FAQs zum Online-Portal
- Wie erhalten Auszubildende und Prüfungsteilnehmer die Zugangsdaten?
Auszubildende erhalten die Zugangsdaten mit der Eintragung ihrer Daten bei der IHK Berlin. Dabei werden die Zugangsdaten an die hinterlegte E-Mail-Adresse versandt oder postalisch zugestellt.Sollten Ihnen die Zugangsdaten nicht mehr vorliegen oder die Azubinummer unbekannt sein, schreiben Sie uns gern an ausbildungsportal@berlin.ihk.de unter Angabe Ihrer persönlichen Daten.
- Wie erhalten Auszubildende ein neues Passwort?
Auszubildende können über die Schaltfläche „Passwort vergessen" neue Zugangsdaten hinterlegen. Nach Eingabe der Azubinummer (Identnummer) erhalten die Auszubildenden per E-Mail einen Link, mit dem ein neues Passwort erstellt werden kann.
Sobald ein neues Passwort hinterlegt wurde oder ein Login mit dem aktuellen Passwort erfolgte, ist der zugesandte Link ungültig. - Wie erhalten Unternehmen ein neues Passwort?
Unternehmen können über die Schaltfläche „Passwort vergessen" neue Zugangsdaten hinterlegen. Nach Eingabe des Benutzernamens oder der E-Mail-Adresse erhalten die Unternehmen per E-Mail einen Link, mit dem ein neues Passwort erstellt werden kann.
Sobald ein neues Passwort hinterlegt wurde oder ein Login mit dem aktuellen Passwort erfolgte, ist der zugesandte Link ungültig. - Wie lade ich mein Berichtsheft bei der Prüfungsanmeldung hoch?
Bei der Vorlage des Berichtsheftes im Rahmen der Prüfungsanmeldung online gibt es nur zwei mögliche Verfahren:
- Du scannst dein schriftlich geführtes Berichtsheft mit Hilfe eines Scanners, einer Scan-App oder im Copy-Shop und lädst dieses als PDF-Datei bei der Prüfungsanmeldung hoch oder
- Du führst dein Berichtsheft bereits über das Online-Portal der IHK Berlin, so dass uns dieses bereits vorliegt.
Eine Vorlage des schriftlich geführten Ausbildungsnachweises in Papierform oder eine Zusendung per E-Mail ist nicht möglich. Das Berichtsheft ist zwingend mit der Prüfungsanmeldung hochzuladen.Schaue dir gern unsere Anleitung für Ausbildungsbetriebe oder unsere Anleitung für Auszubildenden dazu an. - Wo können Prüfungsdaten eingesehen werden?
Über den Menüpunkt „Prüfungstermine" können Unternehmen und Auszubildende folgende Informationen einsehen:
- Prüfberuf
- Prüfungsart
- Prüfungsstand
- Prüfungstermine
- Prüfungseinplanung
- Ergebnisse
- Ergebnisdatum
- Wie erhalten Betriebe, Ausbilder und Ausbildungsbetreuer die Zugangsdaten?
Ausbildungsbetriebe werden mit Erteilung der Ausbildungsberechtigung von dem/der Ausbildungsberater/in für das Portal freigeschaltet. Die Zugangsdaten werden per Mail verschickt. Sprechen Sie gern beim Erstbesuch unsere Berater/innen darauf an.Die Zugangsdaten für Ausbilder/innen werden durch die Unternehmen über das Portal selbstständig erstellt.Ausbildungsbetreuer erhalten eine PIN sobald sie zur Genehmigung eines Ausbildungsnachweises aufgefordert werden. Diese PIN wird an die vom Azubi eingetragene Mailadresse des Ausbildungsbeauftragten verschickt und ist für alle künftigen Genehmigungen gültig.Betriebe und Ausbilder/innen, die bereits vor der Bereitstellung des Portals tätig waren, können gern Kontakt mit den Ausbildungsberatern aufnehmen, um sich für das freischalten zu lassen.
- Wo meldet man sich an?
Ausbildungsbetriebe
https://www.ihk-berlin.de/AusbildungsbetriebeAuszubildende
https://www.ihk-berlin.de/auszubildendeAusbilder
https://www.ihk-berlin.de/ausbilderAusbildungsbeauftragte (PIN-Zugang)
https://www.ihk-berlin.de/ausbildungsbauftragteProjektbetreuer (PIN-Zugang)
https://www.ihk-berlin.de/projektbetreuer - Wie navigiert man in den Portalen?
Die Navigation erfolgt über die Schaltflächen im Portal, da ein sicheres Hypertext-Übertragungsprotokoll (https) verwendet wird. Die Browsernavigation, also die Benutzung der Vorwärts- und Rückwärtspfeile, führt in den meisten Fällen zum Abmelden am Portal.
- Warum lädt das Portal nicht gleich die Daten, nachdem man eine Auswahl getroffen hat?
Bei der Programmierung der Portale wurde auf die Verwendung von JavaScript verzichtet. Zum einen, da die IHK Berlin den Anforderungen des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unterliegt, zum anderen weil viele Firmen aus Datensicherheitsgründen JavaScript auf ihren Firmengeräten blocken. Wir hätten somit eine große Anzahl von Nutzern ausgeschlossen. Daher fehlt manchmal der Komfort einer JavaScript-basierten Anwendung. So muss an einigen Stellen der Aktualisieren-Button angeklickt werden, um Änderungen oder eine vorher getätigte Auswahl sichtbar zu machen.
- Wie können Unternehmen eine Vertretung für den Account hinterlegen?
Unternehmen, die eine Vertretung durch ein anderes Unternehmen für den eigenen Account hinterlegen möchten (z. B. Filialen-Hauptsitz), setzen sich bitte mit dem zuständigen Ausbildungsberater in Verbindung. Dieser hinterlegt die Vertretungsberechtigungen im System der IHK Berlin.Gleichzeitig können auch Personen Vertretungsberechtigungen erhalten. Diese können vom Ausbildungsbetrieb eigenständig im Profil vergeben werden.
- Wie kann ein Vertreter auf den Account des Unternehmens zugreifen?
Vertreter, mit einem rein für die Vertretung angelegten Zugang, loggen sich im Portal über den Menüpunkt "Ausbildungsbetriebe" ein. Bei mehreren Vertretungen (z. B. Filialen) kann in allen Ansichten per Dropdown ausgewählt werden, für welches Unternehmen gerade z. B. Ausbildungsverträge erfasst werden sollen.Vertreter, die bereits einen Personenaccount haben (z. B. in den Rollen Ausbilder, Prüfer, Prüfungsteilnehmer) loggen sich bitte über den gewohnten Weg (Prüferportal, Ausbilderportal...) ein und wechseln dann über das Profil und den Menüpunkt "Berechtigungen" in das Account des Ausbildungsbetriebes.
- Wo findet man die Eintragungsbestätigung?
Unternehmen und Auszubildende finden die Eintragungsbestätigung unter dem Menüpunkt „Dokumente". Mit der Anmeldung im Portal erhalten die Nutzer den Hinweis, dass neue oder noch nicht gelesene Dokumente vorliegen.Die Eintragungsbestätigung kann gedruckt und gespeichert werden. Wurde eine Eintragungsbestätigung geöffnet, so wird dies mit Datum und Uhrzeit dokumentiert.
- Ab wann dürfen Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis führen?
Alle Auszubildenden können den Ausbildungsnachweis elektronisch führen, sofern es mit ihrem Ausbildungsbetrieb im Ausbildungsvertrag vereinbart wurde. Elektronisch bedeutet PC-gestützt und kann über ein digitales Formular (z. B. Word, PDF) oder eine webbasierte Plattform (z. B. Blok, Azubiweb etc.) geführt werden.Die Genehmigung kann per PDF-Upload über das Portal der IHK Berlin vorgenommen werden. Dabei können die Ausbildungsnachweise maximal für einen Zeitraum von sieben Tagen hinterlegt werden. Lediglich beim ersten Eintrag kann ein längerer Zeitraum angegeben werden (z. B. 1. September 2016 bis 31. Januar 2018).Sobald ein Berichtsheft hochgeladen wurde, erhält der vom Azubi benannte Ausbilder/Ausbildungsbeauftrage eine Mail mit der Bitte um Genehmigung des Berichtsheft-Abschnittes. Nun kann das Berichtsheft kontrolliert, genehmigt oder ggf. mit Kommentaren abgelehnt werden.
- Wo hinterlegen Unternehmen, ob Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis nutzen dürfen?
Die Form der Führung des Ausbildungsnachweises muss der IHK Berlin mit Vertragsabschluss mitgeteilt werden. Sollte sich die Führung während der Ausbildungszeit ändern, muss dies ebenfalls mitgeteilt werden.Grundsätzlich können Unternehmen in ihrem Account einstellen, für welche Berufe das Online-Berichtsheft genutzt werden darf. Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob eine Erinnerungsmail verschickt werden soll, sobald der Auszubildende vergisst, das Berichtsheft zu führen. Diese Mail erhält der Auszubildende ebenfalls.
- Wie wird der Ausbildungsnachweis genehmigt?
Ausbildungsnachweise müssen durch den Ausbilder/Ausbildungsbetreuer genehmigt werden. Die durch den Auszubildenden angegebene Person erhält an die hinterlegte E-Mai-Adresse die Information, dass ein Ausbildungsnachweis zur Genehmigung vorliegt.Ist der Ausbildungsnachweis genehmigt/abgelehnt worden, wird der Auszubildende per E-Mail darüber informiert. Bei abgelehnten Ausbildungsnachweisen ist die Bemerkung des Ausbildungsbetreuers ein Pflichtfeld.Bereits versendete Ausbildungsnachweise können durch den Auszubildenden nicht mehr geändert werden. Erst nach Ablehnung des Ausbildungsbetreuers können Ausbildungsnachweise wieder bearbeitet werden.
- Wie können Auszubildende zur Prüfung angemeldet werden?
Ausbildungsbetriebe werden per E-Mail über den Start des Anmeldezeitraums informiert. Unter dem Reiter „Prüfungen“ können Ausbildungsbetriebe ihre Auszubildenden zur Prüfung anmelden. Nach erfolgter Prüfungsanmeldung durch den Ausbildungsbetrieb erhalten Auszubildende eine E-Mail mit der Aufforderung diese Anmeldung abzuschließen. Bei Prüfungsteilnehmern eines Berufsausbildungsverhältnisses muss dabei zwingend das Berichtsheft digital vorgelegt werden.
- Haben Sie noch weitere Fragen oder Anregungen?
Dann schreiben Sie uns unter ausbildungsportal@berlin.ihk.de. Wir freuen uns auf Ihr konstruktives Feedback.