Der GmbH-Geschäftsführer
Ohne einen Geschäftsführer ist eine GmbH nicht handlungsfähig. Er führt die Geschäfte der Gesellschaft und vertritt sie nach außen. Sein Verhältnis zur Gesellschaft geht über die Vertretungsmacht weit hinaus. In unserem Merkblatt stellen wir Ihnen die gesetzlichen und satzungsmäßigen Rechten und Pflichten eines Geschäftsführers dar.
Das Wichtigste in Kürze: Als juristische Person benötigt die GmbH Organe, um handeln zu können und vertreten zu werden. Daher muss sie einen oder mehrere Geschäftsführer haben. Geschäftsführer kann nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein, die jedoch nicht zwingend einen deutschen Pass haben muss. Geschäftsführer können durch einen Beschluss der Gesellschafter oder durch Benennung in der Satzung bestellt werden. Alle Rechten und Pflichten sollten im Geschäftsführervertrag geregelt werden. Besonderheiten gelten dabei für Geschäftsführer, die zugleich Gesellschafter sind. Zudem gibt es zahlreiche Aufgaben und Haftungsrisiken, für die der GmbH-Geschäftsführer bei Verletzung gegenüber der Gesellschaft haften muss. Beispiel sind die Pflicht zur Geschäftsleitung, die Aufgabe der ordnungsgemäßen Buchführung und Bilanzierung, sowie steuerrechtliche Pflichten gegenüber dem Sozialversicherungsrecht. Die Unternehmenspolitik hingegen ist Sache der Gesellschafter.
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Rechtliche Grundlagen der GmbH
Wann zählt ein Unternehmen als GmbH?
Die GmbH ist eine juristische Person. Sie ist eine eigene Rechtsperson und hat entsprechend auch selbständige Rechte und Pflichten.
Das macht eine GmbH aus:
- Die GmbH verfügt über ein Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000,00 € (bzw. bei der UG (haftungsbeschränkt) mindestens 1 €),
- Die Gründung erfolgt durch einen oder mehrere Gesellschafter, die mit ihren Geschäftsanteilen am Stammkapital beteiligt sind,
- Im Regelfall haftet nur die Gesellschaft mit ihrem Gesellschaftsvermögen
Die Rolle des Geschäftsführers
Wer eignet sich als Geschäftsführer?
Die GmbH benötigt Organe, um handeln zu können und vertreten zu werden. Daher muss sie u.a. einen oder mehrere Geschäftsführer haben. Die genaue Zahl der Geschäftsführer steht grundsätzlich im freien Ermessen der Gesellschafter.
Geschäftsführer kann nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein. Diese muss aber nicht gleichzeitig auch Gesellschafter sein.
Grundsätzlich muss der Geschäftsführer keine besonderen Qualifikationen erfüllen. Allgemeine Auswahlkriterien für die Person des Geschäftsführers sind:
- fachliche Kompetenz im Hinblick auf den Charakter und Geschäftszweck des Unternehmens
- Vertrauenswürdigkeit
- Loyalität
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Ausnahmen: Etwa bei Transportunternehmen, Gaststätten, Versicherungsvermittlern oder Immobilienmaklern werden bei Erteilung einer Erlaubnis oder Genehmigung an die GmbH bestimmte Voraussetzungen auch an die Person des Geschäftsführers geknüpft (z.B. Zuverlässigkeit oder Sachkunde). Bei Handwerksbetrieben muss entweder der Geschäftsführer oder ein angestellter Betriebsleiter über die handwerksrechtlichen Voraussetzungen verfügen. |
Der Geschäftsführer hat eine Doppelstellung als Organ der Gesellschaft einerseits und als Angestellter bzw. Dienstnehmer der Gesellschaft andererseits. Rechtlich sind diese beiden Verhältnisse streng zu trennen. Sie können allerdings (z. B. im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag) aneinander gekoppelt werden, so dass die Beendigung des Anstellungsverhältnisses automatisch mit der Abberufung vom Geschäftsführeramt verknüpft wird oder die Abberufung des Geschäftsführers zur Kündigung des Anstellungsverhältnisses aus wichtigem Grund berechtigt.
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Bestellung des Geschäftsführers
Wer kann wie als Geschäftsführer bestellt werden?
Durch die sog. „Bestellung“ wird der Geschäftsführer zum Organ der Gesellschaft und damit zu deren gesetzlichem Vertreter.
Möglichkeiten zur Bestellung
Es gibt zwei Möglichkeiten zur Bestellung des Geschäftsführers:
- Durch Beschluss der Gesellschafter oder
- durch Benennung in der Satzung.
Welche Alternative die richtige ist, können Sie anhand folgender Kriterien entscheiden:
- Nach Benennung eines Geschäftsführers in der Satzung ist die Abberufung nur durch satzungsändernden Beschluss möglich, der i. d. R. einer ¾-Mehrheit bedarf.
- Bei der Änderung der Satzung entstehen weitere Kosten bei der erforderlichen notariellen Beurkundung der Satzungsänderung.
- Durch Benennung eines Geschäftsführers in der Satzung geben die Gesellschafter ihr Vertrauen in die Wahl des Geschäftsführers zu verstehen, was gleichzeitig eine langfristige Stabilität der Führungsebene auch nach außen signalisiert.
- Der in der Satzung benannte Geschäftsführer ist unabhängiger als einer, der durch Beschluss ernannt wurde und ist vor kurzfristigen oder politisch motivierten Veränderungen in der Gesellschafterversammlung geschützt.
Bei beiden Alternativen ist die Bestellung sowie jede Änderung in der Person des Geschäftsführers durch den Geschäftsführer zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden
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Achtung: Hindernisse bei der Bestellung des Geschäftsführers
Ein potentieller Geschäftsführer kann für die Dauer von fünf Jahren (seit Rechtskraft des Urteils) nicht bestellt werden, wenn:
Folgende Verfahren machen eine Bestellung zum Geschäftsführer unmöglich:
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Geschäftsführer ohne deutschen Pass
Auch Ausländer können grundsätzlich als Geschäftsführer bestellt werden. Auch ein Wohnsitz des Geschäftsführers im Inland ist nicht zwingend erforderlich.
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Unser Tipp: Folgendes sollte jedoch vorab geklärt werden, um Probleme mit der Ausländerbehörde zu vermeiden:
Alternativ zur dauerhaften Aufenthaltserlaubnis kommt bei sichergestellter Vertretung ein Geschäftsreisevisum in Betracht, das den ausländischen Geschäftsführer berechtigt, sich pro Halbjahr 90 Tage im Bundesgebiet aufzuhalten.
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Weiterführende Informationen: Visabestimmungen des Auswärtigen Amtes, Muster Einladungsschreiben (Auswärtiges Amt), Nationales Visum beantragen in Karlsruhe
Der Geschäftsführervertrag
Welche Themen sollten im Dienstvertrag geregelt werden?
Der Geschäftsführervertrag ist das schuldrechtliche Dienstverhältnis des Geschäftsführers. Es wird in der Regel durch den Abschluss eines Dienstvertrages mit der Gesellschaft begründet und beinhaltet die individuelle Stellung des Geschäftsführers zu der Gesellschaft, die ihn angestellt hat.
Hauptinhalt als Text oder Aufzählung:
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Zumeist werden im Anstellungsvertrag noch die Rechte und Pflichten aus dem Bestellungsverhältnis vertraglich abgesichert, rechtlich erforderlich ist das jedoch nicht. Während die oben beschriebene Bestellung des Geschäftsführers jederzeit widerruflich ist, besteht der Anstellungsvertrag mit allen darin enthaltenen Rechten und Pflichten weiter, bis die (in der Regel vereinbarte) Kündigungsfrist abgelaufen ist. Hieraus können Ansprüche auf Gehaltsfortzahlung oder eine Abfindung folgen.
Im Dienstvertrag, der zwischen der Gesellschafterversammlung und dem Geschäftsführer geschlossen wird, sollten folgende Themen geregelt werden:
- Gehalt/Vergütung (häufig wird die Vergütung aufgeteilt in ein Fixum und eine Tantieme)
- Regelung zur Weiterzahlung der Vergütung im Krankheitsfall
- Urlaubsanspruch (das Bundesurlaubsgesetz gilt für GmbH-Geschäftsführer nicht)
- Ersatz von Spesen und Reisekosten
- ersicherung gegen Betriebsunfälle
- eventuell Pensionszusage
- Wettbewerbsverbot (soweit es auch nach Beendigung des Vertrages gelten soll, ist eine Entschädigung zu vereinbaren)
- Einzelheiten über die Kündigung, insbesondere hinsichtlich Form und Frist (das Kündigungsschutzgesetz ist nicht anwendbar! Ist keine Kündigungsfrist vereinbart, so gilt die gesetzliche Kündigungsfrist des § 622 BGB).
- Verschwiegenheitspflicht, insbesondere nach Beendigung der Tätigkeit als Geschäftsführer
Ist ein Geschäftsführer zugleich Gesellschafter, sind Besonderheiten zu beachten. Übt der Gesellschafter-Geschäftsführer maßgeblichen Einfluss auf die Entscheidungen der GmbH aus (Kriterium kann u. a. eine Beteiligung von über 50 Prozent sein), besteht keine Sozialversicherungspflicht.
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Unser Tipp: In Zweifelsfällen sollte vorab die Sozialversicherungspflicht mit der zuständigen Krankenkasse bzw. die Arbeitslosenversicherung mit der zuständigen Agentur für Arbeit geklärt werden. Nicht übersehen werden darf zudem, dass ein überhöht festgesetztes Gehalt steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung betrachtet wird. Hierzu erfahren Sie mehr in unserem
Merkblatt: Wieviel darf ein Gesellschafter-Geschäftsführer verdienen?
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Vertretung des Geschäftsführers
Wo kann der Geschäftsführer vertreten werden und wo nicht?
Die GmbH kann nur durch natürliche Personen handeln. Dies ist der Geschäftsführer, durch den die GmbH am Rechtsverkehr teilnimmt. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, gilt im Zweifel Gesamtvertretung, d. h. die Geschäftsführer können nur gemeinsam handeln. Durch entsprechenden Gesellschafterbeschluss kann aber auch einem Geschäftsführer Einzelvertretungsbefugnis verliehen werden, wenn die Satzung dies vorsieht.
Die Vertretung betrifft das Auftreten des Geschäftsführers nach außen gegenüber Dritten, also Kunden, Lieferanten, Geschäfts- und Vertragspartnern. Die Vertretungsbefugnis ist im Außenverhältnis unbeschränkt und unbeschränkbar: Sie erstreckt sich auf alle gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfte, welche die Teilnahme der Gesellschaft am Rechtsverkehr mit sich bringt.
Im Innenverhältnis hingegen kann zwischen den Gesellschaftern und dem Geschäftsführer festgelegt werden, dass der Geschäftsführer für bestimmte Geschäfte der Genehmigung durch die Gesellschafterversammlung bedarf. Überschreitet der Geschäftsführer im Innenverhältnis seine Kompetenzen, kann er sich gegenüber der Gesellschaft schadensersatzpflichtig machen.
Nicht gedeckt von der gesetzlich verankerten Vertretungsmacht des Geschäftsführers sind Rechtsgeschäfte, die die Organisation der Gesellschaft selbst betreffen. Hierunter fallen z. B. Kapitalerhöhungen, Umwandlungen, Firmenänderungen oder die Aufnahme neuer Gesellschafter. Diese Handlungen sind den Gesellschaftern bzw. den dazu nach der Satzung berufenen Organen vorbehalten.
Aufgaben und Haftungsrisiken des GmbH-Geschäftsführers
Was muss ein Geschäftsführer leisten und wofür haftet er?
Dem Geschäftsführer obliegt die gesamte Leitung des Betriebes der GmbH. Er ist nicht nur für die Überwachung des Geschäftsablaufs verantwortlich, seine Pflichten gehen deutlich weiter: Der Geschäftsführer hat dafür zu sorgen, dass die GmbH alle persönlichen und sachlichen Mittel hat, die einen reibungslosen, effizienten und gewinnorientierten Betriebsablauf ermöglichen und garantieren.
Die Geschäftsführungsbefugnis umfasst dabei das gesamte Unternehmen, also sowohl den kaufmännischen, als auch den technischen und sozialen Bereich. Aus dem Gesellschaftsvertrag, der Satzung und dem jeweiligen Anstellungsvertrag ergibt sich, wo die Grenze zur Unternehmenspolitik gezogen wird, die alleine Sache der Gesellschafter ist. In jedem Falle muss der Geschäftsführer aber alle für den Bestand der GmbH wesentlichen Ereignisse stets im Auge behalten.
- Allgemeine Aufgaben und Haftung
Geschäftsführer müssen in allen Angelegenheiten der Gesellschaft die „Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes“ (§ 43 Abs. 1 GmbHG) anwenden. Darunter versteht man die Sorgfalt, die ein ordentlicher Geschäftsmann oder eine Geschäftsfrau in verantwortlich leitender Position bei der selbständigen Wahrnehmung fremder Vermögensinteressen zu beachten hat. Der Geschäftsführer muss demnach für die Einhaltung gesetzlicher und (gesellschafts-) vertraglicher Bestimmungen sorgen. Er ist dafür verantwortlich, dass sich die Gesellschaft im Außenverhältnis rechtmäßig verhält. Außerdem muss er Weisungen der Gesellschafterversammlung befolgen.Geschäftsführer, die ihre Sorgfaltspflichten verletzen, haften der Gesellschaft für den entstandenen Schaden. Auch bei einer Aufgabenverteilung unter mehreren Geschäftsführern bleibt jeder Geschäftsführer insgesamt verantwortlich.
Achtung: Arbeitsrechtliche Grundsätze der Haftungsmilderung gelten für den Geschäftsführer nicht. Persönliche Eigenschaften wie Alter oder Unerfahrenheit sind für den Haftungsmaßstab ebenfalls nicht relevant. Ebenso schließt ein Handeln auf Weisung der Gesellschafter die Haftung des Geschäftsführers nicht aus, sondern mildert diese höchstens. Soweit der Geschäftsführer Aufgaben delegiert, haftet er für die Folgen.
Tipp: Informationen zu den Rechten und Pflichten der Gesellschafter sowie zur Gesellschafter-Haftung erhalten Sie im Dokument "GmbH und UG (haftungsbeschränkt)" oder „Die GmbH & Co. KG“.
- Pflicht zur Geschäftsleitung
Der Geschäftsführer leitet den Betrieb der Gesellschaft. Er hat eine Organisation im Unternehmen zu schaffen, die für die Erreichung des festgelegten Gesellschaftszwecks geeignet ist, und muss dafür sorgen, dass die erforderlichen sachlichen und persönlichen Mittel bereitstehen. Hier hat der Geschäftsführer einen gewissen unternehmerischen Handlungsspielraum. Eine „Erfolgshaftung“ gibt es nicht. Den Geschäftsführer trifft auch die Pflicht zur Unternehmenskontrolle. Es genügt daher nicht, nur bestimmte Anordnungen zu geben. Der Geschäftsführer muss die Einhaltung der Organisation auch überwachen und zwar insbesondere im Hinblick darauf, ob seine Anordnungen tatsächlich eingehalten und verwirklicht werden. Hierüber muss er sich persönlich vergewissern.Aufgrund der hohen Anforderungen dieser Haftungsprivilegierung muss der Geschäftsführer alle bedeutsamen Entscheidungen sowie den Entscheidungsprozess dokumentieren, um sein Haftungsrisiko zu reduzieren.
Eine Pflichtverletzung liegt vor, wenn bei wirtschaftlich vernünftiger Gesamtbetrachtung die Gefahr eines Verlustgeschäftes wahrscheinlicher ist als die Aussicht auf Gewinn.Beispiele:- Verkauf von Waren auf Kredit, ohne die Bonität des kaufenden Unternehmens zu prüfen
- Unternehmenskauf ohne ausreichende Wirtschaftlichkeitsberechnung
- Kauf eines sich später als ungeeignet erweisenden Gerätes, obwohl die GmbH zunächst das Gutachten eines Sachverständigen abwarten wollte
- Unterlassung der Geltendmachung von Einlagenansprüchen einzelner Gesellschafter, insbesondere wenn Verjährung droht
- Verzicht auf realisierbare Forderungen
- Pflicht zur Buchführung und Bilanzierung
Zu den Aufgaben der Geschäftsführung gehört die ordnungsgemäße Buchführung. Der Inhalt der Buchführungspflicht ergibt sich aus den handelsrechtlichen Vorschriften über die Rechnungslegung (§§ 238, 264 ff. HGB, 42 a GmbHG) sowie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Umfasst ist etwa die Aufstellung einer Eröffnungsbilanz, des Lageberichts oder die Erstellung des Jahresabschlusses. Nicht nur der kaufmännische Geschäftsführer oder der Buchhaltungsleiter, sondern alle Geschäftsführer sind für die Einhaltung der gesetzlich geregelten Grundsätze verantwortlich. Die Buchführungspflicht ist nicht zwingend persönlich zu erfüllen, es muss dann aber eine strenge Überwachung durch regelmäßige Kontrollen und Berichtspflichten stattfinden. Unzuverlässige Buchführung geht zu Lasten jedes Geschäftsführers, der dann für Fehlbeträge haftet. Die schuldhafte Verletzung von Buchführungspflichten ist strafbar (§ 283 b StGB), insbesondere in der Krise der GmbH (Bankrott gem. § 283 Abs. 1 Nr. 5 und 6 StGB)
- Plicht zur Einreichung des Jahresabschlusses
Der Geschäftsführer muss den Jahresabschluss unverzüglich nach seiner Vorlage an die Gesellschafter, spätestens aber vor Ablauf des zwölften Monats des dem Abschlussstichtag nachfolgenden Geschäftsjahres beim elektronischen Bundesanzeiger einreichen. Wer die Pflicht zur Rechnungslegung verletzt, riskiert hohe Ordnungsgelder.Weiterführende Informationen: Jahresabschluss hinterlegen (Bundesanzeiger)
- Steuerrechtliche Pflichten
Der Geschäftsführer einer GmbH übernimmt die Aufgaben eines Arbeitgebers. In dieser Funktion hat er die monatlichen Lohnsteuer- und Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben sowie die Lohnsteuer für Rechnung des Arbeitnehmers einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Die Pflicht zur Voranmeldung und Abführung gilt auch für die Umsatzsteuer. Werden diese Pflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt, so hat der Geschäftsführer gem. § 69 AO selbst für die Beträge einzustehen. Darüber hinaus drohen strafrechtliche Konsequenzen (§§ 370 ff. AO).
- Haftung im Sozialversicherungsrecht
Der Geschäftsführer trägt die Verantwortung dafür, dass die GmbH ihre Pflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern erfüllt. Dazu zählen folgende Aufgaben:
- Die Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit erfragen. Diese wird benötigt, um Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung anzumelden und auch um ausländische Arbeitnehmer beschäftigen zu können.
- Sämtliche Mitarbeiter müssen bei den Krankenkassen gemeldet werden. Die einbehaltenen Beiträge zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sind an die Sozialversicherungsträger abzuführen. Für einbehaltene und nicht abgeführte Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherungsbeiträge haftet der Geschäftsführer neben einer Schadensersatzpflicht auch strafrechtlich nach § 266 a StGB.
- Abführung der Beiträge an die Berufsgenossenschaft. Hier sind alle beschäftigten Mitarbeiter anzumelden und deren Entgelte nachzuweisen.
- Schließlich müssen umfangreiche Maßnahmen zur Vermeidung von Unfällen am Arbeitsplatz getroffen werden (§§ 618 BGB, 62 HGB, 21 Abs. 1 SGB VII, 104 SGB VII). Wird gegen einzelne Unfallverhütungsvorschriften verstoßen, droht dem Geschäftsführer eine Geldbuße nach § 209 SGB VII.
Weiterführende Informationen: Betriebsnummern Service der Agentur für Arbeit, Einstellung von Arbeitnehmern
- Pflichten im Zusammenhang mit der Finanzierung der Gesellschaft
Niemals aus dem Blick verlieren darf der Geschäftsführer seine Aufgabe, die Erhaltung des Mindeststammkapitals laufend zu kontrollieren und zu sichern: Er ist verantwortlich für die Kapitalaufbringung, Kapitalerhaltung, Kreditaufnahme und Kreditabsicherung. Der Geschäftsführer ist zunächst für die ordnungsgemäße Kapitalaufbringung bei Gründung und einer eventuellen Kapitalerhöhung der Gesellschaft verantwortlich. Er muss Beschlüsse der Gesellschafterversammlung bei der Gründung oder bei einer Kapitalerhöhung vollziehen, ausstehende (Rest-)Einlagen bei den Gesellschaftern anfordern und gegenüber dem Registergericht versichern, dass bei Gründung und Kapitalerhöhung die Leistungen auf die Einlagen ordnungsgemäß erbracht wurden und zur freien Verfügung der GmbH stehen. Eine falsche Versicherung hat gravierende Folgen: Zivilrechtliche Haftung nach § 9 a/57 Abs. 2 und 4 GmbHG sowie strafrechtliche Verantwortung nach § 82 Abs. 1 Nr. 1 und 3 GmbHG. Es darf keine Versicherung erfolgen, dass das Kapital in bar erbracht ist, wenn feststeht, dass der Betrag von den Gesellschaftern zeitnah für den Erwerb einer Sachleistung verwandt wird. Ein „Hin- und Herzahlen“ ist in der Anmeldung offenzulegen. Darüber hinaus muss der Geschäftsführer auch ohne Einforderungsbeschluss der Gesellschafterversammlung Ansprüche aus Unterbilanzhaftung gegenüber den Gründungsgesellschaftern geltend machen, wenn zum Zeitpunkt der Eintragung in das Handelsregister das Stammkapital nicht mehr vollständig vorhanden ist. Auch hierfür haftet der Geschäftsführer.Der Geschäftsführer ist zudem von der Gründung der Gesellschaft an bis zu ihrer Beendigung oder Insolvenz zur Kapitalerhaltung verpflichtet. Das Stammkapital muss vor einer Rückzahlung an die Gesellschafter bewahrt werden. Es dürfen vor allem keine Auszahlungen an die Gesellschafter erfolgen, die zur Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft führen mussten. Jeder Auszahlung an die Gesellschafter muss eine positive „Solvenz-Prognose“ zugrunde liegen. Weiterhin umfasst die Kapitalerhaltungspflicht auch die Überwachung solcher Auszahlungen von Mitgeschäftsführern oder Prokuristen. Es müssen Nachschüsse (§ 26 GmbHG) eingezogen werden.Der Geschäftsführer muss daher die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft laufend beobachten und sich insbesondere bei Anzeichen für eine kritische Entwicklung einen Überblick über den Vermögensstand verschaffen. Dazu muss er ein Risikomanagement- und Überwachungssystem entwickeln.In Krisenzeiten muss eine Gesellschafterversammlung einberufen werden, wenn 50 Prozent des Stammkapitals verloren ist. Dies ist dann der Fall, wenn das Reinvermögen einschließlich noch ausstehender Einlageforderungen infolge von Verlusten die Stammkapitalziffer nicht mehr bis zur Hälfte deckt.
- Pflichten bei der Kreditaufnahme und Kreditabsicherung
Der Geschäftsführer darf niemals Kreditverträge zu Gunsten eines Dritten abschließen. Kredite von der GmbH an Geschäftsführer dürfen nicht aus dem zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlichen Vermögen gewährt werden und zwar auch dann nicht, wenn der Geschäftsführer dafür Sicherheiten stellt. Darlehen der Gesellschaft an Geschäftsführer kommen also nur in Betracht, wenn Rücklagen oder Gewinnvorträge vorhanden sind.Darlehen der GmbH an die Gesellschafter müssen jederzeit fällig sein oder durch fristlose Kündigung jederzeit fällig gestellt werden können. Außerdem muss der Geschäftsführer stets prüfen, ob der Anspruch auf Rückgewähr bzw. Gegenleistung den ausgezahlten Betrag „deckt“.Darlehen der Gesellschafter an die GmbH (sog. Gesellschafterdarlehen) müssen hinsichtlich ihrer Konditionen einem Drittvergleich standhalten, um steuerlich anerkannt zu werden. Sie sind grundsätzlich wie Darlehen Dritter von der GmbH zurückzuzahlen.Dies gilt seit der GmbH-Reform auch für eigenkapitalersetzende Darlehen. Das bisherige Eigenkapitalersatzrecht wurde in das Insolvenz- und Anfechtungsrecht verlagert. Damit kann der Geschäftsführer Rückzahlungen von Darlehen an die Gesellschafter nicht mehr verweigern. Diese sind aber anfechtbar, wenn sie im letzten Jahr vor Insolvenzeröffnungsantrag erfolgt sind.Weiterführende Informationen: Kreditverhandlungen erfolgreich führen (BWIHK).
- Pflichten gegenüber den Gesellschaftern und der Gesellschafterversammlung
Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Organ der GmbH. Aufgabe des Geschäftsführers ist die Organisation jeder Gesellschafterversammlung. Er muss diese vorbereiten und einberufen.Die Einberufung ist gesetzlich vorgeschrieben etwa zur:
- Einforderung von Einzahlungen auf die Stammeinlagen
- Satzungsänderung
- Feststellung des Jahresabschlusses
- Auflösung und Liquidation
- wenn die Hälfte das Stammkapitals nicht mehr erhalten ist
- wenn es im Interesse der GmbH erforderlich erscheint (z. B. bei ungewöhnlichen Geschäften mit hohem Risiko).
Wenn es nicht anders im Gesellschaftsvertrag vereinbart ist, hat dies mittels eingeschriebenen Briefs an alle Gesellschafter und mit einer Frist von mindestens einer Woche zu erfolgen In der Ladung zur Gesellschafterversammlung sind mindestens folgende Punkte aufzuführen:- Tagungsort
- Tagungszeit
- Tagesordnung samt Zweck der Versammlung
- Unterschrift des Geschäftsführers
Ein Teilnahmerecht des Geschäftsführers besteht nicht, jedoch entsteht auf Verlangen der Gesellschafter eine Teilnahmepflicht.Die Gesellschafterversammlung fasst Beschlüsse. Der anschließende Vollzug solcher Gesellschafterbeschlüsse ist Aufgabe des Geschäftsführers. Kommt er dieser Aufgabe nicht nach, macht er sich gegenüber der Gesellschaft schadensersatzpflichtig.Vor der Ausführung der Beschlüsse muss der Geschäftsführer aber prüfen, ob diese rechtmäßig zustande gekommen sind. Ist ein Beschluss rechtswidrig, darf er nicht ausgeführt werden. Bestehen Zweifel, so ist ggf. nochmals die Gesellschafterversammlung damit zu befassen. Satzungsändernde Beschlüsse sind immer auch beim Handelsregister anzumelden!Jeder Gesellschafter hat ein Recht auf Information gegenüber der GmbH, die dabei durch den Geschäftsführer vertreten wird (§ 51 a Abs. 1 GmbHG). Das Informationsrecht erstreckt sich auf alle „Angelegenheiten der Gesellschaft“. Darunter versteht man alles, was zum Gegenstand einer Gesellschafterentscheidung gemacht werden kann und alles, was für den wirtschaftlichen Wert des Unternehmens von Bedeutung ist.
Wichtig: Ist der GmbH-Geschäftsführer Alleingesellschafter, muss er ein schriftliches Protokoll über die Versammlung erstellen und unterzeichnen. - Anmelde- und Registerpflichten
Der Geschäftsführer muss dafür sorgen, dass stets aktuelle Angaben beim Handelsregister vorliegen:
- Anmeldung der GmbH mit der Versicherung, dass die Leistungen der Gesellschafter auf die Geschäftsanteile bewirkt sind und dass der Gegenstand der Leistungen sich endgültig zur freien Verfügung der Geschäftsführer befinden, der Gesellschafter seine bisherige Verfügungsmacht endgültig und ohne Vorbehalte zugunsten der Gesellschaft aufgegeben hat und den Geschäftsführern die uneingeschränkte rechtliche wie tatsächliche Verfügungsbefugnis zusteht (§ 8 GmbHG)
- Einreichung neuer Gesellschafterlisten nach jeder personellen Veränderung im Gesellschafterkreis oder des Umfangs der Beteiligung eines Gesellschafters (§ 40 GmbHG
- Neue Regelungen zur Gesellschafterliste der GmbH
- Anmeldung zum Transparenzregister
Jede Änderung ist unverzüglich dem Handelsregister mitzuteilen durch Einreichung einer neuen vollständigen Gesellschafterliste. Aufgrund der weitreichenden Bedeutung der Gesellschafterliste durch die GmbH-Reform muss die inhaltliche Richtigkeit zuvor sorgsam geprüft werden. Wenn ein Notar an den Veränderungen in der Person oder des Beteiligungsumfangs der Gesellschafter mitgewirkt hat, ist dieser jedoch ausschließlich zuständig.Darüber hinaus hat die Eintragung einer inländischen Geschäftsanschrift im Handelsregister durch die GmbH-Reform besondere Bedeutung erlangt. Ist eine solche nicht eingetragen, kann eine öffentliche Zustellung erfolgen, die nach einem Monat öffentlichen Aushangs als bewirkt gilt.
Das TransparenzregisterIm Juni 2017 wurde das Transparenzregister mit der Umsetzung der 4. Europäischen Geldwäsche-Richtlinie eingeführt. Die sich aus dem Transparenzregister ergebenden Pflichten betreffen zwei Bereiche:- Informationseinholungspflicht über wirtschaftlich Berechtigte- Die sich aus der Informationseinholungspflicht resultierende Mitteilungspflicht gegenüber dem Transparenzregister.Gemäß der ausführlichen Definition des „wirtschaftlich Berechtige[n]“ in § 3 des Geldwäschegesetzes (GwG) fällt auch der Geschäftsführer einer GmbH unter diese Definition. Folgende Angaben sind dem Transparenzregister durch den Geschäftsführer einer GmbH mitzuteilen: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort und Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten.Quelle: SP-UnternehmerforumAm 1. Juli 2018 ist die neue Gesellschafterlistenverordnung (GesLV) in Kraft getreten. Hiernach gilt es für die Gesellschafterlisten unter anderem Folgendes zu beachten:- Laufende Nummerierung von Geschäftsanteilen nur noch in ganzen arabischen Zahlen (1, 2, 3, …), in Einzelfällen ganze arabische Zahlen in dezimaler Gliederung (1.2, 1.2, 1.3, …)
- Neu: Veränderungsspalte. Diese Spalte in der Gesellschafterliste zeigt die historische Entwicklung der Geschäftsanteile auf. Eine Pflicht zur Aufnahme dieser Spalte mit einem entsprechenden Hinweis besteht, soweit die Geschäftsanteile neu nummeriert werden. Darüber hinaus sollte eine Veränderungsspalte gemäß § 2 der Verordnung bei der Teilung, Zusammenlegung oder Einbeziehung von Geschäftsanteilen, der Kapitalerhöhung mit Ausgabe neuer Geschäftsanteile, der Kapitalerhöhung mit Aufstockung der Geschäftsanteile, der Kapitalherabsetzung sowie dem Anteilsübergang eingetragen werden.
- Nicht mehr zeitgemäße Angaben in der Gesellschafterliste dürfen nicht gestrichen oder markiert werden, historische diesbezügliche Veränderungen (Veränderungen in den Personen der Gesellschafter / Umfang ihrer Beteiligung) ergeben sich aus den älteren Gesellschafterlisten und können durch entsprechende Einsichtnahme nachvollzogen werden.
- Prozentuale Angabe von Gesellschaftsanteilen möglich.
Weiterführende Informationen:
• Allgemeines Erklärvideo „Eintrag ins Handelsregister“:
• Handelsregister B der Stadt Karlsruhe
• Gesellschafterlistenverordnung (GesLV)
• Geldwäschegesetzt (GwG) - Pflichten der Geschäftsführer in der Krise der GmbH
In der Krise der GmbH treffen den Geschäftsführer sowohl gegenüber der Gesellschaft als auch gegenüber den Gesellschaftern besondere Handlungspflichten. Diese beginnen nicht erst mit Eintritt der Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit, sondern schon dann, wenn sich aus der Jahresbilanz oder einer im Laufe des Geschäftsjahres erstellten Bilanz ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist. Es muss dann eine „Verlustanzeige“ erfolgen und die Gesellschafterversammlung einberufen werden. Bereits in der Einladung zur Gesellschafterversammlung ist diese Verlustanzeige abzugeben und es müssen schon hier Vorschläge gemacht werden, wie die eingetragene Krisensituation überwunden werden kann (z. B. Forderungsverzicht der Gesellschafter, Kapitalerhöhungen oder Sanierungszuschüsse). Die Verletzung dieser Anzeigepflicht durch den Geschäftsführer ist strafbar (§ 84 Abs. 1 GmbHG)! Spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung der Gesellschaft muss zwingend die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens beantragt werden, andernfalls droht eine strafrechtliche Verurteilung (§ 15 a InsO). Die Dreiwochenfrist ist eine Höchstfrist, die nur in Anspruch genommen werden kann, solange mit einer erfolgreichen Sanierung innerhalb der Frist zu rechnen ist. Scheitern entsprechende Gespräche, ist der Insolvenzantrag unverzüglich zu stellen. Die Frist darf dann nicht länger in Anspruch genommen werden!Nach Feststellung der Überschuldung bzw. Zahlungsunfähigkeit besteht für den Geschäftsführer ein erhöhtes Risiko der persönlichen Haftung. Dies gilt nicht nur für Zahlungen nach diesem Zeitpunkt, die nicht „mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes vereinbar“ sind, sondern auch für die Aufklärung von „Neugläubigern“ über die finanzielle Situation der Gesellschafter. Des Weiteren müssen die Abzugssteuern (insbesondere Lohnsteuer und Kapitalertragssteuer) vorrangig vor allen Verbindlichkeiten der Gesellschaft bezahlt werden. Für rückständige Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung kann der Geschäftsführer ebenfalls persönlich in Haftung genommen werden.Weiterführende Informationen: Auflösung, Liquidation und Löschung einer GmbH/UG (haftungsbeschränkt).
- Sachwalterpflichten
Der Geschäftsführer ist sog. „Sachwalter“ von Gegenständen, die zwar im Besitz, jedoch nicht im Eigentum der GmbH sind (z. B. fremde sicherungsübereignete Ware oder unter Eigentumsvorbehalt gekaufte Ware). Verletzt der Geschäftsführer Eigentumsrechte Dritter, etwa indem er die Ware weiterverkauft, haftet er gegenüber dem Eigentümer persönlich auf Schadensersatz. Es kann sich sogar strafrechtlich gesehen um Unterschlagung (§ 246 StGB) handeln.Sachwalter ist der Geschäftsführer einer GmbH dann, wenn er im Auftrag eines Dritten oder aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung fremdes Eigentum verwaltet oder betreut. Hierunter fallen beispielsweise Gegenstände, die Dritte der GmbH zur Verfügung gestellt (z.B. im Rahmen eines Mietvertrags) oder zur Nutzung überlassen haben, ohne dass die GmbH Eigentümerin dieser Gegenstände wurde. Beispielhaft zu nennen sind mitunter Leasing-Fahrzeuge, Immobilien (gemietet oder gepachtet), Maschinen, Anlagen und Kommissionsware.
- Haftung bei Wettbewerbsverstößen
Hier ist zu unterscheiden zwischen einem Wettbewerbsverbot während der Amtszeit als Geschäftsführer und einem nachvertraglichem Wettbewerbsverbot. Grundsätzlich unterliegt jeder Geschäftsführer während seiner Amtszeit einem Wettbewerbsverbot, d.h. er darf keine Tätigkeiten ausüben oder diese direkt oder indirekt fördern, wenn sie zu den Geschäften der Gesellschaft in Konkurrenz stehen. Verstoßen Werbemaßnahmen der Gesellschaft gegen wettbewerbsrechtliche Vorgaben, so haftet neben der Gesellschaft auch der Geschäftsführer persönlich. Dies gilt auch für die Verletzung gewerblicher Schutzrechte.Nach der Amtszeit unterliegt der Geschäftsführer nur dann einem Wettbewerbsverbot, wenn es vertraglich festgelegt ist und eine Karenzentschädigung vorgesehen ist.Eine Ausnahme aber besteht darin, wenn der (ehemalige) Geschäftsführer nach Ende seiner Tätigkeit Geschäftsgeheimnisse seines ehemaligen Arbeitgebers nutzt oder seinen ehemaligen Arbeitgeber beim Versuch, Kunden abzuwerben, diffamiert.
- Sonstige Pflichten
Aufgrund seiner Stellung in der GmbH, aber auch aufgrund seines Anstellungsvertrages trifft den Geschäftsführer eine allgemeine Treuepflicht gegenüber der Gesellschaft. Wichtigste Ausprägung dieser Treuepflicht ist das während der Amtszeit des Geschäftsführers geltende Wettbewerbsverbot. Es ist dem Geschäftsführer danach untersagt, im Tätigkeitsbereich der Gesellschaft auf eigene Rechnung Geschäfte zu machen oder sich an einer gleichartigen Gesellschaft mit Geschäftsführungsbefugnissen zu beteiligen. Über das Wettbewerbsverbot hinaus muss der Geschäftsführer Geschäftschancen stets für die GmbH und nicht für sich persönlich nutzen. Nachvertragliche Wettbewerbsverbote bedürfen dagegen ausdrücklicher Vereinbarung und sind nur unter engen gesetzlichen Voraussetzungen wirksam.
Achtung: Fehlende rechtliche Kenntnisse wirken nicht haftungsbefreiend. Ebenfalls verbleibt bei der Delegation der Aufgaben an Angestellte eine Überprüfungspflicht der Geschäftsführung.
Abschlusshinweis
Diese IHK-Information wurde mit der gebotenen Sorgfalt bearbeitet. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Erläuterungen kann jedoch nicht übernommen werden.
Stand: 10/2024