Der GmbH-Geschäftsführer

Ohne einen Geschäftsführer ist eine GmbH nicht handlungsfähig. Er führt die Geschäfte der Gesellschaft und vertritt sie nach außen. Sein Verhältnis zur Gesellschaft geht über die Vertretungsmacht weit hinaus. In unserem Merkblatt stellen wir Ihnen die gesetzlichen und satzungsmäßigen Rechten und Pflichten eines Geschäftsführers dar.
Das Wichtigste in Kürze: Als juristische Person benötigt die GmbH Organe, um handeln zu können und vertreten zu werden. Daher muss sie einen oder mehrere Geschäftsführer haben. Geschäftsführer kann nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein, die jedoch nicht zwingend einen deutschen Pass haben muss. Geschäftsführer können durch einen Beschluss der Gesellschafter oder durch Benennung in der Satzung bestellt werden. Alle Rechten und Pflichten sollten im Geschäftsführervertrag geregelt werden. Besonderheiten gelten dabei für Geschäftsführer, die zugleich Gesellschafter sind. Zudem gibt es zahlreiche Aufgaben und Haftungsrisiken, für die der GmbH-Geschäftsführer bei Verletzung gegenüber der Gesellschaft haften muss. Beispiel sind die Pflicht zur Geschäftsleitung, die Aufgabe der ordnungsgemäßen Buchführung und Bilanzierung, sowie steuerrechtliche Pflichten gegenüber dem Sozialversicherungsrecht. Die Unternehmenspolitik hingegen ist Sache der Gesellschafter.
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Rechtliche Grundlagen der GmbH

Wann zählt ein Unternehmen als GmbH?

Die GmbH ist eine juristische Person. Sie ist eine eigene Rechtsperson und hat entsprechend auch selbständige Rechte und Pflichten.
Das macht eine GmbH aus:
  • Die GmbH verfügt über ein Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000,00 € (bzw. bei der UG (haftungsbeschränkt) mindestens 1 €),
  • Die Gründung erfolgt durch einen oder mehrere Gesellschafter, die mit ihren Geschäftsanteilen am Stammkapital beteiligt sind,
  • Im Regelfall haftet nur die Gesellschaft mit ihrem Gesellschaftsvermögen

Die Rolle des Geschäftsführers

Wer eignet sich als Geschäftsführer?

Die GmbH benötigt Organe, um handeln zu können und vertreten zu werden. Daher muss sie u.a. einen oder mehrere Geschäftsführer haben. Die genaue Zahl der Geschäftsführer steht grundsätzlich im freien Ermessen der Gesellschafter.
Geschäftsführer kann nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein. Diese muss aber nicht gleichzeitig auch Gesellschafter sein.
Grundsätzlich muss der Geschäftsführer keine besonderen Qualifikationen erfüllen. Allgemeine Auswahlkriterien für die Person des Geschäftsführers sind:
  • fachliche Kompetenz im Hinblick auf den Charakter und Geschäftszweck des Unternehmens
  • Vertrauenswürdigkeit
  • Loyalität
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Ausnahmen: Etwa bei Transportunternehmen, Gaststätten, Versicherungsvermittlern oder Immobilienmaklern werden bei Erteilung einer Erlaubnis oder Genehmigung an die GmbH bestimmte Voraussetzungen auch an die Person des Geschäftsführers geknüpft (z.B. Zuverlässigkeit oder Sachkunde). Bei Handwerksbetrieben muss entweder der Geschäftsführer oder ein angestellter Betriebsleiter über die handwerksrechtlichen Voraussetzungen verfügen.
Der Geschäftsführer hat eine Doppelstellung als Organ der Gesellschaft einerseits und als Angestellter bzw. Dienstnehmer der Gesellschaft andererseits. Rechtlich sind diese beiden Verhältnisse streng zu trennen. Sie können allerdings (z. B. im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag) aneinander gekoppelt werden, so dass die Beendigung des Anstellungsverhältnisses automatisch mit der Abberufung vom Geschäftsführeramt verknüpft wird oder die Abberufung des Geschäftsführers zur Kündigung des Anstellungsverhältnisses aus wichtigem Grund berechtigt.
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Bestellung des Geschäftsführers

Wer kann wie als Geschäftsführer bestellt werden?

Durch die sog. „Bestellung“ wird der Geschäftsführer zum Organ der Gesellschaft und damit zu deren gesetzlichem Vertreter.

Möglichkeiten zur Bestellung

Es gibt zwei Möglichkeiten zur Bestellung des Geschäftsführers:
  1. Durch Beschluss der Gesellschafter oder
  2. durch Benennung in der Satzung.
Welche Alternative die richtige ist, können Sie anhand folgender Kriterien entscheiden:
  • Nach Benennung eines Geschäftsführers in der Satzung ist die Abberufung nur durch satzungsändernden Beschluss möglich, der i. d. R. einer ¾-Mehrheit bedarf.
  • Bei der Änderung der Satzung entstehen weitere Kosten bei der erforderlichen notariellen Beurkundung der Satzungsänderung.
  • Durch Benennung eines Geschäftsführers in der Satzung geben die Gesellschafter ihr Vertrauen in die Wahl des Geschäftsführers zu verstehen, was gleichzeitig eine langfristige Stabilität der Führungsebene auch nach außen signalisiert.
  • Der in der Satzung benannte Geschäftsführer ist unabhängiger als einer, der durch Beschluss ernannt wurde und ist vor kurzfristigen oder politisch motivierten Veränderungen in der Gesellschafterversammlung geschützt.
Bei beiden Alternativen ist die Bestellung sowie jede Änderung in der Person des Geschäftsführers durch den Geschäftsführer zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden
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Achtung: Hindernisse bei der Bestellung des Geschäftsführers
Ein potentieller Geschäftsführer kann für die Dauer von fünf Jahren (seit Rechtskraft des Urteils) nicht bestellt werden, wenn:
  • ein Verfahren wegen Insolvenzverschleppung oder einer Insolvenzstraftat eröffnet wurde,
  • eine Verurteilung nach § 82 GmbHG, § 399 AktG, § 400 AktG, § 331 HGB, § 313 UmwG oder § 17 PublG (falsche Angaben, unrichtige Darstellung in Bezug auf die Vermögensverhältnisse) vorliegt.
Folgende Verfahren machen eine Bestellung zum Geschäftsführer unmöglich:
  • Verurteilung zu einer Freiheitsstrafe von mindestens einem Jahr wegen Kreditbetrugs, Untreue oder Vorenthalten von Arbeitsentgelt in der Vergangenheit,
  • Untersagung der Ausübung eines Gewerbes, solange der Gegenstand der Untersagung ganz oder teilweise mit dem Geschäftsgegenstand des Unternehmens übereinstimmt.

Geschäftsführer ohne deutschen Pass

Auch Ausländer können grundsätzlich als Geschäftsführer bestellt werden. Auch ein Wohnsitz des Geschäftsführers im Inland ist nicht zwingend erforderlich.
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Unser Tipp: Folgendes sollte jedoch vorab geklärt werden, um Probleme mit der Ausländerbehörde zu vermeiden:
  • Ist mit der Erteilung einer Aufenthaltserlaubnis zu rechnen?
  • Ist zu jeder Zeit im Inland eine vertretungsberechtigte oder für die Geschäfte verantwortliche Person vorhanden, die als Ansprechpartner für die Behörden etc. dient?
Alternativ zur dauerhaften Aufenthaltserlaubnis kommt bei sichergestellter Vertretung ein Geschäftsreisevisum in Betracht, das den ausländischen Geschäftsführer berechtigt, sich pro Halbjahr 90 Tage im Bundesgebiet aufzuhalten.

Der Geschäftsführervertrag

Welche Themen sollten im Dienstvertrag geregelt werden?

Der Geschäftsführervertrag ist das schuldrechtliche Dienstverhältnis des Geschäftsführers. Es wird in der Regel durch den Abschluss eines Dienstvertrages mit der Gesellschaft begründet und beinhaltet die individuelle Stellung des Geschäftsführers zu der Gesellschaft, die ihn angestellt hat.
Hauptinhalt als Text oder Aufzählung:
Zumeist werden im Anstellungsvertrag noch die Rechte und Pflichten aus dem Bestellungsverhältnis vertraglich abgesichert, rechtlich erforderlich ist das jedoch nicht. Während die oben beschriebene Bestellung des Geschäftsführers jederzeit widerruflich ist, besteht der Anstellungsvertrag mit allen darin enthaltenen Rechten und Pflichten weiter, bis die (in der Regel vereinbarte) Kündigungsfrist abgelaufen ist. Hieraus können Ansprüche auf Gehaltsfortzahlung oder eine Abfindung folgen.
Im Dienstvertrag, der zwischen der Gesellschafterversammlung und dem Geschäftsführer geschlossen wird, sollten folgende Themen geregelt werden:
  • Gehalt/Vergütung (häufig wird die Vergütung aufgeteilt in ein Fixum und eine Tantieme)
  • Regelung zur Weiterzahlung der Vergütung im Krankheitsfall
  • Urlaubsanspruch (das Bundesurlaubsgesetz gilt für GmbH-Geschäftsführer nicht)
  • Ersatz von Spesen und Reisekosten
  • ersicherung gegen Betriebsunfälle
  • eventuell Pensionszusage
  • Wettbewerbsverbot (soweit es auch nach Beendigung des Vertrages gelten soll, ist eine Entschädigung zu vereinbaren)
  • Einzelheiten über die Kündigung, insbesondere hinsichtlich Form und Frist (das Kündigungsschutzgesetz ist nicht anwendbar! Ist keine Kündigungsfrist vereinbart, so gilt die gesetzliche Kündigungsfrist des § 622 BGB).
  • Verschwiegenheitspflicht, insbesondere nach Beendigung der Tätigkeit als Geschäftsführer
    Ist ein Geschäftsführer zugleich Gesellschafter, sind Besonderheiten zu beachten. Übt der Gesellschafter-Geschäftsführer maßgeblichen Einfluss auf die Entscheidungen der GmbH aus (Kriterium kann u. a. eine Beteiligung von über 50 Prozent sein), besteht keine Sozialversicherungspflicht.
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Unser Tipp: In Zweifelsfällen sollte vorab die Sozialversicherungspflicht mit der zuständigen Krankenkasse bzw. die Arbeitslosenversicherung mit der zuständigen Agentur für Arbeit geklärt werden. Nicht übersehen werden darf zudem, dass ein überhöht festgesetztes Gehalt steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung betrachtet wird. Hierzu erfahren Sie mehr in unserem
Merkblatt: Wieviel darf ein Gesellschafter-Geschäftsführer verdienen?
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Vertretung des Geschäftsführers

Wo kann der Geschäftsführer vertreten werden und wo nicht?

Die GmbH kann nur durch natürliche Personen handeln. Dies ist der Geschäftsführer, durch den die GmbH am Rechtsverkehr teilnimmt. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, gilt im Zweifel Gesamtvertretung, d. h. die Geschäftsführer können nur gemeinsam handeln. Durch entsprechenden Gesellschafterbeschluss kann aber auch einem Geschäftsführer Einzelvertretungsbefugnis verliehen werden, wenn die Satzung dies vorsieht.
Die Vertretung betrifft das Auftreten des Geschäftsführers nach außen gegenüber Dritten, also Kunden, Lieferanten, Geschäfts- und Vertragspartnern. Die Vertretungsbefugnis ist im Außenverhältnis unbeschränkt und unbeschränkbar: Sie erstreckt sich auf alle gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfte, welche die Teilnahme der Gesellschaft am Rechtsverkehr mit sich bringt.
Im Innenverhältnis hingegen kann zwischen den Gesellschaftern und dem Geschäftsführer festgelegt werden, dass der Geschäftsführer für bestimmte Geschäfte der Genehmigung durch die Gesellschafterversammlung bedarf. Überschreitet der Geschäftsführer im Innenverhältnis seine Kompetenzen, kann er sich gegenüber der Gesellschaft schadensersatzpflichtig machen.
Nicht gedeckt von der gesetzlich verankerten Vertretungsmacht des Geschäftsführers sind Rechtsgeschäfte, die die Organisation der Gesellschaft selbst betreffen. Hierunter fallen z. B. Kapitalerhöhungen, Umwandlungen, Firmenänderungen oder die Aufnahme neuer Gesellschafter. Diese Handlungen sind den Gesellschaftern bzw. den dazu nach der Satzung berufenen Organen vorbehalten.

Aufgaben und Haftungsrisiken des GmbH-Geschäftsführers

Was muss ein Geschäftsführer leisten und wofür haftet er?

Dem Geschäftsführer obliegt die gesamte Leitung des Betriebes der GmbH. Er ist nicht nur für die Überwachung des Geschäftsablaufs verantwortlich, seine Pflichten gehen deutlich weiter: Der Geschäftsführer hat dafür zu sorgen, dass die GmbH alle persönlichen und sachlichen Mittel hat, die einen reibungslosen, effizienten und gewinnorientierten Betriebsablauf ermöglichen und garantieren.
Die Geschäftsführungsbefugnis umfasst dabei das gesamte Unternehmen, also sowohl den kaufmännischen, als auch den technischen und sozialen Bereich. Aus dem Gesellschaftsvertrag, der Satzung und dem jeweiligen Anstellungsvertrag ergibt sich, wo die Grenze zur Unternehmenspolitik gezogen wird, die alleine Sache der Gesellschafter ist. In jedem Falle muss der Geschäftsführer aber alle für den Bestand der GmbH wesentlichen Ereignisse stets im Auge behalten.

Abschlusshinweis

Diese IHK-Information wurde mit der gebotenen Sorgfalt bearbeitet. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Erläuterungen kann jedoch nicht übernommen werden.
Stand: 10/2024