Erste Personaleinstellungen

Wenn Sie nicht (mehr) alles selber machen können und externe Dienstleister für bestimmte Aufgaben nicht in Frage kommen, stellen Sie Beschäftigte ein und werden zum Arbeitgeber. Vielleicht fangen Sie mit einem Minijobber an – vielleicht brauchen Sie aber auch gleich zu Beginn qualifiziertes Personal in Vollzeitbeschäftigung.
Sobald Sie zum Arbeitgeber werden, stehen Sie vor neuen Herausforderungen. Kenntnisse und Fähigkeiten in Mitarbeiterführung und Arbeitsrecht machen es leichter, sich in die neue Rolle einzufinden. Weiterbildungen oder Handbücher zum Arbeits- und Tarifrecht können Ihnen das nötige Wissen vermitteln. Außerdem informieren Arbeitgeberverbände, der Gesamtverband der Berufsgenossenschaften sowie das Bundesarbeitsministerium im Internet. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte ein Steuerberater übernehmen – außer, jemand in Ihrem Unternehmen ist Profi auf diesem Gebiet. Suchen Sie sich auch einen Ansprechpartner mit arbeitsrechtlichem Hintergrund, der Sie bei Bedarf berät. Für erste Fragen nehmen Sie gerne unsere kostenlose Orientierungsberatung Arbeitgeber werden in Anspruch.
Grundlegende Herausforderungen als Arbeitgeber

Rechtliche Rahmenbedingungen kennenlernen

Informieren Sie sich über die wichtigsten arbeitsrechtlichen Gesetze. Einige haben Einfluss auf die vertragliche Gestaltung des Arbeitsverhältnisses, mit anderen können Sie im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses in Berührung kommen. Folgende Gesetze flankieren die Personalarbeit:
  • Arbeitszeitgesetz
  • Betriebsverfassungsgesetz
  • Bundesurlaubsgesetz
  • Jugendarbeitsschutzgesetz
  • Kündigungsschutzgesetz und gesetzliche Kündigungsfristen im BGB
  • Entgeltfortzahlungsgesetz
  • Mindestlohngesetz
  • Tarifgesetze
  • Sozialgesetzbuch (Sozialversicherungen und betriebliches Eingliederungsmanagement)
  • Mutterschutzgesetz
  • Teilzeit- und Befristungsgesetz
  • Schwerbehindertengesetz
  • Arbeitsschutzgesetz
  • Allgemeines Gleichstellungsgesetz

Bedarf feststellen und Stelle beschreiben

Sie fixieren am besten schriftlich
  • die Aufgaben des neuen Mitarbeiters,
  • die notwendigen Qualifikationen,
  • die vorgesehenen Zeitanteile für die Aufgabenerledigung,
  • die geplanten Arbeitszeiten des Mitarbeiters (unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes),
  • das Entgelt, das Sie zu zahlen bereit sind (unter Beachtung des Mindestlohngesetzes),
  • die Personen, die den Mitarbeiter anleiten und führen, und
  • die Personen, die ihn bei Urlaub oder im Krankheitsfall vertreten.

Mitarbeiter rekrutieren

Planen Sie,
  • wie Sie die Stelle bewerben (z.B. Gesuch beim Arbeitgeberservice der Arbeitsagentur, Anzeigen, Jobportale, Jobmessen, Kontakte zu Hochschulen, Arbeitsvermittler),
  • wie Sie eine Vorauswahl treffen,
  • wie und wann Sie Vorstellungsgespräche führen, und
  • wonach Sie die Entscheidung für den richtigen Bewerber treffen (beachten Sie das allgemeine Gleichstellungsgesetz).
Dann kann es losgehen mit dem Bewerbungsverfahren. Denken Sie daran, dass eingeladene Bewerber sich von Ihnen die Fahrtkosten erstatten lassen können. Nutzen Sie das Vorstellungsgespräch, um die fachliche und persönliche Eignung noch besser einzuschätzen. Praktika oder Probearbeiten sowie Eignungstests oder Assessment-Center können bei der Auswahl helfen.

Arbeitsvertrag erstellen

Sie entscheiden, in welchem Arbeitsverhältnis Sie mit einem Mitarbeiter stehen möchten: Zur Wahl stehen
  • eine kurzfristige Beschäftigung,
  • ein Minijob,
  • eine geringfügige Beschäftigung oder
  • eine Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung, befristet oder unbefristet.
Informieren Sie sich im Internet oder bei Steuerberatern bzw. Lohn- und Gehalts-Dienstleistern über die Unterschiede. Für fast alle Arbeitsformen gibt es Musterverträge, die die rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigen. Lassen Sie im Zweifel einen Anwalt die Verträge prüfen. Im gesetzlichen Rahmen sind Modifizierungen möglich.

Gehalt kalkulieren

Das Gehalt sollte der Aufgabe und den Anforderungen an den Mitarbeiter gerecht werden. Eine Orientierung über Löhne und Gehälter geben zum Beispiel Arbeitgeberverbände. Die gewerkschaftsnahe Hans-Böckler-Stiftung stellt online eine Übersicht der Tarifvergütungen in mehr als 200 Berufen zur Verfügung. Sind Sie an keinen Tarifvertrag gebunden, können Sie Gehälter frei verhandeln. Beachten Sie dabei das Mindestlohngesetz.

Unterlagen der Mitarbeiter einholen

Für Ihre Personalverwaltung und Entgeltabrechnung benötigen Sie folgende Dokumente und Unterlagen der neuen Mitarbeiter:
  • Sozialversicherungsausweis mit Rentenversicherungsnummer
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
  • Gesundheitsbescheinigung bei Jugendlichen
  • Urlaubsbescheinigung vom letzten Arbeitgeber (um dem Bundesurlaubsgesetz gerecht zu werden)
  • ggf. Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge
  • ggf. Arbeitserlaubnis bei Nicht-EU-Ausländern

Anmeldungen vornehmen

Ist der Arbeitsvertrag unterschrieben, muss das Arbeitsverhältnis gemeldet werden:
  • bei der Arbeitsagentur, die die Betriebsnummer erteilt ,
  • beim Finanzamt, an das die Lohnsteuer abzuführen ist,
  • bei der Krankenkasse, die die Beschäftigten sozialversichert (Minijobber sind bei der Bundesknappschaft zur Sozialversicherung anzumelden) und
  • bei der zuständigen Berufsgenossenschaft, die die Beschäftigten unfallversichert (auch Minijobber sind bei Berufsgenossenschaften zu melden).

Lohn- und Gehaltszahlungen sicherstellen

Die geleistete Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter muss so dokumentiert werden, dass sie den Anforderungen einer Gehaltsabrechnung und der Mindestlohngesetzgebung genügt; Steuerberater oder andere Dienstleister, die Gehaltsabrechnungen erstellen, informieren darüber. Auch verschiedene Weiterbildungen vermitteln die Grundlagen der Gehaltsabrechnung. Wägen Sie ab, ob Sie die Abrechnung selbst machen oder sie in Auftrag geben. Die Vergabe an Steuerberater oder andere Dienstleister hat den Vorteil, dass sich Experten mit Raffinessen wie dem Umlageverfahren, Elterngeld, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder Lohnsteuerverrechnungen bei Sonderzahlungen auskennen.

Arbeitsplatz einrichten

Sie sind nicht nur dafür zuständig, Mitarbeitern Aufgaben zu erteilen, sondern auch dafür, ihnen die benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Berücksichtigen Sie bei der Arbeitsplatzgestaltung die Arbeitsstättenverordnung: Sie enthält Vorschriften zur Raumgröße, Beleuchtung, zu Sanitär- und Pausenräumen sowie weitere Arbeitsbedingungen. Berufsgenossenschaften informieren Sie über Ihre Unfallverhütungspflichten.

Mitarbeiter einarbeiten und führen

Üben Sie sich darin, klare Anweisungen zu geben und Verlässlichkeit auszustrahlen. Anerkennung und Lob trägt zur Motivation der Mitarbeiter bei. Ebenso wichtig ist es, ein Vertrauensverhältnis zu schaffen. Nur dann bringen sich Mitarbeiter gern mit eigenen Ideen ein und machen Sie darauf aufmerksam, wenn etwas nicht rund läuft. Erwarten Sie nicht, dass Mitarbeiter so handeln wie Sie selbst. Sie können aber daran arbeiten, dass sie ihre Aufgaben selbstständig und verantwortlich erledigen, indem Sie ihnen das nötige Wissen vermitteln, Handlungsspielräume einräumen, Ziele vereinbaren und regelmäßig den Leistungsstand besprechen. Weiterbildungen können dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter entwickeln und ihre Eigenmotivation steigt. Als Arbeitgeber sind Sie aber auch herausgefordert, disziplinarisch einzugreifen: Sprechen Sie Fehlverhalten rechtzeitig und sachlich an und vereinbaren Sie verbindliche Regeln wo es nötig ist. Führungs-Seminare vermitteln Ihnen das notwendige Rollenbewusstsein und Ihre Handlungsmöglichkeiten.
Wenn es nicht so klappt wie gedacht
Erledigen Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht zufriedenstellend, kann das unterschiedliche Gründe haben:
  • Es liegen Missverständnisse vor
  • Sie kommunizieren nicht miteinander
  • Die Motivation des Mitarbeiters ist zu gering
  • Die Fähigkeiten des Mitarbeiters entsprechen nicht Ihren Anforderungen
  • Ihre Erwartungen sind zu hoch oder vereinbarte Ziele zu ambitioniert
  • Arbeitsmittel fehlen
  • Prozesse und Abläufe sind nicht optimal gesteuert
  • Es gab keine ausreichende Einweisung
Führen Sie rechtzeitig Gespräche, um herauszufinden, worin die Ursachen für Ihre Unzufriedenheit liegen. Viele Probleme können gemeinsam gelöst werden. Mitarbeiter sollten die Chance erhalten, sich in Ihren Betrieb einzufinden – und Sie machen vielleicht gerade erste Erfahrungen in Ihrer Chef-Rolle. Wenn eine weitere Zusammenarbeit jedoch aussichtslos ist, können Sie von Ihrem Kündigungsrecht Gebrauch machen. Während einer vereinbarten Probezeit ist es leichter, sich zu trennen. Formfehler oder Kündigungen jenseits geltender Fristen können die Unwirksamkeit des Schreibens zur Folge haben. Holen Sie sich in Zweifelsfällen professionellen Rat beim Arbeitgeberverband oder bei Anwälten.

Abschließende Tipps

Die IHK-Dachorganisation DIHK bietet im DIHK-Verlag den Ratgeber „Arbeitsrecht von A bis Z“ für Gründer und Mittelständler für 14,90 Euro an. Tauschen Sie sich mit Gründern oder jungen Unternehmern aus, die ebenfalls in die Arbeitgeberrolle hineinwachsen. Recherchieren Sie nach Personaler-Informationen und bleiben Sie auf dem Laufenden. Über Handbuch- und Newsletter-Abos erfahren Sie die neuesten Änderungen sofort. Informieren Sie sich bei der Bundesagentur für Arbeit über Fördermöglichkeiten, wenn Sie Personen mit Vermittlungshemmnissen einstellen.