Handels- und steuerrechtliche Vorschriften
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen
Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs, acht und zehn Jahren.
Im Bereich des Steuerrechts sind die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) und im Bereich des Handelsrechts im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Es gibt aber auch Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten, so insbesondere zum Beispiel aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Produkthaftungsgesetz.
Die Aufbewahrungspflicht ist Bestanteil der steuerlichen und handelsrechtlichen Pflichten, Bücher und Aufzeichnungen zu führen. Folglich muss jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet ist, diese Unterlagen über einen festgelegten Zeitraum aufbewahren.
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde im Zuge der Bürokratieentlastung von zehn auf acht Jahre verkürzt. Bei den Buchungsbelegen handelt es sich häufig um Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (Paragraf 14).
Die Frist für die Aufbewahrung beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Für Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages.
Verzeichnis zu den Aufbewahrungsfristen
Folgende Auflistung enthält alle wesentlichen Schriftgüter in alphabetischer Reihenfolge.
| Schriftgut | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
|---|---|
| Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
8
|
| Abschreibungsberechnungen | 10 |
| Abtretungserklärungen nach Erledigung |
6
|
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 |
| Akkreditive |
10
|
| Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 8 |
| Angebote mit Auftragsfolge |
6
|
| Anlagenvermögensbücher und -karteien |
10
|
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung |
10
|
| Ausfuhrunterlagen |
6
|
| Ausgangsrechnungen | 8 |
| Außendienstabrechnungen (soweit Buchungsbelege) |
8
|
| Bankbelege |
8
|
| Bankbürgschaften |
6
|
| Belege (soweit Buchungsgrundlage) | 8 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 |
| Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen | 10 |
| Betriebskostenrechnungen (soweit Buchungsbelege) |
8
|
| Betriebsprüfungsberichte |
6
|
| Bewertungsunterlagen |
10
|
| Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
8
|
| Bilanzen (Jahresabschlüsse) |
10
|
| Bilanzunterlagen |
10
|
| Buchungsanweisungen | 8 |
| Buchungsbelege | 8 |
| Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
6
|
| Datenträger mit Buchungsbelegen | 8 |
| Datenträger mit Jahresabschlussbestandteilen | 10 |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) |
10
|
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) |
8
|
| Dokumentation der EDV-Programme und Systeme | 10 |
| Doppel von Rechnungen (über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen) | 8 |
| Einfuhrunterlagen |
6
|
| Eingangsrechnungen |
8
|
| Einheitswertunterlagen |
10
|
| Einnahmenüberschussrechnung | 10 |
| Eröffnungsbilanzen | 10 |
| Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) |
6
|
| Exportunterlagen |
6
|
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
8
|
| Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung | 8 |
| Finanzberichte | 6 |
| Frachtbriefe |
6
|
| Gehaltslisten (Buchungsbeleg) |
8
|
| Geschäftsberichte |
10
|
| Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) |
6
|
| Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsbeleg) |
6
|
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahreserfolgsrechnung) |
10
|
| Grundbuchauszüge |
10
|
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) |
10
|
| Gutschriften |
8
|
| Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) |
6
|
| Handelsbücher |
10
|
| Handelsregisterauszüge | 6 |
| Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) |
10
|
| Inventar | 10 |
| Investitionszulage (Unterlagen) |
6
|
| Jahresabschlüsse und Erläuterungen |
10
|
| Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent |
10
|
| Kalkulationsunterlagen (außer für Herstellkosten) |
6
|
| Kassenberichte |
8
|
| Kassenbücher und -blätter |
8
|
| Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) |
6
|
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen |
8
|
| Kontenregister |
8
|
| Kontoauszüge | 8 |
| Konzernabschlüsse, Konzernlagebericht | 10 |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
8
|
| Lageberichte | 10 |
| Lagerbuchführungen |
8
|
| Lieferscheine (soweit Buchungsgelege) |
8
|
| Lohnbelege (soweit Buchungsgelege) |
8
|
| Lohnlisten |
8
|
| Mahnungen und Mahnbescheide |
6
|
| Miet- und Pachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 8 |
| Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) |
8
|
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung |
10
|
| Preislisten |
6
|
| Programmbeschreibung der EDV-Buchführung | 10 |
| Prüfungsbericht zur Jahresabschlussprüfung | 10 |
| Quittungen (soweit Buchungsbelege) | 8 |
| Rechnungen |
8
|
| Reisekostenabrechnungen |
8
|
| Registrierkassenstreifen |
6
|
| Sachkonten |
10
|
| Saldenbilanzen |
10
|
| Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
8
|
| Schecks |
8
|
| Schriftwechsel (allgemein) |
6
|
| Spendenbescheinigungen |
8
|
| Steuerunterlagen und Steuererklärungen | 10 |
| Überstundenlisten |
6
|
| Überweisungsbelege | 8 |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) |
10
|
| Verkaufsbücher |
10
|
| Vermögensverzeichnis |
10
|
| Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
8
|
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) |
6
|
| Verträge (soweit Buchungsbeleg) |
8
|
| Warenbestandsaufnahmen (Inventur) | 10 |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher (soweit Buchungsbelege) |
8
|
| Wechsel (soweit Buchungsbelege) |
8
|
| Zollbelege | 6 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) |
10
|
Hinweis: Die Informationen und Auskünfte der IHK Darmstadt sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall, beispielsweise durch einen Rechtsanwalt, Steuer- oder Unternehmensberater, nicht ersetzen.