Berufsausbildungs- und Umschulungsvertrag

Berufsausbildungs- und Umschulungsverträge können Sie über unsere Web-Anwendung online erstellen. Schnell, komfortabel und jederzeit.

Kostenlose Web-Anwendung

Mit unserer kostenlosen Anwendung können Sie als anerkannter Ausbildungsbetrieb und Mitglied unserer IHK neue Ausbildungs- und Umschulungsverträge anlegen und uns Vertragsänderungen mitteilen. Online, unkompliziert und schnell. Den Zugang erhalten Sie über Ihre Anmeldung im Infocenter für Ausbildungsbetriebe, dem sogenannten ASTA-Infocenter.
Sie haben für das Infocenter keine Zugangsdaten erhalten oder den Brief verlegt? Fordern Sie hier Ihre Registrierungsdaten an: Kontaktformular für Ausbildungsstätten.

Ablauf

Mit Ihren personenbezogenen Zugangsdaten melden Sie sich im ASTA-Infocenter an und gelangen über die Kachel Vertragsmanagement in den Bereich zum Anlegen oder Verändern von Ausbildungsverträgen.
Nutzen Sie die Vorteile einer digitalen Lösung:
  • Das Ausfüllen der Verträge ist deutlich einfacher und mit hilfreichen Informationsfenstern ausgestattet.
  • Sie nutzen immer eine aktuelle und rechtskonforme Vertragsversion.
  • Die Firmendaten sind beim Anlegen eines neuen Vertrags bereits enthalten.
  • Ihre aktuellen Ausbilder*innen und Ausbildungsberufe sind bereits hinterlegt.
  • Sie können vorhandene Verträge als Vorlage für eine erneute Nutzung verwenden.
  • Ihre Verträge sind in kürzester Zeit bei uns. Sie erhalten deutlich schneller eine Eintragungsbestätigung.
  • Sie brauchen keine speziellen Systemvoraussetzungen, sondern nur ein Endgerät mit Internetzugang sowie einen PDF-Reader.
Sobald unsere IHK den Vertrag geprüft und freigeben hat, müssen Sie ihn im letzten Schritt nur noch ausdrucken und unterschreiben. Nötig sind Unterschriften des Ausbildungsunternehmens und des/der Auszubildenden (bzw. der Erziehungsberechtigten). Der ausgedruckte Vertrag muss unserer IHK nicht mehr vorgelegt werden. Darüber hinaus ist seit Jahresbeginn 2025 auch ein digitaler Vertragsabschluss möglich.
Wichtig: Die Eintragung ist erst abgeschlossen, wenn der Vertrag von allen Beteiligten unterzeichnet bzw. in der digitalen Version bestätigt wurde – und Sie uns die Annahme des Vertrags als letzten Schritt in der Anwendung mit dem Button „Vertrag abschließen“ mitteilen!
Das müssen Sie außerdem wissen:
  • Sachliche und zeitliche Gliederungen
    Die sachliche und zeitliche Gliederung ist mit dem Berufsausbildungsvertrag auszuhändigen. Wenn Sie Mitglied unserer IHK sind und Ihnen die Zugangsdaten für den Mitgliederbereich bereits vorliegen, können Sie diese Unterlagen kostenfrei für den jeweiligen Beruf herunterladen.
  • Betrieblicher Ausbildungsplan
    Jedem Ausbildungsvertrag liegt ein betrieblicher Ausbildungsplan zugrunde - dieser ist der IHK vorzulegen.
  • Ausbildungsschwerpunkte
    Für einige Berufe gibt es Wahlqualifikationen oder Fachrichtungen, die im Onlinevertragsformular angezeigt und ausgewählt werden müssen.
  • Ausbilder*innen
    Die für Ihr Unternehmen benannten Ausbilder*innen können in dem Onlinevertragsformular ausgewählt werden. Sofern Sie uns einen neuen Ausbilder/eine neue Ausbilderin benennen möchten, können Sie dies ebenfalls über das Portal beantragen.
  • Anmeldung zur Berufsschule
    Gleichzeitig mit dem Vertragsabschluss sollten Sie die neuen Auszubildenden bei der Berufsschule anmelden – je früher, desto besser. Oft ist die Anmeldung unkompliziert über die Homepage der jeweiligen Berufsschule möglich. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Berufsschule die richtige ist, sprechen Sie unsere Ausbildungsberater*innen an.
  • Betriebsbesuch
    Wenn Ihr Unternehmen noch nicht als Ausbildungsstätte bei unserer IHK registriert ist, können Sie über unsere Ausbildungsberater*innen eine Ausbildungsberatung mit einem Betriebsbesuch vereinbaren.
Ihre Fragen zur Vertragsgestaltung und zum Anlegen der Verträge in der Anwendung beantworten wir gern. Das Team in der Verzeichnisführung steht Ihnen telefonisch täglich zwischen 8 und 12 Uhr persönlich zur Verfügung und freut sich darüber hinaus über Ihre Anfragen per Mail an ausbildungsvertrag@ihklw.de.

Anlagen zum Ausbildungsvertrag

Beim Ausbildungsbeginn muss der/die Auszubildende dem Ausbildenden folgendes vorlegen:

Bescheinigung der Erstuntersuchung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz

Jugendliche Auszubildende müssen eine ärztliche Untersuchung nachweisen. Diese kann von jedem/jeder Arzt/Ärztin durchgeführt und bescheinigt werden.

Steuer-Identifikations-Nummer

Die Steuer-Identifikations-Nummer gilt von Geburt an. Jede*r Bürger*in in Deutschland bekommt seine Steuer-Identifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern schriftlich mitgeteilt. Falls der Auszubildende noch keine Nummer zugeteilt bekommen hat oder das Schreiben nicht mehr finden kann, sollte er eine E-Mail mit seinen persönlichen Daten an info@identifikationsmerkmal.de senden. Der/Die Auszubildende bekommt dann die Steuer-Identifikations-Nummer schriftlich mitgeteilt. Sofern schon eine Lohnsteuerkarte vorhanden ist, ist die Steuer-Identifikations-Nummer darauf zu finden.

Bankverbindung

Damit die Ausbildungsvergütung gezahlt werden kann, benötigen Sie Angaben zur Kontonummer, Bankleitzahl und Geldinstitut des/der Auszubildenden.

Krankenversicherung

Wer eine Ausbildung beginnt, muss sich zum ersten Mal selbst bei einer Krankenkasse versichern und dem zukünftigen Arbeitgeber die gewählte Krankenkasse mitteilen.

Sozialversicherungsnachweis zur Rentenversicherung

Bei Ausbildungs-Beginn vergibt der Rentenversicherungsträger (DRV) eine Rentenversicherungsnummer und einen Sozialversicherungsausweis. Diese dienen als Nachweis für zukünftige Rentenansprüche. Die Rentenversicherungsnummer und der Sozialversicherungsausweis werden mit der Anmeldung bei einer Krankenkasse von der jeweiligen Krankenkasse beantragt und per Post zugesandt. Wurde vorher schon einmal einer sozialversicherungspflichten Beschäftigung nachgegangen, liegen Nummer und Ausweis bereits vor.

Lohnsteuerkarte (nur noch elektronisch)

Bei den ELStAM handelt es sich um die elektronisch gespeicherten Angaben, die früher in Papierform auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen waren (insbesondere Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal). Für junge Menschen, die erstmalig einer Arbeit nachgehen oder eine Berufsausbildung anfangen gilt – sofern sie ledig sind – die Steuerklasse I. Dem Arbeitgeber muss nur
  • das Geburtsdatum,
  • die persönliche Steuer-Identifikationsnummer und
  • die Information, ob er Haupt- oder Nebenarbeitgeber ist,
mitgeteilt werden, damit dieser die ELStAM abrufen und die Lohnsteuer korrekt berechnen und ans Finanzamt abführen kann. Eine Lohnsteuerkarte oder eine Ersatzbescheinigung gibt es nicht und ist auch nicht erforderlich.
Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis für ausländische Auszubildende