Meldepflicht für Kassensysteme

Ende Juli 2025 läuft die Übergangsphase aus. Bis dahin müssen alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssysteme gemeldet sein.
Text: Matthias Voigt

Wen betrifft die Meldepflicht ab 2025?

Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen, müssen diese ab 2025 melden. Das gilt sowohl für selbst gekaufte als auch für gemietete oder geleaste Geräte. Dazu gehören zum Beispiel elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, Tablet- oder App-Kassensysteme, Waagen mit Kassenfunktion, Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse, Hotel- und Arztsoftware mit Kassenfunktion sowie EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. Diese Systeme müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, um vor Manipulationen geschützt zu sein.

Wann müssen Systeme gemeldet werden?

Grundsätzlich gilt eine Meldefrist von einem Monat nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems. Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen bis 31. Juli 2025 gemeldet sein. Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Dies gilt auch für Außerbetriebnahmen, also wenn ein System verkauft oder entsorgt wird.

Wie und wo erfolgt die Meldung?

Die Meldung an das Finanzamt kann auf drei Wegen erfolgen:
  1. Direkteingabe im ELSTER-Formular (ELSTER.de) „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (Paragraf 146a Absatz 4 AO)“,
  2. Upload einer XML-Datei in „Mein ELSTER“, zum Beispiel mithilfe des elektronischen Aufzeichnungssystems oder mit der Kassensoftware erstellt,
  3. Datenfernübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).
Für die Direkteingabe im ELSTER-Formular stellt das Bundesfinanzministerium (BMF) eine Ausfüllanleitung zur Verfügung.

Was muss gemeldet werden?

Neben der Inbetriebnahme eines Kassensystems ist auch der bloße Besitz eines elektronischen Aufzeichnungssystems meldepflichtig. Das bedeutet, auch wenn ein Gerät noch keine aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle erfasst hat, muss es gemeldet werden.
Pro Betriebsstätte ist eine Mitteilung einzureichen. Bei jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu übermitteln.

Sonderfall EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

Werden EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden, spätestens bis zum 31. Dezember 2025.
Weitere Informationen
Merkblatt: Meldepflicht für Kassensysteme, Taxameter und Wegstreckenzähler
Website des Bundesministerium der Finanzen: FAQs zum „Kassengesetz”
Dieser Artikel ist erstmals erschienen im IHK-Magazin „Wirtschaftsdialoge”, Ausgabe 3/2025. Sie möchten das gesamte Heft lesen? Die „Wirtschaftsdialoge” können Sie auch online als PDF-Datei herunterladen.
Matthias Voigt
Bereich: Kommunikation und Marketing
Themen: IHK-Magazin, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit