Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen größtenteils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.
Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Nach den Vorschriften des Steuerrechts (Abgabenordnung) sind darüber hinaus alle diejenigen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet, die nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig sind. Mit „anderen Gesetzen“ ist nicht nur das HGB gemeint, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben.
Die Aufbewahrungsfristen beginnen am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht worden sind oder das Schriftgut entstanden ist. Das bedeutet: Ein Geschäftsvorfall, den ein Unternehmen beispielsweise am 31. März abgeschlossen hat, muss ab dem 1. Januar des folgenden Jahres zehn oder sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Geschäftsunterlagen vernichtet werden.
Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Absatz 3 AO). Für Zwecke der Besteuerung weiterhin, das heißt nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist, aufzubewahren sind daher insbesondere Unterlagen
  • für eine begonnene Betriebsprüfung,
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
  • für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,  
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
  • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.