Digitale Kassenführung

Als Reaktion auf die rasanten Veränderungen im modernen Rechnungswesen verabschiedete der Gesetzgeber 2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“. Dieses regelt im Wesentlichen die Anforderungen, wonach Unterlagen, die mit elektronischen Kassensystemen erstellt wurden, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist

gemacht werden müssen.

Anders als bei der klassischen Registrierkasse oder der sogenannten offenen Ladenkasse müssen Geschäftsvorfälle bei der Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme einzeln, vollständig und geordnet dokumentiert werden, man spricht in diesem Zusammenhang von der Einzelaufzeichnungspflicht. Hieraus entwickelte sich in der Folge die seit dem 1. Januar 2020 geltende Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons für jeden Kassiervorgang.

Nach jeder Eingabe gilt es, die erzeugten Daten der einzelnen Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß abzuspeichern. In der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) fordert der Gesetzgeber von den Unternehmen explizit, die Daten vollständig, unveränderbar und manipulationssicher auf einem nichtflüchtigen Speichermedium abzuspeichern – im Zuge der Kassen-Nachschau oder Außenprüfung kann die Finanzverwaltung dann mittels der standardisierten Schnittstelle auf diese Daten zugreifen.

Der Gesetzgeber befürchtet im Zusammenhang mit Bargeschäften grundsätzlich ein erhöhtes Risiko der Steuerhinterziehung bzw. –verkürzung, weshalb zum Schutz vor Manipulation von elektronischen Kassensystemen diese seit dem Jahr 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aus- bzw. nachgerüstet sein müssen. Das Sicherheitsmodul der TSE (Hardware- oder Cloudlösung) protokolliert die Kasseneinnahmen von Beginn an und unterbindet jegliche Veränderung. Das zugehörige Speichermedium speichert wiederum die Einzelaufzeichnungen über die Aufbewahrungsfrist hinaus. Die dritte Komponente der TSE, die einheitliche digitale Schnittstelle, ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung, insbesondere für Prüfzwecke.

Bereits seit dem 1. Januar 2018 wird der Finanzverwaltung die Durchführung einer unangemeldeten Kassen-Nachschau gestattet. Mit diesem Prüfinstrument wurde die Möglichkeit eröffnet, Kasseneinnahmen und -ausgaben ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer steuerlichen Außenprüfung auf deren Ordnungsmäßigkeit prüfen. Im Zuge der Kassen-Nachschau sind die Unternehmen verpflichtet, auf Verlangen des Prüfers Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen bezüglich der Kassenführung vorzulegen – beim Einsatz digitaler Kassensystem in digitaler Form, beispielsweise mittels Auslesen oder Datenexport.

Eine weitere Neuerung ist die erforderliche Verfahrensdokumentation. Die handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten verlangen über die bis hierhin beschriebene Anforderungen hinaus, dass die Buchführung und Aufzeichnungen so beschaffen sein müssen, dass sie einem sachverständigen Dritten einen tiefgreifenden Einblick vermitteln können. Dieses stellt bei der Nutzung komplexer elektronischer Aufzeichnungssysteme teilweise eine Herausforderung dar, da oftmals die Prozesse und Abläufe der unterschiedlichen Geschäftsvorfälle nicht auf Anhieb für Außenstehende bzw. Prüfende ersichtlich sind.

Die Finanzverwaltung hat mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einen Rahmen für den Einsatz der IT bei der Buchführung und den sonstigen Aufzeichnungen vorgegeben. Neben der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Verfahren beschreibt die GoBD die erforderlichen Punkte für die Dokumentation der digitalen Systeme und Prozessen im Betrieb.

Die neue Kassenmeldepflicht gemäß der Abgabenordnung besagt, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassen-/Aufzeichnungssystem einsetzen, dieses bei der eigenen Finanzbehörde melden müssen. Das heißt, sobald das elektronische Aufzeichnungssystem inklusive TSE in Betrieb ist, hat seit dem 1. Januar 2020 eine Mitteilung an das Finanzamt zu erfolgen, innerhalb der Meldefrist von einem Monat nach Anschaffung. Aus Sicht des Gesetzgebers hätte die Meldung mittels eines amtlich vorgeschriebenen Vordrucks erfolgen sollen, jedoch steht dieser aktuell nicht zur Verfügung, weshalb momentan von der Meldung abzusehen ist.

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