Umsatzsteuer

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Aufgrund der Änderung des § 6 Abs. 1 der Steuerdatenübermittlungsverordnung durch Artikel 6 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (BGBl. I 2011, S. 2131, Nr. 55) ist seit dem 1.1.2013 bei der elektronischen Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung ein sicheres Verfahren zu verwenden, das den Datenübermittler authentifiziert und die Vertraulichkeit und Integrität des elektronisch übermittelten Datensatzes gewährleistet.
Zusammenfassende Meldungen können nur noch über die bereits bestehenden Zugänge des Online-Portals des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt), das Elster-Online-Portal und Elster-Formular übermittelt werden.

1. Was ist der Hintergrund der ZM-Regelung?

Die Zusammenfassende Meldung ist ein Kernstück des Umsatzsteuer-Kontrollverfahrens innerhalb der Europäischen Union, das eingeführt wurde, um nach dem Wegfall der Binnengrenzen der EU und der Abschaffung der Einfuhrumsatzsteuer innerhalb der EU das Steueraufkommen der einzelnen Mitgliedstaaten zu sichern. Das Kontrollverfahren beruht auf einem rechnergestützten EU-weiten Informationsaustausch bestimmter Daten, die in Deutschland gespeichert sind beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Grundlage der Datenerfassung und damit auch Voraussetzung für die Teilnahme am EU-Binnenmarkt ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die in Deutschland vom BZSt an Unternehmer auf Antrag vergeben wird. Wer sie besitzt, kann steuerfrei in einen anderen EU-Mitgliedstaat liefern, sofern auch der Erwerber eine gültige USt-IdNr. besitzt und der Erwerb des Gegenstandes beim Abnehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung unterliegt. Unternehmer können sich beim Bundeszentralamt für Steuern die USt-IdNrn. ausländischer Unternehmer bestätigen lassen. Umgekehrt können sich ausländische Unternehmer bei ihrer zentralen Behörde deutsche USt-IdNrn. bestätigen lassen
Tipp: Weiterführende Informationen finden sich im Dokument "Warenhandel in der EU".
Die in der Zusammenfassenden Meldung angegebenen Daten können über ein Automationsverfahren von jeder Finanzbehörde eines EU-Mitgliedstaates für Zwecke ihres Veranlagungsverfahrens bei der jeweils zuständigen Behörde abgefragt werden. Können bestehende Zweifel anhand dieser Daten nicht ausgeräumt werden, hat jede Finanzbehörde das Recht, über ein Einzelauskunftsersuchen bei der jeweils zuständigen Behörde (in der Bundesrepublik Deutschland das Bundeszentralamt für Steuern) weitere Auskünfte einzuholen.
Hinweis: Die ZM ist nicht mit der Meldung Intrastat zu verwechseln. Die Intrastat-Meldung wird beim Statistischen Bundesamt in Wiesbaden abgegeben.

2. Wer ist zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung verpflichtet?

Meldepflichtig ist jeder Unternehmer, der während eines Meldezeitraums (in der Regel der Kalendermonat)
  • steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen und/oder
  • Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (nach § 25 b Abs. 2 UStG) ausgeführt hat und/oder
  • der grenzüberschreitende sonstige Leistungen an Unternehmer ausführt, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (reverse charge, entspricht unserem § 13 b UStG). Nur diejenigen Leistungen, die aufgrund der Regel des § 3a Abs. 2 UStG beim Leistungsempfänger in der EU steuerbar sind, sind gesondert in der Zusammenfassenden Meldung und in der Zeile 41 der Umsatzsteuervoranmeldung zu melden. In der Umsatzsteuervoranmeldung ist in den Zeilen 48 bis 52 auch entsprechend die gesonderte Meldung des Leistungsbezugs für EU-Leistungen nach § 13b UStG vorzunehmen.
Ausgenommen von der Meldepflicht sind umsatzsteuerliche Kleinunternehmer i.S.d. § 19 Abs. 1 UStG (Umsatz i.S.d. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG im vorangegangenen Geschäftsjahr maximal 22.000 Euro (bis 31.12.2019: 17.500 Euro) und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich maximal  50.000 Euro).
Die Meldepflicht trifft auch ausländische Unternehmen, die umsatzsteuerlich relevante Umsätze im Inland ausführen. Hier besteht allerdings seit 1997 die Möglichkeit der Fiskalvertretung, wenn es sich ausschließlich um steuerfreie Umsätze handelt und Vorsteuerbeträge nicht abgezogen werden.
Tipp: Über die Einzelheiten informieren im Dokument "Fiskalvertretung für ausländische Unternehmen in Deutschland".
Nichtselbständige juristische Personen i.S.v. § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG (Organgesellschaften) haben neben ihrem Organträger, dem ihre Umsätze umsatzsteuerrechtlich zuzurechnen sind, eine eigene ZM abzugeben und benötigen dazu auch eine eigene USt-IdNr..
Die Pflicht zur Abgabe einer ZM erstreckt sich auch auf pauschalierende Land- und Forstwirte, soweit diese meldepflichtige Umsätze ausführen.

3. Was ist zu melden (meldepflichtige Umsätze)?

Nach § 18 a Umsatzsteuergesetz (UStG) ist jeder Unternehmer mit Ausnahme der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmer (§ 19 UStG) meldepflichtig, der
  • steuerfreie innergemeinschaftlichen Warenlieferungen im Sinne des § 6a Abs. 1 und § 6a Abs. 2 UStG und/oder
  • Lieferungen im Sinne des § 25 b Abs. 2 UStG im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften und/oder
  • im übrigen Gemeinschaftsgebiet sonstige Leistungen im Sinne des neuen § 3a Abs. 2 UStG ausgeführt hat, für die der in dem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet.
a) Innergemeinschaftliche Warenlieferungen (§ 18 a Abs. 2 UStG)
Unter den Begriff der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen fallen vor allem die innergemeinschaftlichen Lieferungen i.S.d. § 6a Abs. 1 UStG mit Ausnahme der Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt nach dieser Vorschrift vor, wenn
  • der Unternehmer oder der Abnehmer den Liefergegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet,
  • der Abnehmer entweder ein Unternehmer ist, der den Liefergegenstand für sein Unternehmen erworben hat, oder der Abnehmer eine juristische Person ist, selbst wenn diese nicht Unternehmer ist oder den Liefergegenstand nicht für ihr Unternehmen erworben hat, und
  • der Erwerb des Liefergegenstandes beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung unterliegt.
Den innergemeinschaftlichen Lieferungen gem. § 6a Abs. 2 UStG gleichgestellt sind Verbringungen i.S.d. § 3 Abs. 1a UStG, also das Verbringen eines Gegenstandes des Unternehmens aus dem Inland in das übrige Gemeinschaftsgebiet durch einen Unternehmer zu seiner Verfügung. Diese "internen Lieferungen" sind somit ebenfalls von der Meldepflicht erfasst.
Maßgebend für die Einordnung als meldepflichtige Lieferung ist allein die umsatzsteuerliche Beurteilung des Vorgangs.
Nicht zu melden sind Warenbezüge (Erwerbe) aus anderen Mitgliedstaaten.
Die ZM ist unabhängig von einer Wertgrenze abzugeben.
Sogenannte Nullmeldungen sind aber nicht abzugeben. Der ZM sind keine Begleitschreiben beizufügen.
Wichtig: Ab dem 1.1.2020 ist eine innergemeinschaftliche Lieferung nicht steuerfrei, wenn das zur Meldung verpflichtete Unternehmen seiner Meldepflicht nicht nachgekommen ist oder es die jeweilige Lieferung unrichtig oder unvollständig in der ZM angegeben hat.
b) Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften
Ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft liegt vor, wenn
  • drei in verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten für Zwecke der Umsatzsteuer erfasste Unternehmer (Erstlieferer, Erstabnehmer und Letztabnehmer) über einen Gegenstand ein Umsatzgeschäft abschließen,
  • eine direkte Beförderung oder Versendung des Gegenstandes unmittelbar vom Ort der Lieferung des Erstlieferers an den Letztabnehmer erfolgt,
  • der Liefergegenstand von dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedsstaates gelangt, und
  • der Liefergegenstand durch den Erstlieferer oder den Erstabnehmer befördert oder versendet wird.
Bei einem derartigen innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft hat der Erstlieferer in der ZM – insoweit ohne jede Besonderheit – eine innergemeinschaftliche Warenlieferung an den Erstabnehmer zu melden. Der Erstabnehmer bewirkt indes nicht nur eine einfache innergemeinschaftliche Lieferung, sondern regelmäßig eine Dreieckslieferung i.S.d. § 25b Abs. 2 UStG. Er hat deshalb bereits in der Rechnung auf das Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäftes und die Steuerschuld des letzten Abnehmers hinzuweisen und zudem neben seiner eigenen USt-IdNr. auch diejenige des Leistungsempfängers anzuführen (§ 18a Abs. 7 Nr. 4 lit. a) UStG). Darüber hinaus hat er in der ZM auf das Dreiecksgeschäft hinzuweisen, indem er bei Meldung seiner innergemeinschaftlichen Lieferung in Spalte 3 des ZM-Vordrucks eine "2" einsetzt.
c) Grenzüberschreitende sonstige Leistungen an Unternehmer oder juristische Personen des öffentlichen Rechts
Seit 1.1.2010 gilt, dass jeder Unternehmer, der grenzüberschreitende sonstige Leistungen an einen Unternehmer oder an eine nicht unternehmerisch tätige juristische Personen des öffentlichen Rechts, denen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt worden ist, ausführt, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Umsatzsteuer dort schuldet (reverse charge, entspricht unserem § 13 b UStG), diese Leistungen in der ZM melden muss. Betroffen sind aber nur diejenigen Leistungen, die aufgrund der neuen Grundregel des § 3a Abs. 2 UStG in der EU steuerbar sind. Sie sind gesondert in der Zusammenfassenden Meldung sowie auch in der turnusgemäßen Umsatzsteuervoranmeldung zu melden. Leistungsbezug  aus  EU-Leistungen sind hingegen jeweils in Zeile 48 der turnusgemäßen Umsatzsteuervoranmeldung gesondert auszuweisen.

4. Welche Fristen sind bei der Abgabe der ZM einzuhalten?

Meldezeitraum ist der Kalendermonat, das Kalendervierteljahr oder im Ausnahmefall (bei sog. Jahreszahlern nach § 18 Abs. 2 UStG) das Kalenderjahr (dazu weiter unten).
  • Innergemeinschaftliche Lieferungen und Lieferungen gemäß § 25 b Abs. 2 UStG:
    Innergemeinschaftliche Lieferungen und Lieferungen gemäß § 25 b Abs. 2 UStG sind in der Regel bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendermonats, in dem die entsprechenden Warenbewegungen „ausgeführt“ wurden, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) anzuzeigen.

    Der Zeitpunkt für die Ausführung der Lieferung ist dabei grundsätzlich der Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung. Die ZM ist dann spätestens am 25. Tag des auf die Rechnungsstellung folgenden Kalendermonats abzugeben. Wird keine Rechnung erteilt oder wird diese erst später als in dem ersten Monat, der auf die Lieferung folgt, erteilt, ist die Lieferung in der Meldung für den Monat zu erfassen, der auf den Monat der Lieferung folgt.

    Beispiel: Der Zeitpunkt der Lieferung ist im Mai. Die Rechnung wird jedoch erst im August gestellt. Die Lieferung ist damit in der ZM für den Monat Juni (den auf den Liefermonat folgenden Monat) mitzuteilen. Diese ZM muss spätestens am 25. Juli abgegeben werden.

    Hinweis: Eine Dauerfristverlängerung um einen Monat für die ZM entsprechend der Dauerfristverlängerung, die das zuständige Finanzamt für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung gewährt hat, ist nicht mehr möglich.

    Seit 2012 gilt folgende neue Ausnahmeregelung: Soweit die Summe der innergemeinschaftlichen Lieferungen (auch solcher gemäß § 25b Abs. 2 UStG, sog. Dreiecksgeschäfte) weder für das laufende Kalendervierteljahr noch für eines der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre jeweils nicht den Betrag von 50.000 Euro übersteigt, kann die Zusammenfassende Meldung wie bislang quartalsweise abgegeben werden und zwar bis zum 25. Tag nach Ablauf des Quartals. Die vorherige Bagatellgrenze von 100.000 Euro gilt damit nicht mehr.
  • Innergemeinschaftliche sonstige Leistungen:
    Für die meldepflichtigen sonstigen Leistungen gilt, dass diese unabhängig von ihrem Volumen stets nur quartalsweise bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendervierteljahres gemeldet werden müssen. Auch hier kann jedoch im Sinne eines Gleichklangs - freiwillig - eine monatliche Meldung erfolgen. Die Angaben sind dabei für denjenigen Meldezeitraum zu machen, in dem die Leistungen oder Lieferungen ausgeführt worden sind.
  • Ausnahme: Jahreszahler

    Hat das Finanzamt einen Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und der Entrichtung der Vorauszahlung befreit (sog. "Jahreszahler" nach § 18 Abs. 2 UStG), kann der Unternehmer – abweichend von den Abgabefristen für USt-Jahreserklärungen - die ZM gemäß § 18 a Abs. 9 UStG bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalenderjahres abgeben, wenn
    • die Summe aller seiner Lieferungen und sonstigen Leistungen im vorangegangenen Kalenderjahr 200.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird,
    • die Summe seiner innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und/ oder der sonstigen Leistungen im vorangegangenen Kalenderjahr 15.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird, und
    • es sich bei den Warenlieferungen nicht um Lieferungen neuer Fahrzeuge (§ 1b Abs. 2 und 3 UStG) an Abnehmer mit ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer handelt.
  • Auf Antrag kann das BZSt, Dienstsitz Saarlouis, Einzelfristverlängerung gewähren.

5. Was sind die Folgen einer verspäteten Abgabe oder einer Nichtabgabe?

Die Abgabe der ZM kann gem. § 18 a Abs. 11 S. 1 UStG Satz 1 i.V.m. §§ 328 ff. Abgabenordnung (AO) erzwungen werden. Dabei können Zwangsgelder bis zu einer Höhe von jeweils 25.000 € festgesetzt werden.
Bei verspäteter Abgabe der ZM kann ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden, der bis zu 1 Prozent der Summe aller in der ZM zu meldenden Bemessungsgrundlagen, höchstens jedoch 2.500,- € betragen kann (§ 18 a Abs. 11 Satz 2 UStG i.V.m. § 152 AO).
Wird eine ZM vorsätzlich oder leichtfertig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgegeben, so kann dies zusätzlich als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 5.000,- € geahndet werden (§ 26 a UStG).
Wichtig: Ab dem 1.1.2020 ist eine innergemeinschaftliche Lieferung nicht steuerfrei, wenn das zur Meldung verpflichtete Unternehmen seiner Meldepflicht nicht nachgekommen ist oder es die jeweilige Lieferung unrichtig oder unvollständig in der ZM angegeben hat.

6. In welcher Form muss die Zusammenfassende Meldung erfolgen und wie funktioniert die Abgabe?

Die Zusammenfassende Meldung muss auf elektronischem Wege übermittelt werden.
Aufgrund der Änderung des § 6 Abs. 1 der Steuerdatenübermittlungsverordnung durch Artikel 6 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (BGBl. I 2011, S. 2131, Nr. 55) ist seit dem 1.1.2013 bei der elektronischen Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung ein sicheres Verfahren zu verwenden, das den Datenübermittler authentifiziert und die Vertraulichkeit und Integrität des elektronisch übermittelten Datensatzes gewährleistet.
Zusammenfassende Meldungen können nur noch über die bereits bestehenden Zugänge des Online-Portals des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt), des Elster-Online-Portals und auch über Elster-Formular übermittelt werden. Umfangreiche Datenmengen können unter Verwendung der Massendatenschnittstelle ELMA5 übermittelt werden; in diesem Fall ist die Verwensung des Online-Portals des BZSt zwingend. Für die Freischaltung zur Teilnahme am ELMA5-Verfahren ist ein Antrag zu stellen.
Es ist möglich, die zu meldenden Daten zunächst offline in csv-Dateien zu erfassen und anschließend in das online-Formular der ZM zu importieren.
Für die Übermittlung ist seit dem 1.1.2013 eine Authentifizierung erforderlich. 
Voraussetzung für die Teilnahme an dem Verfahren ist eine einmalige Registrierung. Sollte einem Unternehmen jedoch bereits für das bis Ende 2005 geltende vereinfachte Verfahren zur elektronischen Abgabe der Zusammenfassenden Meldung gemäß § 87a Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit § 6 Steuerdatenübermittlungsverordnung (StDÜV) eine Teilnehmernummer zugeteilt worden sein, behält diese Nummer auch für den Formularserver seine Gültigkeit.
Für die Form der Meldung hat das Bundeszentralamt für Steuern ein Vordruckmuster und eine Ausfüllanleitung veröffentlicht. Danach sieht die Eingabemaske ähnlich aus wie bisher. Die Identifizierung, ob eine innergemeinschaftliche Lieferung, Leistung oder ein Dreiecksgeschäft gemeldet wird, erfolgt anhand folgender Zahlenidentifizierungen:
Innergemeinschaftliche Lieferung
keine Kennzeichnung
Innergemeinschaftliche sonstige Leistung
Kennzeichnung 1
Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft:
Kennzeichnung 2
Zur Vermeidung von unbilligen Härten kann das Finanzamt auf Antrag eine Ausnahme von der elektronischen Übermittlung gestatten (§ 18a Abs. 5 Satz 1 UStG). Soweit das Finanzamt nach § 18 Abs. 1 Satz 2 UStG auf eine elektronische Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung verzichtet hat, gilt dies auch für die ZM. Grundsätzlich hat der Unternehmer gem. § 18 a Abs. 5 Satz 1 UStG bei der Abgabe der ZM den amtlich vorgeschriebenen Vordruck zu verwenden. Zusammenfassende Meldungen in Papierform sind im Original an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln (nicht per Fax oder E-Mail).
Der Vordruck für die Abgabe der ZM steht auf der Internetseite des Bundeszentralamtes für Steuern zum Download bereit.
Auf der Internetseite des Bundeszentralamtes für Steuern finden sich auch umfangreiche Informationen rund um das Umsatzsteuer-Kontrollverfahren innerhalb der Europäischen Union. ZM-Vordrucke werden nicht mehr versandt.
Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich in Zweifelsfällen an das für Sie zuständige Finanzamt oder an das Bundeszentralamt für Steuern.
Weitere Informationen sind auf der Website des Bundeszentralamtes für Steuern verfügbar. Ansonsten wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige IHK. Welche IHK für Ihr Unternehmen zuständig ist, können Sie einfach über den IHK-Finder ermitteln.
Stand: Dezember 2019