Aufbewahrung von E-Rechnungen
Ordnung ist das halbe Leben, heißt es – und für Unternehmer ist eine ordnungsgemäße Buchführung nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern entscheidend für eine sichere Betriebsführung. Sie ist jedoch häufig zeitaufwendig und technisch anspruchsvoll. Mit Schreiben vom 14. Juli 2025 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) eine Anpassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht. Die Änderungen resultieren vor allem aus der gesetzlichen Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) zum 1. Januar 2025.
Aufbewahrung von E-Rechnungen im Originalformat
Auch wenn derzeit – aufgrund bestehender Übergangsfristen – noch keine generelle Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht, müssen eingehende E-Rechnungen bereits jetzt ordnungsgemäß archiviert werden. Das bedeutet, dass sie im Originalformat elektronisch zu speichern und aufzubewahren sind. Eine Ablage von E-Rechnungen in gedruckter Form oder als PDF reicht nicht aus. Das sollten Unternehmer im Blick behalten.
Wesentliche Änderungen auf einen Blick
Künftig müssen insbesondere die strukturierten Rechnungsdaten (z. B. XML-Dateien) aufbewahrt werden. Eine zusätzliche bildliche Darstellung – etwa als PDF – ist nur dann erforderlich, wenn sie abweichende oder steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, beispielsweise Buchungsvermerke. Auch bei sogenannten hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Datenteil entscheidend. Die PDF-Komponente muss nur archiviert werden, wenn sie über den XML-Inhalt hinausgehende steuerlich bedeutsame Angaben enthält.
Die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit wurden ebenfalls konkretisiert. Strukturierte Rechnungsdaten dürfen bei der Konvertierung in andere Formate (z. B. TIFF) nicht verändert oder gelöscht werden. Die Daten müssen vollständig, unverändert und maschinell lesbar erhalten bleiben.
Zudem wird klargestellt, dass elektronische Belege grundsätzlich im Eingangsformat aufzubewahren sind. Eine Umwandlung (z. B. von MSG- in PDF-Dateien) ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Werden durch Digitalisierung zusätzliche Informationen erzeugt – etwa durch Texterkennung (OCR) –, sind diese nach Prüfung und Freigabe ebenfalls zu archivieren.
Weitere Informationen rund um das Thema E-Rechnung finden Sie in unserem Fokusthema: elektronische Rechnung.
IHK-Seminar: Praxiswissen zur digitalen Buchhaltung
Die Anforderungen an die Buchführung steigen – auch durch die zunehmende Digitalisierung. In unserem Seminar „E-Rechnung – Das Tor zur digitalen Buchhaltung“ am 23. September 2025 in Jena erhalten Sie einen kompakten Überblick über die aktuellen Regelungen und wertvolle Tipps zur praktischen Umsetzung in Ihrem Unternehmen.
Die Anforderungen an die Buchführung steigen – auch durch die zunehmende Digitalisierung. In unserem Seminar „E-Rechnung – Das Tor zur digitalen Buchhaltung“ am 23. September 2025 in Jena erhalten Sie einen kompakten Überblick über die aktuellen Regelungen und wertvolle Tipps zur praktischen Umsetzung in Ihrem Unternehmen.
Stand: 16. Juli 2025