Keine Dienstreise ohne A1-Bescheinigung

Wenn im Ausland ein Auftrag mit eigenem Personal abgewickelt werden soll, müssten eigentlich in Deutschland und im Zielland Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Um diese Doppelbelastung zu vermeiden, sehen die EU-Regeln vor, dass bei einer Entsendung innerhalb der EU, nach Norwegen, Liechtenstein, in die Schweiz und nach Island von einer doppelten Belastung abgesehen werden kann, wenn eine A1-Bescheinigung vorliegt.

Demnach sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, jede grenzüberschreitende Tätigkeit ihrer Mitarbeiter anzuzeigen und vor Beginn der Auslandstätigkeit eine A1-Bescheinigung als Nachweis über den Sozialversicherungsschutz zu beantragen. Diese Verpflichtung gibt es bereits seit 2010, jedoch wurde die Umsetzung in der Praxis bislang nicht stringent kontrolliert. Die EU-Verordnung (EG) Nr. 883/2004 über soziale Sicherheit gilt seit 1. Mai 2010. Seit diese Verordnung in Kraft getreten ist, muss jede Person, die in einem EU-Mitgliedsstaat vorübergehend einer Beschäftigung nachgeht, eine A1-Bescheinigung mitführen – und zwar egal, wie lange sie dort tätig ist.

Wer berufsbedingt in die EU, Norwegen, Liechtenstein, die Schweiz oder Island, zum Beispiel im Rahmen einer Dienstreise oder Entsendung, reist, muss immer eine A1-Bescheinigung mit sich führen. Dies gilt unabhängig 

Speziell für die Dauer des Auslandaufenthalts hat der Gesetzgeber keine zeitliche Bagatellgrenze vorgesehen. Selbst wer sich nahe der deutschen Grenze nur für eine Stunde im Nachbarland zu dienstlichen Zwecken aufhält, muss eine A1-Bescheinigung mit sich führen. Auch die Teilnahme an Konferenzen oder Seminaren, also jeder beruflich bedingte Grenzübertritt, erfordert die Mitführung einer A1-Bescheinigung.

Der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung ist grundsätzlich bei der Krankenkasse zu stellen. Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert, ist die Deutsche Rentenversicherung für den Antrag zuständig. Soweit dieser Arbeitnehmer zusätzlich berufsständisch versorgt ist, ist der Antrag an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zu senden.

Für Arbeitnehmer muss die Bescheinigung auf elektronischem Wege beantragt werden. Dies geschieht in der Regel über ein entsprechendes systemgeprüftes Lohnabrechnungsprogramm. Alternativ kann der Antrag über sv.net (“Sozialversicherung im Internet") gestellt werden.

Selbständige und Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten der EU beschäftigt sind, stellen den Antrag in Papierform bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA).

Als gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten der EU gilt, dass die Person

im Ausland tätig ist. Die schriftliche Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgt über das Formular GME1 „Beschäftigung bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten“. Dieses kann bei der DVKA abgerufen werden.

Bei kurzfristigen oder kurzzeitigen (bis zu einer Woche) Dienst- oder Geschäftsreisen kann die A1-Bescheinigung grundsätzlich nachgereicht werden. Es empfiehlt sich jedoch, die nationalen Vorschriften und Bestimmungen der Zielstaaten zu beachten. Einige EU-Mitgliedstaaten haben ihre nationalen Vorschriften zur Bekämpfung von Sozialdumping und Schwarzarbeit verschärft und schreiben aufgrund dieser nationalen Bestimmungen die Beantragung einer Bescheinigung A1 vor Beginn einer entsandten Tätigkeit in diese Länder zwingend vor. Dies betrifft insbesondere Frankreich und Österreich.

Seit dem 01. Januar 2020 wird im elektronischen Beantragungsverfahren nach Absenden des Antrags vom Entgeltabrechnungsprogramm ein Antragsnachweis erstellt. Dieser dient als Beleg dafür, dass der Arbeitgeber vor Beginn der Auslandsbeschäftigung einen Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung gestellt hat. Sollten Mitarbeiter die Bestätigung also nicht rechtzeitig zur Auslandsreise erhalten, so empfiehlt es sich den Antragsnachweis mitzuführen.