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Lieferantenerklärungen: Formularvordrucke und häufig gestellte Fragen

Wer am Außenwirtschaftsverkehr teilnimmt, kommt häufig mit Lieferentenerklärungen in Kontakt. Was Lieferantenerklärungen sind und was bei der Erstellung zu beachten ist, klären wir anhand von 17 häufig gestellten Fragen.

1. Was sind Präferenzabkommen?

Die Europäische Union (EU) hat mit einer Reihe von Ländern bzw. Ländergruppen (z. B. Japan, Mexiko, Südafrika u. a.) sogenannte Präferenzabkommen geschlossen. In diesen Abkommen wurden Zollvergünstigungen (sog. Präferenzen) vereinbart. Das bedeutet, dass die Einfuhr in einem Land, mit dem ein solches Abkommen abgeschlossen wurde, zollfrei oder zumindest zollermäßigt erfolgen kann, sofern die Waren bestimmte Ursprungsregeln erfüllen, die in dem Präferenzabkommen festgelegt sind.
Als Nachweis darüber, dass die Waren diese Ursprungsregeln erfüllen, müssen bei der Einfuhr die vereinbarten Präferenznachweise (z. B. Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 oder Ursprungserklärungen/Erklärungen zum Ursprung in einem Handelsdokument) vorgelegt werden.
Das ist aber nur dann sinnvoll, wenn im Zielland eine Zollvergünstigung für Ursprungswaren aus der EU gewährt wird und nicht generell die Zollfreiheit (unabhängig vom Ursprungsland der Waren) gilt. Daher lohnt ein Blick in die EU-Datenbank Access2Markets zu den Abgabensätzen im Zielland.
Ob es bei der Einfuhr in die EU eine Zollvergünstigung oder generelle Zollfreiheit gibt, ist dem Elektronischen Zolltarif (EZT online) zu entnehmen.

2. Was ist eine Lieferantenerklärung?

Eine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ist die Erklärung eines Lieferanten über den präferenzrechtlichen Ursprung der von ihm gelieferten Waren. Sie dient als Nachweis bei der Beantragung oder Ausstellung eines Präferenznachweises bei der Zollverwaltung für reine Handelswaren oder für verbaute/verarbeitete Waren. Sie kann darüber hinaus als Nachweis bei der Beantragung eines Ursprungszeugnisses bei der IHK verwendet werden.
Eine Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft ist die Erklärung eines Lieferanten über Be- und Verarbeitungen, die an den von ihm gelieferten Waren in der EU bereits vorgenommen wurden, aber für sich genommen noch nicht ursprungsbegründend sind. Sie dient in der Regel dem nächsten Bearbeiter in der Herstellungskette als Vorpapier für die Ausstellung einer Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft.
Bei der Mehrzahl der in der Praxis ausgestellten Lieferantenerklärungen handelt es sich um Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft. Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft werden nur in ganz bestimmten Fällen ausgestellt. Aus diesem Grund konzentrieren sich die nachfolgenden Ausführungen hauptsächlich auf Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft.

3. Wozu dient eine Lieferantenerklärung?

Eine Lieferantenerklärung dient einem Exporteur als Vornachweis bei der Beantragung oder Ausstellung eines Präferenznachweises (z. B. Warenverkehrsbescheinigung EUR.1) bei der regionalen Zollstelle oder als Vornachweis zur Abgabe einer Präferenzursprungserklärung in einem Handelsdokument (häufig Rechnung).
Beantragt der Exporteur eine Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 bei seiner regionalen Zollstelle bzw. stellt er eine Präferenzursprungserklärung aus, so trägt er die Verantwortung für die Richtigkeit seiner Angaben über den präferenzrechtlichen Ursprung der Waren. Er ist also verpflichtet, den präferenzrechtlichen Ursprung der Waren nach den Ursprungsregeln, die in dem Präferenzabkommen zwischen der EU und dem betreffenden Einfuhrland festgelegt sind, zu prüfen und zu dokumentieren. Diese Prüfung erstreckt sich auf alle Waren, die er exportieren möchte, d. h. sowohl auf Waren, die er im eigenen Betrieb in der EU be- oder verarbeitet hat, als auch auf reine Handelswaren. Um diese Prüfung zu erleichtern, kann der Exporteur von seinen Lieferanten Erklärungen als Nachweise über den präferenzrechtlichen Ursprung der gelieferten Waren anfordern.
Ist man selbst nicht der Exportbetrieb, wird die Lieferantenerklärung vom Vorgänger in der Lieferkette benötigt, damit man selbst an den nächsten beteiligten Kunden in der EU eine Erklärung ausfertigen darf.

4. Was ist der Vorteil einer Lieferantenerklärung und welche Sorgfaltspflichten sind damit verbunden?

Der Vorteil einer Lieferantenerklärung besteht darin, dass sie von dem Unternehmen in eigener Verantwortung und ohne behördliche Mitwirkung ausgestellt wird. Aus diesem Umstand ergeben sich aber auch besondere Sorgfaltspflichten. Die Zollbehörden können die Richtigkeit einer Lieferantenerklärung jederzeit überprüfen und alle dafür notwendigen Nachweise verlangen. Dazu gehört die Vorlage eines Auskunftsblatts INF 4, das der Lieferant bei seiner zuständigen Zollstelle beantragen muss.

5. Wann benötigt ein Exporteur (k)eine Lieferantenerklärung?

Ein Exporteur benötigt immer dann keine Lieferantenerklärung, wenn er die Waren, die er exportieren möchte, im eigenen Betrieb in der EU vollständig gewonnen oder hergestellt hat. Das wird nur selten der Fall sein, da bei der Herstellung von Waren in der Regel Vormaterialien aus anderen Betrieben/Ländern Verwendung finden. Ob in solchen Fällen eine Lieferantenerklärung benötigt wird, hängt von den in den Präferenzabkommen festgelegten Ursprungsregeln ab.
Eine Lieferantenerklärung wird immer dann benötigt, wenn nur mit ihrer Hilfe nachgewiesen werden kann, dass die in den Präferenzabkommen festgelegten Ursprungsregeln erfüllt werden. Notwendig ist eine Lieferantenerklärung dagegen dann, wenn der Exporteur die Waren selbst nicht be- oder verarbeitet hat, sondern als Handelswaren weiterverkauft.

6. Sind Lieferanten zur Ausstellung einer Lieferantenerklärung verpflichtet?

Nein, zumindest nicht gesetzlich. Bei entsprechender Vereinbarung kann aber eine vertragliche Pflicht bestehen.

7. In welchen Ländern dürfen Lieferantenerklärungen ausgestellt werden?

Der Aussteller einer Lieferantenerklärung muss seinen Sitz in der Bundesrepublik Deutschland oder einem anderen EU-Mitgliedstaat haben. Auch der Empfänger einer Lieferantenerklärung muss seinen Sitz in der EU haben. Davon gibt es aber auch Abweichungen, wie z.B. im Warenaustausch der EU mit der Türkei. Hier ist eine (Langzeit-)Lieferantenerklärung nach Beschluss Nr. 1/2006 zu verwenden.

8. Welcher Ursprung darf in einer Lieferantenerklärung bescheinigt werden?

Grundsätzlich darf in Lieferantenerklärungen nur der EU-Ursprung bescheinigt werden. Ausnahmen gelten für Waren, die zuvor mit einem Präferenznachweis aus einem Land eingeführt wurden, mit dem die EU ein Präferenzabkommen geschlossen hat. In diesen Fällen muss in der Lieferantenerklärung das im entsprechenden Präferenznachweis angegebene Ursprungsland vermerkt sein. Allerdings macht die Bescheinigung eines anderen Ursprungs nur im Handel mit den Ländern der Pan-Europa-Mittelmeer-Kumulationszone Sinn, da diese Länder untereinander gleichlautende Präferenzabkommen geschlossen haben und so einen einheitlichen Präferenzraum bilden.

9. Welche Länder darf/kann ich als präferenzberechtigte Empfangsländer aufführen?

Grundsätzlich können von EU-Herstellern alle Länder aufgeführt werden, mit denen die EU gegenseitige Präferenzabkommen geschlossen hat. Nur diese Länder gewähren für Waren mit EU-Ursprung - bei Vorlage eines Präferenznachweises - Zollvergünstigungen. Daher sind auch nur im Handel mit diesen Ländern Lieferantenerklärungen notwendig. Eine Übersicht der Länder, mit denen die EU Präferenzabkommen geschlossen hat, finden Sie auf der Seite wup.zoll.de.
Für jedes Land, das in der Lieferantenerklärung aufgeführt wird, muss allerdings vom Hersteller vorher geprüft werden, ob die Waren die in dem jeweiligen Präferenzabkommen festgelegten Ursprungsregeln erfüllen. Denn führt ein Lieferant auf einer Lieferantenerklärung ein bestimmtes Land als Präferenzverkehrsland auf, so bestätigt er damit, dass die von ihm gelieferten Waren den Ursprungsregeln für den Präferenzverkehr mit diesem Land entsprechen. Da die Präferenzabkommen, die die EU geschlossen hat, bisher leider nicht in allen Punkten deckungsgleich sind, kann es hier bei einzelnen Ländern zu Abweichungen kommen.
Erfüllen die Waren die Ursprungsregeln in einem bestimmten Abkommen nicht, darf das entsprechende Land auf der Lieferantenerklärung auch nicht aufgeführt werden bzw. es ist zu streichen, wenn die Länder bereits eingetragen/eingedruckt sein sollten. Händler, die die Waren gar nicht selbst herstellen, dürften nur die Präferenzverkehrsländer in ihre Erklärung eintragen, die sie auch vom Hersteller bzw. Vorlieferanten genannt bekamen. Eine Ergänzung ist nur in Absprache mit dem Hersteller bzw. Vorlieferanten zulässig.

10. Was ist bei der Ausstellung einer Lieferantenerklärung formal zu beachten?

Rechtsgrundlage für die Ausstellung einer Lieferantenerklärung ist seit Mai 2016 die Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 vom 24. November 2015. Sie legt den Wortlaut der Lieferantenerklärungen verbindlich fest. Verändert der Lieferanten den Wortlaut, kann es selbst bei kleineren sprachlichen Abweichungen dazu kommen, dass die Lieferantenerklärung nicht anerkannt wird. Es ist daher empfehlenswert, sich wörtlich und nicht nur sinngemäß an den Wortlaut zu halten.
Nicht festgelegt ist dagegen die Pflicht zur Verwendung von Vordrucken. Eine Lieferantenerklärung kann für jede Sendung auf der entsprechenden Rechnung, einem zur Sendung gehörenden Lieferschein oder auf einem sonstigen Handelspapier ausgestellt werden. Zu den sonstigen Handelspapieren gehören auch die Vordrucke, die bei den Industrie- und Handelskammern (IHKs) oder im Formularhandel erhältlich sind. Auf der Internetseite der IHK befindet sich der Wortlaut und kann dort ausgefüllt bzw. als Datei heruntergeladen werden.
Wird eine solche Erklärung abgegeben, muss die zugehörige Ware eindeutig identifiziert werden können. Die Angabe der Zolltarifnummer/Warennummer ist hierzu nicht erforderlich.
Aus der Lieferantenerklärung muss der Aussteller der Erklärung, bei einer Langzeit-Lieferantenerklärung auch der Empfänger, klar hervorgehen.
Lieferantenerklärungen müssen grundsätzlich handschriftlich unterschrieben sein. Werden Lieferantenerklärungen am Computer erstellt, können sie auch ohne Unterschrift anerkannt werden. In diesem Fall muss jedoch die verantwortliche natürliche oder juristische Person namentlich genannt sein, und der Lieferant muss sich dem Kunden gegenüber schriftlich verpflichten, die volle Haftung für jede abgegebene Lieferantenerklärung zu übernehmen.
Bei der Nennung der Länder, für die die Lieferantenerklärung gilt, können sowohl die offiziellen Länderbezeichnungen als auch die zweibuchstabigen ISO-Alpha-2-Codes verwendet werden. Alleinstehende Sammelbezeichnungen, wie z. B. „EFTA“, „Andenstaaten“, "Mittelmeerländer" oder Verweise auf Ländernennungen in den Fußnoten, sind dagegen unzulässig.
Da es keinen ISO-Ländercode für die Europäische Gemeinschaft gibt und die Abkürzungen "EG" dem ISO-Ländercode für Ägypten bzw. „EC“ dem ISO-Ländercode für Ecuador entsprechen, kann es hier – insbesondere mit Blick auf die Pan-Europa-Mittelmeer-Kumulationszone – zu Verwechslungen kommen. Beim EU-Ursprung ist deshalb die Bezeichnung “Europäische Union” oder die Abkürzung “EU” zu verwenden.
Lieferantenerklärungen können auch nachträglich ausgestellt werden, d. h. sie sind auch dann anzuerkennen, wenn sie nach bereits erfolgter Lieferung ausgefertigt werden.
Die Übermittlung der Erklärungen kann per Post, Fax oder Mail erfolgen. Zollstellen und IHKs erkennen auch Fotokopien der Originale an.

11. Was sind Ursprungserzeugnisse der EU?

Die genauen Regeln, nach denen der präferenzrechtliche Ursprung bestimmt wird, sind in den Präferenzabkommen der EU festgelegt. Grundsätzlich gilt:
  1. Ursprungserzeugnisse der EU sind Erzeugnisse, die vollständig in der EU gewonnen oder hergestellt worden sind. Dazu gehören z. B. Bodenschätze, dort geerntete pflanzliche Erzeugnisse wie Obst/Gemüse/Getreide, die in der EU geerntet wurden. Aber auch Tiere, die in der EU geboren sind und Erzeugnisse, bei deren Herstellung ausschließlich Vormaterialien aus EU-Mitgliedstaaten, bezogen mit Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft, verwendet wurden.
  2. Werden bei der Herstellung Vormaterialien aus Drittländern verwendet oder deren Ursprung unbekannt ist, so müssen die Erzeugnisse ausreichend be- oder verarbeitet worden sein. D. h. die Waren müssen die in den Ursprungsregeln aufgeführten Bearbeitungsvorgänge erfüllen. Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, darf keine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ausgestellt werden.

12. Welche Ursprungsregeln gelten und wo sind sie hinterlegt?

Die Abkommen müssen einzeln für jedes Land geprüft werden, wobei es im Ermessen des Unternehmens liegt, wie und für welche Länder dies geschieht. Allerdings dürfen auf der Lieferantenerklärung nur die Präferenzverkehrsländer aufgeführt werden, die überprüft wurden. Die Ursprungsregeln sind in den jeweiligen bilateralen Präferenzabkommen, die im Amtsblatt der EU veröffentlicht sind, enthalten. Die Zollverwaltung stellt seit dem 1. April 2006 mit der Anwendung "Warenursprung und Präferenzen online" (WuP online) ein Auskunftssystem zur Verfügung. Unter www.wup.zoll.de (Gegenüberstellung der Verarbeitungsliste) können die Ursprungsregeln für einzelne Länder eingesehen oder für mehrere Länder gegenübergestellt werden.

13. Wozu dienen „Lieferantenerklärungen ohne Präferenzursprungseigenschaft“?

Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft dienen als Nachweise bei arbeitsteiligen Prozessen (z. B. im Textilbereich), bei denen die einzelnen Arbeitsschritte für sich genommen noch nicht ausreichen, um den EU-Ursprung zu erlangen, die Summe der Arbeitsschritte allerdings eine ausreichende Be- oder Verarbeitung nach den jeweiligen Ursprungsregeln darstellen könnte. Damit in einem solchen Fall im Laufe oder am Ende des Arbeitsprozesses eine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ausgestellt werden kann, muss jeder Betrieb, der Arbeitsschritte vornimmt, über den Umfang der vorangegangenen Be- oder Verarbeitungen informiert werden. Diesem Zweck dient die Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft.
Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft sind keine „Ersatz“-Ursprungsnachweise für Waren aus Ländern, mit denen die EU kein Präferenzabkommen geschlossen hat. Als Ursprungsnachweis für Waren aus Ländern, mit denen die EU kein Präferenzabkommen geschlossen hat, dient das IHK-Ursprungszeugnis oder die (Langzeit-)Erklärung-IHK für den nichtpräferenziellen Ursprung.

14. Was sind „Langzeit-Lieferantenerklärungen“?

Liefert ein Betrieb einem bestimmten Käufer regelmäßig Waren, deren präferenzrechtlicher Ursprung sich über einen längeren Zeitraum voraussichtlich nicht ändern wird, kann er eine „Langzeit-Lieferantenerklärung“ (LLE) ausstellen.
Folgende Datumsangaben muss eine LLE enthalten:
  • Datum, an dem die LLE ausgestellt wird (Ausfertigungsdatum)
  • Datum, an dem die Gültigkeitsperiode der LLE beginnt (Anfangsdatum). Dieses darf nicht mehr als zwölf Monate vor oder nicht mehr als sechs Monate nach Ausfertigungsdatum liegen.
  • Datum, an dem die Gültigkeitsperiode der LLE endet (Ablaufdatum). Dieses darf nicht mehr als 24 Monate nach dem Anfangsdatum liegen. Jede beliebige kürzere Gültigkeitsperiode ist möglich.
Der Lieferant verpflichtet sich in einer Langzeit-Lieferantenerklärung, den Käufer umgehend zu informieren, sobald die Erklärung für die gelieferten Waren nicht mehr gilt.

15. Welche Konsequenzen können sich für den Aussteller ergeben, wenn der dort bescheinigte Ursprung falsch ist?

Zu unterscheiden ist zwischen steuer-(straf-) und zivilrechtlichen Konsequenzen:
Steuerrechtlich kann eine nicht zutreffende Ursprungsangabe in einer Lieferantenerklärung dazu führen, dass ein ausgestellter Präferenznachweis zurückgenommen wird und für die Waren im Einfuhrland nachträglich die volle Einfuhrabgabenerhebung erfolgt. Zusätzlich kann sich – je nachdem – eine Mitwirkungshandlung an einer vom Einführer, d.h. vom Käufer, begangenen Steuerhinterziehung, leichtfertigen Steuerverkürzung oder Steuergefährdung ergeben, wenn im Einfuhrland die Präferenz nachträglich verweigert und der Einführer zur Zollnachzahlung veranlagt wird. Die deutsche „Abgabenordnung“ sieht deshalb vor, dass Zuwiderhandlungen im Zusammenhang mit Präferenznachweisen als „Ordnungswidrigkeit“ oder als „Straftat“ geahndet werden können.
Zivilrechtlich kann die Erklärung, wonach die gelieferten Waren einen bestimmten präferenzrechtlichen Ursprung haben, als „zugesicherte Eigenschaft“ gewertet werden. Ist die Ursprungsangabe falsch und erleidet der Käufer hierdurch einen Schaden, so ist der Exporteur gegebenenfalls ersatzpflichtig. Muss der Käufer in dem Einfuhrland den für Drittlandswaren geltenden vollen Zollsatz zahlen, kann er den Exporteur hierfür in Regress nehmen. Hat dieser die falschen Angaben nicht verursacht, lässt er sich den Schaden vom Vorgänger in der Lieferkette ersetzen ggfs. bis hin zum Hersteller bzw. Importeur in der EU. Darüber hinaus wird der jeweilige Käufer möglicherweise als Kunde verloren gehen.

16. Wie lange müssen Lieferantenerklärungen aufbewahrt werden?

Laut Bundesministerium der Finanzen gelten in Deutschland die Aufbewahrungsfristen des §147 Abgabenordnung (AO) auch für Lieferantenerklärungen. Für die Aufbewahrung gilt daher: Bei Lieferantenerklärungen handelt es sich um Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 UZK. Aus diesem Grunde sind sie abweichend von den Regelungen in den Ursprungsprotokollen bzw. Art. 51 UZK gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a i.V.m. Abs. 3 AO zehn Jahre aufzubewahren (Ablauf des laufenden Jahres plus 10 Jahre).

17. Werden Lieferantenerklärungen auch als Nachweise für die Ausstellung von IHK-Ursprungszeugnissen akzeptiert?

Ja. Obwohl für die Ausstellung von IHK-Ursprungszeugnissen andere Ursprungsregeln gelten (nichtpräferenzielles Ursprungsrecht nach dem Unionszollkodex), werden Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft als Vornachweise akzeptiert! Diese praxisnahe Regelung dient der Erleichterung des Außenwirtschaftsverkehrs.
Exporteure, die eine Lieferantenerklärung als Nachweis für die Ausstellung eines IHK-Ursprungszeugnisses verwenden wollen, müssen allerdings darauf achten, dass in der betreffenden Lieferantenerklärung zusätzlich das EU-Herstellungsland vermerkt wird, das auch in dem Ursprungszeugnis benannt werden soll. Wird in der Lieferantenerklärung nur der EU-Ursprung (ohne zusätzliche Eintragung eines einzelnen EU-Staates) bescheinigt, kann auch im IHK-Ursprungszeugnis nur die Europäische Union als Ursprungsregion von der IHK bescheinigt werden. Umgekehrt sind IHK-Ursprungzeugnisse allerdings keine zulässigen Nachweise für die Ausstellung von Lieferantenerklärungen oder anderen Präferenznachweisen, da die präferenzrechtlichen Ursprungsregeln im allgemeinen strenger als die nichtpräferenziellen sind.

18. Was ist eine (Langzeit-)Erklärung-IHK?

Die (Langzeit-)Erklärung-IHK dient ausschließlich als Nachweis für den nichtpräferenziellen Ursprung. Sie ist insbesondere für Unternehmen interessant, die keine Lieferantenerklärung gemäß Präferenzrecht abgeben können oder wollen, deren Produkte aber nach den nichtpräferenziellen Ursprungsregeln des Unionszollkodex Ursprungserzeugnisse eines Mitgliedstaates der EU sind. In Form der Langzeit-Erklärung-IHK kann beispielsweise der Ursprung Deutschland für bis zu 24 Monate erklärt werden.
Wird die Erklärung-IHK für Drittlandswaren ausgestellt, ist sie der zuständigen IHK zur Bescheinigung vorzulegen.

Stand: 27.02.2026