Amtliches Verzeichnis

Was ist das amtliche Verzeichnis?

Das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen ist ein bundesweites, online zugängliches Verzeichnis der IHKs.  Alle öffentlichen Auftraggeber können sich dort kostenfrei darüber informieren, ob ein Unternehmen geeignet ist, öffentliche Aufträge durchzuführen, und dass keine Ausschlussgründe vorliegen.  Im öffentlichen Teil der Datenbank können auch private Nachfrager nach Auftragnehmern suchen.
Die im amtlichen Verzeichnis gelisteten Unternehmen und freiberuflich Tätigen aus dem Liefer – und Dienstleistungsbereich haben gegenüber der IHK bzw. der Auftragsberatungsstelle vor der Eintragung nachgewiesen, dass sie ausreichend qualifiziert sind und dass keine Ausschlussgründe vorliegen.
Die öffentlichen Auftraggeber sind daher bundes- und  EU-weit verpflichtet, die Eignung bei den im amtlichen Verzeichnis eingetragenen Unternehmen und freiberuflich Tätigen aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich anzuerkennen.  (Eine Ausnahme bilden nur konkret begründete Zweifelsfälle.)
Voraussetzung für die Eintragung in das amtliche Verzeichnis der IHK ist die Präqualifikation.

Was ist Präqualifikation?

Bei der Präqualifikation handelt es sich um eine vorgelagerte und auftragsunabhängige Prüfung, ob der Unternehmer geeignet ist, einen öffentlichen Auftrag zu erfüllen.
Die Unternehmer weist daher der Präqualifikationsstelle durch entsprechende Dokumente seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit nach.
Die Präqualifikationsstelle für Hessen, Rheinland-Pfalz und das Saarland ist die Auftragsberatungsstelle Hessen. Die Auftragsberatungsstelle zertifiziert die Eignungsnachweise und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen national und EU-weit nach den geltenden gesetzlichen Grundlagen.
Eine Übersicht der eventuell erforderlichen Nachweise Sie hier. 

Voraussetzungen für die Eintragung in das amtliche Verzeichnis

Die Eintragung in das amtliche Verzeichnis setzt eine Präqualifizierung des Unternehmens voraus. Denn nur tatsächlich zuverlässige und leistungsfähige Unternehmen dürfen von der Eignungsvermutung profitieren. Die Präqualifizierung bei der Auftragsberatungsstelle in Hessen und der Antrag zur Eintragung in das amtliche Verzeichnis dienen als Grundlage für die Eintragung in das amtliche Verzeichnis, das die IHK Wiesbaden für Hessen, Rheinland-Pfalz und das Saarland führt.

Ständiger Zugriff auf die Datenbanken

Sind die Nachweise vollständig erbracht worden, kann das Unternehmen in das HPQR Hessisches Präqualifikationsregister eingetragen werden. Das Hessische Vergaberecht regelt, dass die Beschaffungsstellen der öffentlichen Hand die Urkunde des HPQRs anerkennen müssen.
Wünscht der Unternehmen in Hessen, in Rheinland-Pfalz oder im Saarland eine bundes- und EU-weiten Registrierung im amtlichen Verzeichnis, wird es nach der Präqualifizierung durch die IHK  Wiesbaden im amtlichen Verzeichnis eingetragen.
Die Unternehmen können im amtlichen Verzeichnis über unterschiedliche Suchkriterien, wie Name Sitz, Branchencode usw. gefunden werden. Auftraggeber können über eine Registrierung und Passwortvergabe jederzeit die Einzelnachweise der Unternehmen einsehen. Sie können darüber Bieter ausfindig machen, die bei beschränkter Ausschreibung und Verhandlungsvergabe zur Angebotsabgabe auffordern.
Die von den Präqualifizierungs-Stellen überprüften Dokumente sind nur für die öffentlichen Auftraggeber einsehbar, denen das Zertifikat mit seiner spezifischen Kennnummer vorliegt. Das amtliche Verzeichnis ist jedoch allgemein zugänglich.

Welche weiteren Vorteile bietet das amtliche Verzeichnis?

  • Die  im  amtlichen Verzeichnis gelisteten Unternehmen erhalten durch die Eintragung eine starke Rechtsstellung, weil bei ihnen die Eignung vermutet wird. Nur in besonderen Ausnahmefällen kann der öffentliche Auftraggeber diese Vermutung anzweifeln.
  • Unternehmen sparen durch die Eintragung erheblich an Kosten und Zeit. Sie können sicher sein, dass sie bei einer Teilnahme an öffentlichen Aufträgen die formalen Anforderungen an ihre Eignung erfüllen und gute Angebote nicht wegen fehlerhafter Eignungsnachweise ausgeschlossen werden müssen.
  • Als Bieter legen sie statt vieler Einzelnachweise eine Urkunde vor, die die am häufigsten verlangten Nachweise abdeckt und ein Jahr gültig ist.
  • Die Unternehmen sind bundes-und sogar EU-weit gelistet, so dass die öffentlichen Auftraggeber auch über die Landesgrenzen hinweg den Zugriff auf geeignete Unternehmer haben. Auftraggeber aus anderen Bundesländern sind verpflichtet die Zertifikate der im AV gelisteten Unternehmen auch dann anzuerkennen, wenn sie nicht aus dem eignen Bundesland stammen.
  • Der Antrag auf Eintragung in das amtliche Verzeichnis umfasst mehr Angaben als für die eigentliche Eintragung und Präqualifizierung erforderlich. Mit den zusätzlichen Informationen kann die EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung) aufgefüllt werden.

Welchen Vorteil bietet die Zusammenarbeit der ABSt Hessen mit der IHK Wiesbaden?

Durch die Bündelung der Kompetenz im Vergaberecht der IHKs in Hessen, Rheinland-Pfalz und des Saarlandes bei der ABSt Hessen trifft der Unternehmer auf eine eingespielte Partnerin, die bereits seit Jahren das HPQR führt.
Hat der Unternehmer daher von der ABSt die Präqualifizierung erhalten, bildet diese Prüfung die Basis für die Eintragung in das amtliche Verzeichnis der IHK. Die IHK  Wiesbaden übernimmt diese Aufgabe sowohl für Hessen als auch für Rheinland-Pfalz und das Saarland, um dadurch das Eintragungsverfahren und die –kosten zu optimieren.

Wer kann sich ins amtliche Verzeichnis eintragen lassen?

Nach § 48 Abs. 8 VgV können Bewerber oder Bieter aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich die Eintragung beantragen. Damit sind neben Unternehmen auch Freiberufler umfasst. Bauunternehmen sind jedoch ausgeschlossen. Die Eintragung ins amtliche Verzeichnis setzt eine Präqualifizierung voraus, denn nur geeignete Unternehmen, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen, können ins amtliche Verzeichnis eingetragen werden.

Wie leite ich die Eintragung ins amtliche Verzeichnis ein?

Die Antragsformulare für die Präqualifikationn, die Eintragung in das Hessische Präqualifikationsregister und die Eintragung in das amtliche Verzeichnis finden Sie auf den Seiten der Auftragsberatungsstelle Hessen.
Den ausgefüllten Antrag reichen Sie bei der Präqualifikationsstelle ein. Für die Unternehmen in Hessen, Rheinland-Pfalz und Saarland erfolgt die Präqualifizierung bei der Auftragsberatungsstelle Hessen. Diese klärt dann mit den Unternehmen die konkret erforderlichen Dokumente zur Einreichung.
Nach der Präqualifikation durch die ABSt und einer abschließenden Prüfung durch die IHK Wiesbaden wird das Unternehmen im amtlichen Verzeichnis eingetragen. Die Eintragung gilt für ein Jahr. Bei jeder Angebotsabgabe muss jetzt das Unternehmen nur noch seine individuelle Kennnummer angeben bzw. das Zertifikat als Kopie beifügen. 
Den Antrag auf Eintragung in das HPQR und das amtliche Verzeichnis finden Sie hier. (Verlinkung auf die ABSt-Seite)

Amtliches Verzeichnis und E-Vergabe

Für E-Vergabeplattformen ist ein Service eingerichtet, der dem öffentlichen Auftraggeber, der diese Plattform für seine Vergabeverfahren nutzt, signalisiert, ob ein Unternehmen im amtlichen Verzeichnis eingetragen ist oder nicht. Diese „Rot-Grün“-Funktion erleichtert das Finden geeigneter Unternehmen insbesondere auch im Unterschwellenbereich und schafft so für das eingetragene Unternehmen zusätzliche Vorteile.

Kosten

Die Kosten für die Präqualifikation bei der ABSt sind hier gelistet. Für die Eintragung in das amtliche Verzeichnis fallen dann entsprechend Ziffer 6.1. des Gebührentarifs der IHK Wiesbaden 70 Euro.