E-Mail als Handels- und Geschäftsbrief
Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 30. April 2025 – XI R 15/23 - entschieden, dass auch E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe sein können. Im Rahmen der Außenprüfung kann vom Steuerpflichtigen daher sämtliche Mails mit steuerlichem Bezug angefordert werden, nicht hingegen ein Gesamtjournal.
Im konkreten Fall stritten die Beteiligten anlässlich einer Außenprüfung über die Pflicht zur Vorlage von Handels- und Geschäftspapieren sowie sonstiger Unterlagen einschließlich eines sogenannten Gesamtjournals.
Die Richter stelle fest, dass das Finanzamt E-Mails anfordern durfte. Die Pflicht zur Vorlage ergeben sich aus § 147 Abs. 6 AO, denn E-Mails seien unter bestimmten Voraussetzungen aufzubewahren. Entscheidend sei, dass die E-Mail betriebliche Vorgänge und Korrespondenz betrifft, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts bezieht. Mit Recht dürfe sich das Finanzamt deshalb darauf berufen, die Vorlage der Unterlagen diene als Nachweis über die Vollständigkeit der erklärten Betriebseinnahmen sowie zur Überprüfung der angewandten Verrechnungspreismethode. Der Einwand, die gewünschten E-Mails vorzulegen sei mit unverhältnismäßigem Zeit- und Kostenaufwand verbunden, ließen die Richter nicht gelten.
Das Gericht führte jedoch auch aus, dass das Finanzamt kein sogenanntes Gesamtjournal aller E-Mails verlangen durfte. Für eine solche umfassende digitale Übersicht gebe es keine rechtliche Grundlage. Es dürften nur Unterlagen abgefragt werden, die tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind. E-Mails ohne steuerliche Relevanz müssen Unternehmer nicht speichern, sodass das Finanzamt dafür auch keinen Datenzugriff verlangen kann. Da ein Gesamtjournal aber auch solche Informationen enthält, war die Anforderung eines Gesamtjournals nicht zulässig.
Stand: 4. Dezember 2025