Bald nur noch mit E-Rechnung
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran, und weltweit passen Gesetzgeber ihre Vorschriften entsprechend an. Insbesondere im Bereich der Rechnungsstellung ergeben sich grundlegende Änderungen. So sind ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.
Text: Matthias Voigt
Die Europäische Kommission plant, ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer einzuführen, das aus den Daten der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) gespeist werden soll. In Vorbereitung auf das geplante Meldesystem wurde nun im ersten Schritt die E-Rechnung beschlossen. Im nächsten Schritt sollen das nationale sowie das EU-weite Meldesystem auf den Weg gebracht werden. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor.
Mit der Einführung gehen neue Begriffsdefinitionen einher: Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Eine E-Rechnung ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung ausdrücklich nicht!
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. Doch Vorsicht: Bei hybriden Rechnungsformaten soll künftig nur der strukturierte Teil der führende sein. Unter den Begriff der »sonstigen Rechnung« fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG etc.) übermittelt werden.
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuergesetz) E-Rechnungen (B2B) stellen.
- Übergangsregelungen zur E-Rechnung
Für Rechnungsaussteller gelten folgende Übergangsregelungen:
- Bis Ende 2026 …
dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist für diese wie bisher auch die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Was sich jedoch ändert, ist der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die E-Rechnung ein, weshalb alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen müssen. - Bis Ende 2027 …
dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden, sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 Euro erwirtschaftet. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, auch für diese ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Unternehmen mit einem höheren Vorjahresumsatz (2026) als 800.000 Euro haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischen Datenaustausches (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden – auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist. - Ab 2028 …
sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im B2B-Bereich einzuhalten. Ab diesem Zeitpunkt sollen ebenfalls die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem bzw. für die EU-seitig geplanten ViDA-Maßnahmen geschaffen sein, mit denen der Umsatzsteuerbetrug EU-weit eingedämmt werden soll.
- Bis Ende 2026 …
- Checkliste "Ready für die E-Rechnung"
Ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Umsetzung der neuen Regelungen in Ihrem Unternehmen.
- Abstimmung mit dem Anbieter der Rechnungssoftware
- Ist die Umsetzung mit der vorhandenen Software möglich?
- Wenn nicht, welche Software passt zu meinem Geschäftsmodell?
- Ist es sinnvoll, in diesem Zuge weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren?
- Abstimmung mit der Steuerkanzlei: Welcher Grad der Anpassung ist erforderlich?
- Wenn das Rechnungswesen bisher analog ist: in Abstimmung mit der Steuerkanzlei digitalisieren.
- Wenn das Rechnungswesen bisher als BelegDigitalisierer dient: Die Digitalisierung sollte erweitert, die Software angepasst werden
- Wenn das Rechnungswesen bisher als VollDigitalisierer fungiert: Die Software sollte angepasst werden
- Anforderungen an das zukünftige Umsatzsteuer-Meldesystem mitdenken (national und EU-weit)
- Empfang der E-Rechnung vorbereiten
- Die vorhandenen Schnittstellen prüfen oder zumindest eine zentrale Mailadresse einrichten, zum Beispiel »rechnungseingang@firmaxyz.de«.
- Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand
- Ablauf des Rechnungseingangs und des Imports in das Rechnungswesen prüfen und anpassen
- Ablauf der Rechnungsprüfung / Richtigkeit der Angaben (Achtung, es handelt sich oftmals nur um einen struktu rierten, nicht lesbaren Datensatz). Zugang zu Rechnungs software ermöglichen
- Ordnungsgemäße Archivierung der Rechnungsdatei (Stichwort: GoBD)
- Die wesentlichen Schritte in der Verfahrensdokumentation dokumentieren
- Die Dokumentation ist bereits heute für jedes digitale Verfahren im Rechnungswesen erforderlich. Inhalt, Aufbau und Ergebnisse der digitalen Prozesse sollen vollständig und schlüssig ersichtlich sein.
- Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
- Die neuen Prozesse rund um die E-Rechnung sind in der Verfahrensdokumentation zu ergänzen.
- IT-Sicherheit
- E-Rechnungsdaten sollten beim Empfang geprüft werden (Schadsoftware), zum Beispiel direkt im Mailpostfach.
- Mitarbeiter für neue Prozesse und Softwareanwendungen schulen
- Abstimmung mit dem Anbieter der Rechnungssoftware
Generell gilt: Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr muss ohne vorherige Zustimmung bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen ermöglicht werden. Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Ausnahmen von der Regel: Anders als bisher ist die Ausstellung der E-Rechnung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen, wie etwa PDF-Dateien, oder in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht, zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen. Man sollte beachten, dass bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung bleibt.
Nicht in jedem Anwendungsfall ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend. So können Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) weiterhin als »sonstige Rechnungen« im oben genannten Sinne übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise.
Mehr Informationen: Hinweise zur E-Rechnung
Nicht in jedem Anwendungsfall ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend. So können Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) weiterhin als »sonstige Rechnungen« im oben genannten Sinne übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise.
Mehr Informationen: Hinweise zur E-Rechnung
Dieser Artikel ist erstmals erschienen im IHK-Magazin “Wirtschaftsdialoge”, Ausgabe 4/2024. Sie möchten das gesamte Heft lesen? Die “Wirtschaftsdialoge” können Sie seit Oktober 2023 auch online als PDF-Datei herunterladen.
Kontakt
Matthias Voigt
Bereich:
Kommunikation und Marketing
Themen: IHK-Magazin, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit