Exportrechnung und Proforma-Rechnung

Wer Waren ins Ausland liefert, benötigt in vielen Fällen eine Exportrechnung. Bei Lieferungen in Drittländer dient sie neben der Abrechnung insbesondere als wichtiges Dokument für die Zollabfertigung im Bestimmungsland. Bei unentgeltlichen Sendungen oder wenn noch keine Zahlungsforderung entsteht, kann stattdessen eine Proforma-Rechnung erforderlich sein.
Welche Angaben benötigt werden, hängt neben den deutschen steuerrechtlichen Anforderungen auch von der Ware, dem Bestimmungsland, dem vereinbarten Liefergeschäft und gegebenenfalls einem Akkreditiv ab.

Die Exportrechnung (Commercial Invoice)

Die Exportrechnung (englisch Commercial Invoice) ist die Handelsrechnung für eine Warenlieferung oder sonstige Leistung im Auslandsgeschäft. Sie dokumentiert insbesondere Art, Menge und Wert der gelieferten Waren und bildet bei einem Verkauf die Grundlage für die Zahlungsforderung.
Bei Ausfuhren in Drittländer wird die Handelsrechnung regelmäßig auch für die Einfuhrzollabfertigung im Bestimmungsland benötigt.

Welche Angaben gehören auf eine Exportrechnung?

Neben den nach deutschem Steuerrecht erforderlichen Rechnungsangaben sollten bei Warenexporten insbesondere folgende Angaben berücksichtigt werden:
  • vollständiger Name und Anschrift des Lieferers
  • vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers bzw. Abnehmers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Lieferers
  • bei innergemeinschaftlichen Lieferungen grundsätzlich auch die USt-IdNr. des Abnehmers
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Lieferdatum bzw. Zeitpunkt der Lieferung
  • genaue und handelsübliche Warenbezeichnung
  • Warenmenge und gegebenenfalls Gewicht
  • Einzel- und Gesamtpreis sowie Währung
  • gegebenenfalls gesondert ausgewiesene Verpackungs-, Versicherungs- und Transportkosten
  • vereinbarte Lieferbedingung, möglichst unter Angabe der verwendeten Incoterms®-Klausel und des benannten Ortes
  • Zahlungsbedingungen
  • gegebenenfalls Versandart und Transportangaben
  • gegebenenfalls Anzahl, Art, Zeichen und Nummern der Packstücke
  • gegebenenfalls Zolltarifnummer bzw. Warennummer
  • gegebenenfalls Ursprungsland der Waren
  • erforderlicher Hinweis auf eine Umsatzsteuerbefreiung
Je nach Bestimmungsland, Vertrag oder Zahlungsbedingung können weitere Angaben und Erklärungen erforderlich sein. Dazu gehören beispielsweise besondere Ursprungserklärungen, Herstellererklärungen, Erklärungen zum Warenwert oder Vorgaben aus einem Akkreditiv.
Tipp: Prüfen Sie die Dokumentenanforderungen des Bestimmungslandes möglichst bereits vor Vertragsabschluss. Anforderungen an Sprache, Anzahl der Rechnungsexemplare, Beglaubigungen, Legalisierungen und besondere Rechnungserklärungen können von Land zu Land unterschiedlich sein.

Ursprungsangaben auf der Exportrechnung

Bei Exportgeschäften ist zwischen dem nichtpräferenziellen Ursprung und dem Präferenzursprung einer Ware zu unterscheiden.

Angabe des Ursprungslandes

Das Ursprungsland muss nicht aufgrund einer allgemeinen deutschen Vorschrift auf jeder Exportrechnung angegeben werden. Eine Ursprungsangabe kann jedoch aufgrund der Einfuhrbestimmungen des Bestimmungslandes, vertraglicher Vereinbarungen oder eines Akkreditivs erforderlich sein.
Werden Waren unterschiedlicher Ursprungsländer geliefert, sollte der jeweilige Ursprung eindeutig den einzelnen Rechnungspositionen zugeordnet werden.
Wichtig: Das Ursprungsland ist nicht automatisch das Land, aus dem die Ware versendet wird. Eine Ware erhält beispielsweise nicht allein dadurch deutschen Ursprung, dass sie aus Deutschland exportiert wird.

Ursprungszeugnis

Ein Ursprungszeugnis ist ein gesondertes Dokument zum Nachweis des nichtpräferenziellen Ursprungs einer Ware. Es kann aufgrund der Einfuhrvorschriften des Bestimmungslandes oder auf Wunsch des Kunden erforderlich sein.
Ursprungszeugnisse werden in Deutschland grundsätzlich von den Industrie- und Handelskammern ausgestellt.

Präferenzursprung und Ursprungserklärungen

Von der bloßen Angabe des Ursprungslandes sind präferenzielle Ursprungsnachweise zu unterscheiden. Sie können im Rahmen von Präferenzabkommen eine ermäßigte oder zollfreie Einfuhr im Partnerland ermöglichen.
Je nach Abkommen und Warenwert kommen unterschiedliche Nachweise oder Erklärungen in Betracht, beispielsweise eine Ursprungserklärung, Erklärung zum Ursprung oder ein förmlicher Präferenznachweis.
Eine präferenzielle Ursprungserklärung darf nur abgegeben werden, wenn die Voraussetzungen des jeweils anwendbaren Präferenzabkommens erfüllt und die erforderlichen Ursprungsnachweise vorhanden sind.

Zolltarifnummer

Die Zolltarifnummer dient der zollrechtlichen Einreihung einer Ware. Bei Ausfuhren ist die zutreffende Warennummer insbesondere für die Zollanmeldung erforderlich.
Die Angabe der Zolltarifnummer auf der Handelsrechnung ist nicht in jedem Fall eine allgemeine gesetzliche Rechnungspflicht. Sie ist im internationalen Warenverkehr jedoch häufig sinnvoll und kann aufgrund der Einfuhrvorschriften des Bestimmungslandes oder vertraglicher Vorgaben erforderlich sein.

Umsatzsteuer bei Warenlieferungen ins Ausland

Nicht jede Lieferung ins Ausland ist automatisch umsatzsteuerfrei. Entscheidend sind unter anderem das Bestimmungsland, die beteiligten Personen und die Voraussetzungen des jeweiligen Umsatzsteuertatbestands.

Ausfuhrlieferungen in Drittländer

Warenlieferungen aus Deutschland in ein Gebiet außerhalb der Europäischen Union können als steuerfreie Ausfuhrlieferungen behandelt werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und die Ausfuhr ordnungsgemäß nachgewiesen wird.
Auf der Rechnung wird in diesem Fall keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen. Die Rechnung muss einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten, beispielsweise: „Steuerfreie Ausfuhrlieferung“

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Warenlieferungen an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten können unter den gesetzlichen Voraussetzungen als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen behandelt werden.
Hierbei sind insbesondere die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen und Nachweispflichten zu beachten. Auf der Rechnung sind grundsätzlich die USt-IdNr. des Lieferers und die gültige USt-IdNr. des Abnehmers anzugeben. Außerdem ist auf die Steuerbefreiung hinzuweisen, beispielsweise: „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“

Muss eine Exportrechnung unterschrieben werden?

Nach deutschem Umsatzsteuerrecht ist eine handschriftliche Unterschrift grundsätzlich keine allgemeine Pflichtangabe einer Rechnung.
Eine Unterschrift kann jedoch aufgrund der Einfuhrbestimmungen des Bestimmungslandes, eines Akkreditivs, einer bestimmten Ursprungserklärung oder sonstiger vertraglicher Vorgaben erforderlich sein.
Deshalb sollten die jeweiligen Länder- und Dokumentenvorschriften vor dem Versand geprüft werden.

Die Proforma-Rechnung (Proforma Invoice)

Eine Proforma-Rechnung ähnelt in ihrem Aufbau einer Handelsrechnung, löst jedoch grundsätzlich keine Zahlungsforderung aus. Sie wird insbesondere benötigt, wenn Waren ohne zugrunde liegendes Verkaufsgeschäft grenzüberschreitend versendet werden und für Zollzwecke dennoch Angaben über Art und Wert der Waren erforderlich sind.
Typische Anwendungsfälle sind:
  • kostenlose Mustersendungen
  • kostenlose Ersatzteil-, Garantie- oder Kulanzsendungen
  • Geschenksendungen im geschäftlichen Verkehr
  • Waren zur vorübergehenden Verwendung im Ausland, soweit kein anderes Zollverfahren bzw. Dokument wie beispielsweise ein Carnet A.T.A. verwendet wird
  • Waren, die ohne Verkauf zwischen Unternehmen oder Betriebsstätten versendet werden
  • Waren, die zur Reparatur, Bearbeitung oder Prüfung versendet werden
  • Angebote in Form einer Proforma-Rechnung, wenn diese beispielsweise für eine Importlizenz, Devisengenehmigung oder die Vorbereitung eines Akkreditivs benötigt werden
Die Rechnung sollte deutlich mit „Proforma-Rechnung“ bzw. „Proforma Invoice“ gekennzeichnet werden.

Welche Angaben gehören auf eine Proforma-Rechnung?

Die Angaben entsprechen für Zollzwecke weitgehend denen einer Handelsrechnung. Dazu gehören insbesondere:
  • Absender und Empfänger
  • Datum und Bezugsnummer
  • genaue Warenbezeichnung
  • Warenmenge
  • realistischer Warenwert und Währung
  • gegebenenfalls Zolltarifnummer
  • gegebenenfalls Ursprungsland
  • Liefer- und Versandbedingungen
  • Grund für die unentgeltliche bzw. vorübergehende Sendung

Auch kostenlose Waren haben einen Wert

Bei kostenlosen Waren sollte für Zollzwecke grundsätzlich nicht einfach ein Warenwert von 0 Euro angegeben werden.
Auch wenn dem Empfänger nichts berechnet wird, benötigt die Zollverwaltung regelmäßig einen nachvollziehbaren Wert der Ware. Dieser Wert dient unter anderem der Ermittlung des Zollwerts und möglicher Einfuhrabgaben.
Je nach Sachverhalt kann auf der Proforma-Rechnung zusätzlich erläutert werden, dass die Angabe ausschließlich für Zollzwecke erfolgt, zum Beispiel: „Value for customs purposes only – no charge“
Die konkrete Wertermittlung sollte sich nach den zollwertrechtlichen Vorgaben richten.

Was Unternehmen vor dem Export prüfen sollten

Die Anforderungen an Export- und Proforma-Rechnungen können sich je nach Bestimmungsland und Geschäft erheblich unterscheiden. Vor dem Versand sollten Unternehmen deshalb insbesondere prüfen:
  • Welche Einfuhrbestimmungen gelten im Bestimmungsland?
  • Welche Warenbezeichnung und Zolltarifnummer sind zutreffend?
  • Muss das Ursprungsland auf der Rechnung angegeben werden?
  • Wird zusätzlich ein Ursprungszeugnis benötigt?
  • Kann bzw. soll ein Präferenznachweis genutzt werden?
  • Sind besondere Erklärungen auf der Rechnung vorgeschrieben?
  • Sind Beglaubigung oder Legalisierung erforderlich?
  • Welche Sprache und wie viele Rechnungsexemplare werden verlangt?
  • Gibt es besondere Vorgaben aus Kaufvertrag oder Akkreditiv?
  • Liegen die Voraussetzungen und Nachweise für eine umsatzsteuerfreie Lieferung vor?
Hinweis: Die Anforderungen des jeweiligen Bestimmungslandes sollten immer im Einzelfall geprüft werden. Auch Kunden, Banken und Akkreditive können zusätzliche Dokumentenanforderungen vorgeben.