantragt werden.
Falls der Nachweis bei Abreise noch nicht vorliegt, sollten Reisende eine Kopie des Antrags mitnehmen, um eventuelle Restriktionen vermeiden zu können.

Arbeitsrechtliche Vorschriften

Unternehmen, die Reisende in andere Länder entsenden, sind verpflichtet die dort geltenden nationalen arbeitsrechtlichen Vorschriften, wie z. B. Mindestlohn, Urlaubsanspruch oder maximale tägliche Arbeitszeit, für die Aufenthaltsdauer in diesem Land einzuhalten und eventuell auch Entsendungsmitteilungen über national unterschiedliche Plattformen abzugeben. Die Einhaltung der Vorschriften wird von den dortigen Behörden anhand der geforderten Unterlagen überprüft. Die einzuhaltenden Vorschriften sind national zum Teil sehr unterschiedlich und unterliegen auch Anpassungen. Die EIC Trier IHK/HWK Europa- und Innovationscentre GmbH (EIC Trier GmbH) hält für Sie Länderleitfäden bereit, in die Änderungen kurzfristig eingearbeitet werden.

Unternehmerische Tätigkeit

Wir empfehlen als Nachweis Ihrer unternehmerischen Tätigkeit
  • einen Handelsregisterauszug oder IHK-Mitgliedsbestätigung
  • die Kopie der Erteilung Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • ein Entsendeschreiben Ihres Unternehmens für den Reisenden das den Reisezweck erklärt und ihn berechtigt, die Ware mitzuführen und/oder
    das Einladungsschreiben Ihres Geschäftspartners und/oder
    Unterlagen für Ihre Messeteilnahme etc.

Erweiterte IHK-Mitgliedsbestätigung

Gerne fertigen wir für Sie eine IHK-Mitgliedsbestätigung aus, in der wir neben Informationen zur Branche und zur rechtsverbindlichen Vertretung des Unternehmens, weitere Informationen ergänzen. Auf Wunsch können wir die von Ihnen bereisten Länder mit aufführen. Für diesen Service berechnen wir eine Gebühr von 40,00 €.
Zur Bestellung Ihrer erweiterten Mitgliedsbestätigung

Warenverzeichnis

Wir empfehlen Ihnen ein vollständiges, möglichst detailliertes Warenverzeichnis mitzuführen, das die netto-Verkaufspreise ausweist. Sofern zutreffend, ist eine Kennzeichnung als Musterkollektion hilfreich.

Kopien

Bitte halten Sie Kopien der oben genannten Unterlagen bereit, die Sie bei einer Kontrolle den Behörden überlassen können.
Diese Zusammenstellung soll - als Service Ihrer IHK - nur erste Hinweise geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.
Auf unserer Homepage halten wir weitere Informationen zur Mitarbeiter-Entsendung für Sie bereit:
Dienstleistungen in der Schweiz erbringen
Dienstleistungen in Luxemburg erbringen
Datenbank mit Vorschriften anderer EU-Staaten
 
Die Export-App der IHK bietet Ihnen neben anderen Themen wie z.B. Carnet auch zur Entsendung einen interaktiven Beratungsprozess an.