Vorbereitung auf das fallbezogene Fachgespräch im Ausbildungsberuf "Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement"

Für den Prüfungsbereich "Fachaufgabe in der Wahlqualifikation" bestehen folgende Vorgaben: Der Prüfling soll nachweisen, dass er in der Lage ist,
  • berufstypische Aufgabenstellungen zu erfassen, Probleme und Vorgehensweisen zu erörtern sowie Lösungswege zu entwickeln, zu begründen und zu reflektieren,
  • kunden- und serviceorientiert zu handeln,
  • betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge zu planen, durchzuführen und auszuwerten sowie
  • Kommunikations- und Kooperationsbedingungen zu berücksichtigen.
Es stehen dem Prüfling zwei Zugangswege zur Verfügung
  1. Klassische Variante: Grundlage für das Fachgespräch ist eine von zwei praxisbezogenen Fachaufgaben aus einer der festgelegten Wahlqualifikationen, die dem Prüfling vom Prüfungsausschuss zur Wahl gestellt werden, sofern mit der Anmeldung zur Abschlussprüfung Teil 2 die "klassische" Variante gewählt wurde. Es sind keine Unterlagen vorab einzureichen.
  2. Report-Variante: Grundlage für das Fachgespräch ist einer der beiden eingereichten Reporte über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe. Der Ausbildende (Betrieb) hat zu bestätigen, dass die Fachaufgaben vom Prüfling eigenständig im Betrieb durchgeführt wurden. Der Prüfling wird am Tag der mündlichen Prüfung über den vom Prüfungsausschuss ausgewählten Report informiert. Werden keine Reporte eingereicht, wird dieser Prüfungsbereich mit "ungenügend" bewertet.
Formale Hinweise für die Erstellung der Reporte
  • maximal 3 Seiten Umfang, DIN A4
  • Schriftgröße 11, Schriftart Arial
  • 1,5-zeilig verfasst
  • einseitig beschrieben
  • linker und rechter Rand 2,5 cm
  • fortlaufende Seitennummerierung
  • auf jeder Seite stehen Name und Prüflingsnummer
  • sie werden in der Ich-Form und in deutscher Sprache verfasst
Gliederung für die Erstellung der Reporte
  • Darstellung der betrieblichen Fachaufgabe
  • Planungsphase/Vorbereitungsphase
    Planung der Ressourcen, Termine, Kosten und des Ablaufs
  • Durchführungsphase
    Durchführung der Prozessschritte
    Maßnahmen zur Qualitätssicherung
    Kommunikations- und Kooperationsbedingungen
    Abweichungen vom Plan und mögliche Anpassungsmaßnahmen
  • Auswertung
    Soll-Ist-Vergleich der Ergebnisse und der Zielerreichung
    wirtschaftliche, ökologische und rechtliche Aspekte und Zusammenhänge kunden- und serviceorientierte Aspekte
    Beurteilung des Ergebnisses und Reflektion der eigenen Vorgehensweise
    Folgerungen für künftige Aufträge
Die Reporte sind spätestens am Tag der schriftlichen Abschlussprüfung von Teil 2 einzureichen. Werden die Reporte bis zum Tag der schriftlichen Prüfung nicht abgegeben, gilt die Prüfung als nicht bestanden.
Die Reporte sind in 4- facher Ausfertigung, geheftet (mit Heftklammern) ohne Ordner oder Schnellhefter und mit einem Deckblatt versehen, einzureichen.
"Report-Variante" (Durchführung betrieblicher Fachaufgaben)
Wird diese Variante gewählt, erstellt der Prüfling für jede der beiden festgelegten Wahlqualifikationen einen höchstens dreiseitigen Report über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe. Der Ausbildende (Betrieb) hat zu bestätigen, dass die Fachaufgaben vom Prüfling eigenständig im Betrieb durchgeführt wurden.
Hinweise zur betrieblichen Fachaufgabe (Report- Variante)
Neben den empfohlenen Anforderungen für den Report können für die betriebliche Fachaufgabe folgende Anforderungskriterien als Orientierungsmaßstab zu Grunde gelegt werden:
1. Berufs- und Betriebsbezug
Die betriebliche Fachaufgabe hat Bezug zu den Ausbildungsinhalten des Berufsbilds "Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement". Sie deckt mehrere Lernziele der gewählten Qualifikationseinheit gemäß Ausbildungsrahmenplan ab. Die Bearbeitung der betrieblichen Fachaufgabe erfordert einen Lösungsprozess. Mindestens ein Teil eines realen Geschäftsprozesses wird dabei abgebildet.
2. Abbildung einer vollständigen beruflichen Handlung
Die betriebliche Fachaufgabe umfasst eine Planungs-, Vorbereitungs-, Durchführungs- sowie Auswertungsphase. Der Auszubildende kann durch die Bearbeitung der betrieblichen Fachaufgabe seine berufliche Handlungsfähigkeit unter Beweis stellen.
3. Bearbeitung der Fachaufgabe
Die betriebliche Fachaufgabe ist keine Routineaufgabe für den Auszubildenden, sondern hat herausfordernden Charakter. Bei ihrer Bearbeitung können Probleme und Konflikte bzw. veränderte Bedingungen auftreten, die eine flexible Reaktion des Auszubildenden erforderlich machen. Zur Bearbeitung der Fachaufgabe ist die Recherche von Informationen (z. B. über interne/externe Informationsquellen, Programme, Unterlagen etc.) erforderlich. Die Umsetzung des Lösungsprozesses erfordert die Berücksichtigung bzw. Abstimmung mit verschiedenen Schnittstellen (z. B. vor- und nachgelagerte betriebliche Abläufe/ Bereiche, Vertriebspartner, Kollegen, Vorgesetzte, Experten etc.).
4. Gestaltungsspielraum
Die betriebliche Fachaufgabe bietet in Abstimmung mit Verantwortungsträgern oder Prozessverantwortlichen organisatorische Freiheitsgrade oder Verantwortungs- und Entscheidungsspielräume für den Auszubildenden (z. B. hinsichtlich Vorgehen, Einbindung von Vertriebspartnern, Terminen, Budget etc.). Es gibt alternative Lösungswege und Vorgehensweisen, die der Auszubildende zur Bearbeitung der betrieblichen Fachaufgabe wählen bzw. selbständig (in Absprache mit Ausbildungspersonal) entwickeln kann.
5. Auswertbarkeit
Die Ergebnisse der betrieblichen Fachaufgabe ermöglichen eine Bewertung, z. B. hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit oder des Kundennutzens, die der Auszubildende selbständig vornehmen kann. Der Auszubildende hat die Möglichkeit zu reflektieren, in wie weit die Ziele der Aufgabe erreicht wurden und kann ggf. Verbesserungsvorschläge ableiten. Die Reflektion einer durchgeführten betrieblichen Fachaufgabe muss nicht zwingend in der Feststellung eines erfolgreichen Ergebnisses münden: Auch die schlüssige Auseinandersetzung mit einem unerwarteten oder unerwünschten Ergebnis kann ein wirklichkeitsnahes Fazit sein.
6. Anlage
Deckblatt für die Reporte