Dokumentations- und Informationspflichten

Der Gesetzgeber gibt Versicherungsvermittlern genaue Auskunfts- und Unterrichtungspflichten vor:
  • Das Versicherungsvermittlerrecht sieht eine Reihe von Dokumentations- und Informationspflichten im Zusammenhang mit Beratungsgesprächen vor.
  • Die Verordnung über Informationspflichten bei Versicherungsverträgen bestimmt, welche Informationen den Versicherungsnehmern vor dem Vertragsschluss und während der Laufzeit des Vertrags übermittelt werden müssen.
Neben der neuen Zulassungspflicht für selbstständige Versicherungsvermittler sieht das Versicherungsvermittlerrecht auch eine Reihe von Dokumentations- und Informationspflichten im Zusammenhang mit Beratungsgesprächen vor.

Informationspflichten

(§ 60 VVG, VVG-InfoV, § 15 VersVermV)
Der Gewerbetreibende hat nach § 15 VersVermV die Pflicht dem Versicherungsnehmer beim ersten Geschäftskontakt und auf jeden Fall vor Abgabe einer Vertragserklärung folgende Angaben über seine Person mitzuteilen:
  • Familienname, Vorname, ggf. Firma
  • Geschäftsanschrift
  • Art der Tätigkeit (Versicherungsmakler mit Erlaubnis, produktakzessorischer Versicherungsmakler nach § 34d Abs. 6 GewO, Versicherungsvertreter mit Erlaubnis, gebundener Versicherungsvermittler nach § 34d Abs. 7 GewO, produktakzessorischer Versicherungsvermittler nach § 34d Abs. 6 GewO, Versicherungsberater nach § 34d Abs. 2 GewO)
  • Registernummer
  • Beratungsangebot
  • Art der Vergütung (direkt von Kunden, Provision, sonstige Vergütung, Verknüpfung zwischen 2 Vergütungsarten)
  • unmittelbare und mittelbare Beteiligungen über 10 Prozent, die er an den Stimmrechten oder am Kapital eines Versicherungsunternehmens besitzt
  • die Versicherungsunternehmen oder Mutterunternehmen eines Versicherungsunternehmens, die eine unmittelbare oder mittelbare Beteiligung von über 10 Prozent an den Stimmrechten oder am Kapital des Informationspflichtigen besitzen,
  • Verbindungsdaten der 'gemeinsamen Stelle' (technische Registerführung):

    Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK)
    Breite Straße 29
    10178 Berlin
    Telefon (0 180) 60 05 85 0 (Festnetzpreis 0,20 €/ Anruf; Mobilfunkpreise maximal 0,60 €/Anruf)
    Vermittlerregister
  • Offenlegung bestimmter Beteiligungen am vertretenen Versicherungsunternehmen bzw. Beteiligungen des Versicherungsunternehmens am Vermittler
  • Anschrift der Schlichtungsstellen (Versicherungsombudsmann, Ombudsmann Private Kranken- und Pflegeversicherung)
Vorgaben zur Form der Mitteilung ergeben sich aus § 16 VersVermV. Der Unternehmer muss sicherstellen, dass auch seine Angestellten diese Informationen an die Kunden weitergeben. Hierfür können z. B. doppelseitige Visitenkarten, Infoblätter oder auch Image-Broschüren genutzt werden.
Der Versicherungsmakler ist dazu verpflichtet, seinen Rat auf eine hinreichende Zahl marktgängiger Versicherungsverträge zu stützen (§ 60 Abs.1 VVG), was ihm in der Regel regelmäßige Marktstudien abverlangt. Der Marktüberblick muss nicht umfänglich sein, sondern ausreichen, um die Kunden angemessen nach deren Bedürfnissen beraten zu können.
Ein Makler, der seinen Rat auf eine eingeschränkte Auswahl von Versicherungsunternehmen stützt, oder ein Versicherungsvermittler, der dies grundsätzlich sowieso tut, muss gem. § 60 Abs. 2 VVG seine Markt- und Informationsgrundlage gegenüber dem Kunden offen legen. Die vorrangig vermittelten Versicherungsgesellschaften müssen dem Kunden bekannt gemacht werden. Besteht eine vertragliche Bindung an ein oder mehrere Versicherungsunternehmen, so ist hierauf gesondert hinzuweisen.
Diese Informationspflichten können z. B. ebenfalls sinnvoll in einer Image-Broschüre oder auch im Vorspann von Angebots-Foldern erfüllt werden.
Einige anschauliche Muster haben wir im Downloadbereich eingestellt, die aber nur eine Orientierung ohne Rechtsverbindlichkeit im Einzelfall darstellen können.

Beratungs- und Dokumentationspflichten (§§ 61 ff. VVG)

Der Vermittler hat ein Beratungsprotokoll anzufertigen, dessen Inhalt über
  • die im Gespräch ermittelten Wünsche und Bedürfnisse des Kunden (sofern nicht eindeutig klar),
  • den durch den Vermittler erteilten Rat und
  • die dafür ausschlaggebenden Gründe
Auskunft gibt. Dies hat unter Berücksichtigung eines angemessenen Verhältnisses von Beratungsaufwand und ggf. zu zahlender Prämie zu erfolgen. Darüber hinaus kann der Inhalt des Protokolls auch nach der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrages variieren. Das Protokoll muss dem Kunden vor Vertragsabschluss vorliegen.
Ein Verzicht des Versicherungsnehmers auf diese Dokumentation ist nur durch eine schriftliche Erklärung (im Fernabsatz in Textform) möglich, in der der Kunde auch auf die Konsequenzen seines Verzichts für das spätere Geltendmachen von Schadensersatzansprüchen hingewiesen wird.

Aufzeichnungspflichten (§ 22 VersVermV)

Versicherungsvermittler und –berater müssen ihre Tätigkeit für einen Versicherungsnehmer aufzeichnen, sowie ggf. eingereichte Unterlagen und Belege sammeln. Dies gilt insbesondere dann, wenn Vermögenswerte für den Kunden an den Versicherer weitergeleitet wurden.
Der Versicherungsberater hat darüber hinaus Aufzeichnungen über die Art und Höhe seiner Honorareinnahmen in Zuordnung zu den jeweiligen Kunden (mit Namen und Anschriften) zu führen sowie die Unterlagen und Belege übersichtlich zu sammeln.

Verordnung über Informationspflichten
Die Verordnung über Informationspflichten bei Versicherungsverträgen (VVG-InfoV) bestimmt, welche Informationen den Versicherungsnehmern vor dem Vertragsschluss und während der Laufzeit des Vertrages übermittelt werden müssen.
Unterlagen, die der Versicherer dem Versicherungsnehmer uneingeschränkt bei allen Versicherungsverträgen auszuhändigen hat, müssen vor allem folgende Informationen umfassen:
  • Angaben zur Identität des Versicherers: insbesondere Name, Anschrift, Rechtsform, Gesellschaftssitz sowie Angaben zum Verzeichnis im Handelsregister
  • die Hauptgeschäftstätigkeit des Versicherers sowie den Namen und die Anschrift der zuständigen Aufsichtsbehörde
  • die wesentlichen Merkmale der Versicherungsleistung
  • den Gesamtpreis der Versicherung einschließlich aller Steuern und sonstigen Preisbestandteile
  • Darlegung spezifischer Risiken und möglicher Schwankungen auf dem Finanzmarkt, denen das Versicherungsprodukt unterliegt
  • Belehrung über das Bestehen eines Widerrufsrechts einschließlich der Art und Weise der Ausübung sowie dessen Rechtsfolgen
  • Angaben zum Versicherungsbeginn, zur Laufzeit und zu den Bedingungen bei Beendigung des Vertrags
  • Angaben über außergerichtliche Beschwerde- und Rechtsbehelfsverfahren.
Die VVG-InfoV sieht auch vor, dass der Versicherer dem Versicherungsnehmer ein sog. Produktinformationsblatt auszuhändigen hat. Dieses Informationspapier soll dem Versicherungsnehmer anhand einer kurzen und verständlichen Darstellung eine Übersicht über die wichtigsten Vertragsbestandteile bieten. Das Produktinformationsblatt hat vor allem die folgenden Angaben zu enthalten:
  • eine Beschreibung des Versicherungsprodukts
  • die Höhe der zu entrichtenden Prämie in Euro einschließlich ihrer Fälligkeit
  • die Darlegung der vertraglichen Leistungs- und Risikoausschlüsse
  • einen Hinweis auf bestehende Obliegenheiten des Versicherungsnehmers bei Vertragsschluss während der Vertragslaufzeit sowie bei Eintritt des Versicherungsfalls
  • den Hinweis auf die rechtlichen Folgen bei Verstößen gegen bestehende Obliegenheiten
  • Angaben zur Dauer des Versicherungsschutzes sowie zu den Möglichkeiten einer Beendigung des Vertragsverhältnisses
Das Informationsblatt muss neben den inhaltlichen Anforderungen auch formalen Erfordernissen genügen. So ist es als Produktinformationsblatt zu bezeichnen und muss in übersichtlicher und verständlicher Form gestaltet sein. Die vorgegebene Reihenfolge der Informationen ist einzuhalten. Der Versicherer hat es den anderen zu erteilenden Informationen voranzustellen und darauf hinzuweisen, dass die Angaben des Informationsblattes nicht abschließend sind.
Für Lebens-, Berufsunfähigkeits- und Krankenversicherungen gelten zusätzliche Informationspflichten (§§ 2 und 3 der VVG-InfoV).