Handelsregister vs. Datenschutz
Seit Inkraftreten des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (Di-RUG) im August 2022 werden Eintragungen im Handelsregister auf dem gemeinsamen Registerportal der Länder für jedermann öffentlich zugänglich und kostenlos bereit gestellt. Damit einher gehen natürlich Bedenken von Unternehmern, welche ihrer persönlichen Daten nun für alle Welt sichtbar sind.
Allgemein gilt: In Hinblick auf das Handelsregister wird der Datenschutz von dem öffentlichen Interesse an den gesetzlich für notwendig definierten Registerinformationen überlagert (Art. 23 DSGVO). Unternehmen müssen selbst die zur Veröffentlichung im Register anstehenden Daten auf das notwendige Maß begrenzen (Prinzip der Datensparsamkeit).
Der Gesetzgeber hält aber die Registergerichte an, genauer zu prüfen, ob und welche ihnen nachweishalber eingereichten Dokumente in den uneingeschränkt öffentlich (online) einsehbaren Registerordner eingestellt werden. Auch Notare sollten prüfen, ob sie die Wohnanschrift der Urkundsbeteiligten in den zur Veröffentlichung anstehenden Dokumenten weggelassen können und weitere Daten in den zur Veröffentlichung im Handelsregister bestimmten Urkunden vor deren Einreichung „schwärzen“ müssen (bspw. Kontoverbindungen).
Im Hinblick auf das Prinzip der Datensparsamkeit ist und bleibt dennoch anzuraten, mit dem Notar die zum Handelsregister einzureichenden Unterlagen abzustimmen bzw. den Notar ausdrücklich darum bitten, nach Möglichkeit nur auszugsweise Abschriften der einschlägigen Dokumente dem Register einzureichen.
Überobligatorische Veröffentlichungen im Handelsregister – also die Veröffentlichung solcher Dokumente bzw. Dokumenteninhalte im uneingeschränkt öffentlich (online) einsehbaren Registerordner – die sich heute als überflüssig oder unbotmäßig herausstellen, können allenfalls über einen Notar mittels eines Antrags nach § 9 Abs. 7 Handelsregisterverordnung (HRV) durch das Registergericht ausgetauscht werden.