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Nr. 3440052
Rechtsinformationen

Obligatorische E-Rechnungen ab 2025

Mit dem am 22. März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz (WtcG) hat der Bundesrat den Weg frei gemacht für die stufenweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B- Bereich.
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Hintergrund

Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge.
Im Rahmen der sogenannte ViDA-Initiative der EU-Kommission ist ab 2028 (oder später) die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen (Meldesystem) geplant. Voraussetzung hierfür ist die ab 1. Januar 2025 obligatorische E-Rechnungspflicht, die nunmehr mit dem WtcG eingeführt wird.

Kernpunkte der Neuregelung

  • Die obligatorische Ausstellung von E-Rechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmen ausgetauscht werden, § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG-neu.
  • Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).
  • Anpassung der Definition der E-Rechnung in § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG-neu:
    • Als E-Rechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 19631 – entspricht.
    • Daneben können Rechnungsaussteller und – empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen (das genutzte Format muss aber die Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).
  • Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht diese Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff “sonstige Rechnung” fallen. Eine per E-Mail versandte pdf-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. 
Das BMF hat mit Verbändeschreiben vom 2. Oktober 2023 erste Hinweise veröffentlicht, ob die bereits bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die Anforderung an die neue E-Rechnung erfüllen. Auch zum weiterem Einsatz des EDI-Verfahrens äußert sich das BMF. Das vollständige Schreiben ist auf der Seite des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. (DStBV) veröffentlicht. Mit weiteren Verlautbarungen der Finanzverwaltung wird gerechnet.

Übergangsregelung

Alle Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können.

Hinweis für Rechnungsaussteller

Aufgrund des hohen Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
Für zwischen dem 1. Dezember 2025 und 31. Dezember 2026 ausgeführte Umsätze kann statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format (mit Zustimmung des Empfängers) ausgestellt werden (§ 27 Absatz 38 Satz 1 Nummer 1 UStG neuer Fassung). Diese Regelung wird bis zum 31. Dezember 2027 verlängert für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.

Hinweis für Rechnungsempfänger

Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller diese Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 also in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können. 

Ausnahmen

Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Fazit

Betroffen sind alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer unabhängig von ihrer Größe. Wegen der anvisierten Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle mit dem Thema E-Rechnung befassen. Denn es gilt, rechtzeitig E-Rechnungssysteme und Software gegebenenfalls aufzurüsten oder umzustellen.
Quelle: IHK Region Stuttgart
Stand: März 2024
Haftung:
Diese Kurzinformation soll – als Service Ihrer Kammer – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl diese Kurzinformation mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden.
Rechtsinformation

Fußball EM 2024: Wie darf ich werben?

Vom 14. Juni bis zum 14. Juli 2024 findet die Fußball- Europameisterschaft der Herren in Deutschland statt. Wie können Unternehmen die UEFA EM für ihre Werbeaktivitäten nutzen?

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Der Veranstalter der Fußball-EM: Die UEFA und ihre Schutzrechte

Die EM 2024 ist eine Veranstaltung der UEFA (Union of European Football Associations), dem Fußball Dachverband mit Sitz in Nyon in der Schweiz. Die Adresse der offiziellen Internetplattform zur Europameisterschaft lautet UEFA EURO 2024™
Die Fußballeuropameisterschaft ist nicht nur ein riesiges internationales Volksfest, sondern auch ein Markenprodukt der UEFA. Die Vermarktung der kommerziellen Rechte, das heißt Medien-, Marketing-, Lizenzierungs- und Ticketing-Rechte liegen ausschließlich in den Händen der UEFA. Sie ist Inhaberin etlicher Schutzrechte, die im Zusammenhang mit der EM verwendet werden. Neben dem
  • offiziellen Emblem des EURO 2024™
  • den Begriffen “UEFA EURO 2024 GERMANY" und “UEFA EURO 2024"
  • und dem Pokal genießt auch das offizielle
  • Maskottchen Albärt™ sowie
  • der offizielle Slogan “United by football. Vereint im Herzen Europas™" kennzeichenrechtlichen Schutz.
Was alles im Umgriff der Fußball-Europameisterschaften geschützt ist, finden Sie auf der Homepage der UEFA Euro 2024.
Folge des Schutzes der Marken ist, dass es ausschließlich den offiziellen UEFA-Partnern, UEFA EM-Sponsoren und Regionalen Unterstützern gestattet ist, mit den geschützten Begriffen und Symbolen zu werben. Unternehmen, die weder Partner noch Sponsor sind und mit den geschützten Logos und Marken werben wollen, müssen bei der UEFA hierfür eine Lizenz (“vorab schriftlich erteilte Autorisierung“) erwerben.
Achtung: Wer ohne eine solche Lizenz den Absatz seiner Produkte und Dienstleistungen mit Begriffen rund um die EM 2024 bewerben möchte, sollte vor jeder Verwendung derartiger Begriffe rechtlichen Rat ‎einholen.‎ Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Werbetätigkeit zu einer “unangemessenen wirtschaftlichen Assoziation mit der EM beziehungsweise der UEFA“ führen könnte und dass der Unternehmer als Folge davon von der FIFA auf Unterlassung, Auskunft, Beseitigung und gegebenenfalls Schadensersatz in Anspruch genommen wird. Insbesondere ‎drohen Abmahnungen, einstweilige Verfügungen und Klagen, die nicht unerhebliche Anwalts- und Gerichtskosten verursachen können. Unserer Erfahrung nach verfolgt die UEFA die Verletzung ihrer Rechte sehr genau!

Wie werde ich Sponsor oder Lizenznehmer für die offiziellen WM-Produkte?

Unternehmen können regionale Sponsoring-Pakete erwerben und/oder Verkaufsstellen für die offiziell lizenzierten Produkte werden.

Wer darf wie mit der Fußball-Europameisterschaft werben?‎

Grundsätze der Werbung mit der Fußball-EM

Eine Werbung unter Bezugnahme auf die EM (in allen Formen von Print- und digitalen Medien wie etwa gedruckte Publikationen, TV, Web, Mobil-Anwendungen, Apps und Social Media) kann zulässig sein, wenn die Werbeaussage rein beschreibend ist und nicht gegen die guten Sitten verstößt. Rein beschreibende Angaben sind solche, die zur Beschreibung der Merkmale und Eigenschaften der darunter vertriebenen und beworbenen Waren und Dienstleistungen dienen.
Es darf keine unlautere Rufausnutzung oder -beeinträchtigung, keine gezielte Behinderung und Herkunftstäuschung oder sonstige Verwechslungsgefahr bzw. Verknüpfung mit der UEFA hervorgerufen werden. Ferner darf es nicht zu einer Irreführung über eine tatsächlich nicht bestehende Partnerschaft / Sponsoreneigenschaft oder sonstige Verbindung mit der UEFA oder sonstigen Rechteinhabern kommen (keine “unangemessenen wirtschaftlichen Assoziation mit der EM bzw. der UEFA“).

Beispiele für zulässige Werbung:‎

  • ‎”Das Fußballfieber steigt, die Preise fallen: 20 Prozent auf alles während der EM“, “Für jedes geschossene Tor der deutschen Nationalelf erhalten Sie 1 Prozent Rabatt auf unser gesamtes Sortiment“, “Fan-Wurst für 3,50 Euro", "Während der EM gibt es bei dem Kauf von 3 Paar Schuhen eines umsonst“.
  • Fußballaffine generelle Werbeaussagen („Fußball in Deutschland“), dekorative Schaufenstergestaltung mit der Fahnen, Fußball-Schaufensterpuppen, Bällen, Toren (immer OHNE die offiziellen UEFA-Symbole!; also keine UEFA-Merchandisingprodukte zur Schaufenstergestaltung verwenden!)

Nicht empfehlenswert ist beispielsweise:

  • Offizielle Marken/Logos und Embleme der UEFA oder Dritter ohne entsprechende Lizenz zu verwenden (sei es in der Printwerbung, sei es in der Verwendung als Hyperlinks, Apps oder sonstige mobile Services, Desktop-Wallpaper, auf Social-Media-Plattformen und so weiter).
  • Verwendung von UEFA-Merchandisingprodukte ‎zur ‎Schaufenstergestaltung.
  • Die Übernahme des UEFA-Spielplans (urheberrechtlich geschützt!); aber die Gestaltung eines eigenen Spielplans ist zulässig.
  • Geschützte Markennamen der UEFA als Teil eines Produktnamens zu verwenden, zum Beispiel “EURO 2024-Fernseher“.
  • Einen Hinweis, der den Eindruck erweckt, man sei offizieller Sponsor, Förderer, Unterstützer oder sonstiger Partner der UEFA. Gleiches gilt, wenn der Verbraucher davon ausgehen könnte, es handle sich um offizielle UEFA-Waren bzw. spezielle Europameisterschafts-Produkte (Merchandising-Produkte).
  • Ein Hinweis, wonach die eigenen Produkte mit UEFA-Produkten vergleichbar seien.
  • Nachahmungen von Produkten der UEFA und ihrer Sponsoren, Förderer und sonstigen Partner.
Alles in allem ist die Zulässigkeit der jeweiligen Werbung eine Frage des Einzelfalls. Wir empfehlen deshalb, vor Veröffentlichung eine eingehende juristische Überprüfung der Zulässigkeit der geplanten Werbung durch einen auf das Wettbewerbsrecht und Marken-/ Kennzeichenrecht spezialisierten Rechtsanwalt.

Können eigene EM-Logos entworfen und verwendet werden?‎

Wer selbst ein EM-Logo entwerfen und verwenden will, muss darauf achten, dass es keine gedankliche Verbindung zum offiziellen Emblem oder allgemein zur EM 2024 als Veranstaltung der UEFA herstellt.

Dürfen Sammelbilder / Porträts von Fußballspielern geschäftlich / werblich verwendet werden?‎

Ohne entsprechende und nachweisbare Zustimmung der einzelnen Fußballspieler ist dies nicht zu empfehlen.

Dürfen Merchandisingprodukte mit offiziellen UEFA-Marken oder Symbolen vertrieben werden?‎

Ja, wenn es sich um lizenzierte Produkte handelt.
Mit dem Lizenzvertrag erwerben die Lizenznehmer die Rechte für die Verwendung der Kennzeichen der UEFA für die WM auf bestimmten Produkten. Es wird dabei vorab festgelegt, um welches Produkt es sich handelt und in welcher Region es vertrieben wird. Lizenznehmer dürfen aber nicht das eigene Unternehmen mit der WM in Verbindung bringen.

Wer sind die offiziellen Partner, Sponsoren und Förderer?‎

Die Lizenznehmer sind von den offiziellen UEFA -Partnern, Sponsoren und Nationalen Förderern zu unterscheiden, die das exklusive Recht haben, sich selbst und ihre Produkte oder Dienstleistungen mit der EM in Verbindung zu bringen.

Sind Sonderaktionen anlässlich der Fußball-EM zulässig?‎

Sonderpreise anlässlich der EM sind grundsätzlich zulässig. Zu beachten sind die allgemeinen wettbewerbsrechtlichen Regeln und die Markenrechte der UEFA und sonstiger Dritter (siehe oben).

Sonderfragen zur Fußball EM

Darf ein Gewinnspiel veranstaltet werden, bei dem es EM-Eintrittskarten zu gewinnen gibt?‎

Gewinnspiele mit Eintrittskarten können nur von den offiziellen Partnern der EM ausgerichtet werden. Allgemein gilt: Jede Nutzung der Eintrittskarten für werbliche Zwecke – einschließlich des Verkaufs – ist unzulässig.

Sportwetten während der EM

Sportwetten sind nach höchstrichterlicher Rechtsprechung Glücksspiele. Sportwetten dürfen daher nur mit der erforderlichen Erlaubnis der Landesregierung angeboten werden. Achtung! Wer ohne die erforderliche Erlaubnis Sportwetten und andere Glücksspiele ausrichtet, muss nicht nur mit wettbewerbsrechtlichen Unterlassungs- und Schadensersatzansprüchen rechnen, sondern macht sich auch strafbar!

Was passiert bei Verstößen? – “Ambush-Marketing“‎

Wenn Unternehmen versuchen, das offizielle Emblem, das offizielle Maskottchen oder den Pokal für ihre eigenen kommerziellen Zwecke illegal zu nutzen, wird dies als “Ambush Marketing" (“Trittbrett-Fahrer“) bezeichnet. Hier drohen dem betroffenen Unternehmen Unterlassungs-, Beseitigung-, Auskunfts- und Schadensersatz-Ansprüche seitens der UEFA. Das kann schnell Kosten in fünfstelliger Höhe verursachen. Unter Umständen können auch die mit dem unlauteren Verhalten erzielten Gewinne “abgeschöpft“ werden. Instrumente für die Durchsetzung der Ansprüche sind die Abmahnung oder das gerichtliche einstweilige Verfügungs- und/oder Hauptsacheverfahren.
Die UEFA informiert auf ihrer Homepage über den Schutz ihrer Marken und die Durchsetzung ihrer Ansprüche.
Diese Informationen wurden uns freundlicherweise von der IHK München und Oberbayern zur Verfügung gestellt.
Haftung
Diese Kurzinformation soll – als Service Ihrer Kammer – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl diese Kurzinformation mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden.
NRW-Studie zu Risiken und Abhängigkeiten

Das Lieferkettengesetz

Zum 1. Januar 2023 ist in Deutschland das neue Lieferkettengesetz (LkSG) in Kraft getreten. Es soll gemäß den UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte vermeiden, dass während den verschiedenen Stationen der Lieferketten der wirtschaftlichen Produktion Menschenrechtsverletzungen stattfinden. Zu diesem Zweck werden in Deutschland tätige Unternehmen einer bestimmten Größe zur Einhaltung einer gewissen Sorgfalt verpflichtet.
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Faktenpapier zum Lieferkettengesetz

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat ein Faktenpapier veröffentlicht, das über die “Auswirkungen auf Unternehmen in Partnerländern und staatliche Unterstützungsangebote" im Rahmen des Lieferkettensorgfaltspflichten-gesetzes informiert.
Hier finden Sie das LkSG-Faktenpapier.

1. Lieferketten unter Druck – NRW-Studie identifiziert Risiken und Abhängigkeiten der NRW-Wirtschaft

Globale Krisen und die geo- und wirtschaftspolitischen Entwicklungen erschweren das Auslandsgeschäft der nordrhein-westfälischen Wirtschaft – Tendenz steigend. Mit Blick auf die öffentliche Debatte um Deglobalisierungstendenzen und die Sorge einer Deindustrialisierung ermittelt eine aktuelle Studie erstmals die hohe Relevanz der gestiegenen internationalen Risiken und Lieferkettenprobleme für die NRW-Wirtschaft.
Neun von zehn Unternehmen, die aktuell unter Lieferengpässen leiden, gehen davon aus, dass die derzeit bestehenden Störungen in den internationalen Lieferketten auch nach 2023 anhalten werden. Dazu trägt die Energiekrise maßgeblich bei. 29 Prozent der Unternehmen führen ihre Lieferengpässe auf den Ausfall energieintensiv produzierender Zulieferer zurück, so die gemeinsame Studie von IHK NRW und ZENIT GmbH im Rahmen des NRW.Europa. 
“Die Studie zeigt: Der Handlungsdruck bei Unternehmen ist groß. Zum einen benötigen wir am Standort NRW, Deutschland und Europa günstigere Rahmenbedingungen, damit Unternehmen weiterhin gewillt sind, in Europa zu investieren. Zum anderen braucht es neue Handelsabkommen und Rohstoffpartnerschaften mit strategisch wichtigen Ländern. Ohne diese wird die Diversifizierung in den Lieferketten nicht möglich sein. Die Politik ist gefragt, schnell zu reagieren, bevor die nächste Krise die Herausforderungen verstärkt“, betont Ralf Stoffels, Präsident von IHK NRW.
Aktuelle Lieferkettenprobleme führen dazu, dass Unternehmen unterschiedliche Maßnahmen ergreifen, um Risiken und Abhängigkeiten entgegenzutreten. So planen zwei von fünf Unternehmen aufgrund des Anwachsens und Anhaltens geopolitischer Konflikte einen Umbau ihrer importseitigen Lieferkette hin zu Bezugsländern, die geografisch näher liegen oder geopolitisch verlässlicher erscheinen.
Hans Stein, Geschäftsführer der ZENIT GmbH betont: “Funktionierende und belastbare Lieferketten sind Lebensadern für kleine und mittlere Unternehmen in komplexen industriellen Zulieferstrukturen. Sie müssen Ansprüchen an Preis, Qualität und Nachhaltigkeit standhalten. Hier kann das Enterprise Europe Network mit seinen vielfältigen Unterstützungsleistungen für internationale B2B-Aktivitäten KMU helfen, sich resilient und zukunftsfähig aufzustellen.
Der Blick auf verschiedene Risikoszenarien in der Studie zeigt, dass die NRW-Wirtschaft erheblich betroffen wäre: Mehr als zwei von drei NRW-Unternehmen erwarten beispielsweise negative Auswirkungen auf ihre Geschäftstätigkeit, sollte es in einem geopolitischen Konfliktszenario zu einem Handelskrieg mit China kommen. Auch die erhobenen Handelsdaten zeigen in diese Richtung.
Jürgen Matthes, Leiter des Clusters Internationale Wirtschaftspolitik, Finanz- und Immobilienmärkte beim Institut der deutschen Wirtschaft betont: “Ein solches Szenario wäre gravierend, denn knapp 58 Prozent der kritischen NRW-Importe, also jener Produkte, die nicht ohne Weiteres durch andere Lieferanten ersetzt werden können, stammen aus China. Dagegen liegt Chinas Anteil am NRW-Gesamtimport nur bei 14 Prozent. NRW und Deutschland haben einen langen Weg vor sich bei der Suche nach Alternativmärkten, das gilt vor allem für Elektrotechnikprodukte, bei denen China den Markt in vielen Bereichen dominiert“.
Die Studie mit dem Titel: “Außenhandel zwischen Deglobalisierung und Diversifizierung: Chancen und Herausforderungen für die NRW-Wirtschaft“ untersucht das Risikoumfeld von NRW-Unternehmen im globalen Handel und legt die importseitig kritischen Abhängigkeiten offen. Im Rahmen des Projekts NRW.Europa haben die ZENIT GmbH und IHK NRW e. V. das Institut der Deutschen Wirtschaft (IW), Köln, mit der Erarbeitung dieser Studie beauftragt. Die Studie und eine Zusammenfassung finden Sie hier.

2. Geltungsbereich

Das LkSG gilt ab dem 1. Januar 2023 für Unternehmen mit mehr als 3000 Mitarbeitern in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2024 weitet sich der Geltungsbereich auf Unternehmen aus, die wenigstens 1000 Mitarbeiter in Deutschland beschäftigen. Auch kleinere Unternehmen können als Zulieferer mittelbar betroffen sein. Das LkSG gilt auch für Unternehmen, die ihren Hauptsitz nicht in Deutschland haben, jedoch die oben genannten Zahlen von Mitarbeitern in Deutschland beschäftigen.

3. Schutz der Menschenrechte

Durch das LkSG werden Menschenrechte geschützt. Die einzelnen geschützten Menschenrechte sind in § 2 I LkSG aufgelistet:
  1. Unversehrtheit von Leben und Gesundheit
  2. Freiheit von Sklaverei und Zwangsarbeit
  3. Schutz von Kindern und Freiheit von Kinderarbeit
  4. Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen
  5. Schutz vor Folter
  6. Verbot des im jeweiligen Land geltenden Arbeitsschutzes
  7. Verbot des Vorenthalten eines angemessenen Lohnes; Einhaltung der Mindestlohnregelungen
  8. Verbot der Ungleichbehandlung und Diskriminierung der Beschäftigten, wobei eine Ungleichbehandlung auch die Zahlung ungleichen Entgelts für gleichwertige Arbeit umfasst
  9. Verbot des rechtswidrigen Entzugs von Land, Wäldern und Gewässern bei dem Erwerb, der Bebauung oder anderweitigen Nutzung
  10. Umweltbezogene Pflichten zum Schutz der menschlichen Gesundheit
  11. Das Verbot der Ausfuhr gefährlicher Abfälle im Sinne des Basler Übereinkommens über die Kontrolle der grenzüberschreitenden Verbringung gefährlicher Abfälle.

4. Pflichten der Unternehmen

Das LkSG legt sogenannte “Sorgfaltspflichten“ fest zur Wahrung von Menschenrechten. Unternehmen müssen nach diesen Sorgfaltspflichten gewisse Vorkehrungen treffen und beachten, welche die Wahrscheinlichkeit von Menschenrechtsverletzungen minimieren.
Im Einzelnen müssen Unternehmen folgende Maßnahmen treffen:
  1. Eine Grundsatzerklärung zur Wahrung der Menschenrechte verabschieden
  2. Eine Risikoanalyse durchführen, in der nachteilige Auswirkungen auf Menschenrechte in der eigenen Lieferkette ermittelt werden
  3. Ein Risikomanagement zur Abwendung potentieller Menschenrechtsbeeinträchtigungen einführen, welches auch konkrete Maßnahmen beinhaltet
  4. Einen Beschwerdemechanismus einrichten
  5. Eine Dokumentation und Berichterstattung gewährleisten
Wichtig: Die genannten Maßnahmen werden nicht an ihrem Erfolg gemessen. Die Maßnahmen werden nur insofern von Unternehmen gefordert, wie sie angemessen sind, also dem jeweiligen Unternehmen zumutbar sind. Kriterien sind hier die Art der Geschäftstätigkeit, die Wahrscheinlichkeit der Risiken und die Schwere eines möglichen Schadens. Relevant ist auch, inwiefern ein konkretes Unternehmen überhaupt auf Menschenrechtsverletzungen innerhalb der Lieferkette einwirken kann.
Die Unternehmen haben die oben aufgezählten Maßnahmen nur im Rahmen des Machbaren durchzuführen: Es müssen keine Maßnahmen getroffen werden, die aus rechtlichen (etwa wegen entgegenstehendem ausländischen Recht) oder aus tatsächlichen Gründen unmöglich sind. Auch wird nicht erwartet, dass jede einzelne Menschenrechtsverletzung verhindert werden kann.
Im Falle einer Menschenrechtsverletzung in der Lieferkette muss das Unternehmen unverzüglich Maßnahmen zur Abhilfe ergreifen, die zwingend die Menschenrechtsverletzung beenden. Zudem sind Maßnahmen zur zukünftigen Vorbeugung einzuführen. Sollte eine sofortige Beendigung der Verletzung nicht möglich sein, hat das Unternehmen einen konkreten Plan zur Minimierung und Vermeidung zu erstellen.
Detaillierte Informationen zur Berichtspflicht des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes finden Sie hier.

5. Was geschieht bei Verstößen?

Das Gesetz sieht eine behördliche Überwachung mit Bußgeldern vor. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) wird als zuständige Aufsichtsbehörde benannt und mit umfassenden Kompetenzen ausgestattet. Sofern ein Unternehmen die Zusammenarbeit verweigert, kann die BAFA ein Zwangsgeld von bis zu 50.000 Euro verhängen. Verstößt ein Unternehmen vorsätzlich oder fahrlässig gegen die vorgeschriebenen Sorgfaltspflichten, so kann die BAFA ein Bußgeld verhängen, dass sich am Gesamtumsatz des Unternehmens orientieren soll (bis zur 8 Mio. Euro oder 2 Prozent des Jahresumsatzes bei Unternehmen mit mehr als 400 Mio. Euro Umsatz). Auch kann das Unternehmen bei einem schweren Verstoß für bis zu drei Jahre von öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden.
Hier finden Sie weitere Informationen zum nationalen Lieferkettengesetz:

6. Das Europäische Lieferkettengesetz

Die Europäische Kommission hat am 23. Februar 2022 den Entwurf einer Richtlinie über Nachhaltigkeitspflichten von Unternehmen (“EU Lieferkettengesetz“) verabschiedet. Dieser geht sowohl im Geltungsbereich als auch hinsichtlich der zu erfüllenden Sorgfaltspflichten deutlich über die nationalen Regelungen hinaus. So sollen bereits Unternehmen ab 500 Beschäftigten und 150 Millionen Euro Jahresumsatz in die Pflicht genommen werden, entlang der gesamten Wertschöpfungskette menschenrechts- und umweltbezogene Risiken zu identifizieren.
Die Vollversammlung der IHK Aachen hat hierzu eine Resolution verabschiedet, in der sie sich insbesondere für die Begrenzung des Anwendungsbereichs auf den direkten Zulieferer ausspricht.

7. Praxishilfen: Online-Tools

  • Kostenfreie online Tools des NAP Helpdesk unterstützen Unternehmen auf dem Weg zu einer nachhaltigen Lieferkette.
  • Der CSR Risiko-Check hilft dabei, menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken entlang der Wertschöpfungsketten zu erkennen und sich mit der lokalen Menschenrechtssituation sowie Umwelt-, Sozial- und Governancethemen in bestimmten Ländern bekannt zu machen.
  • Der KMU Kompass unterstützt insbesondere kleine und mittlere Unternehmen dabei ihre Lieferketten nachhaltig zu gestalten und verbindet dazu Informationen, Arbeitshilfen und Erklärvideos mit interaktiven Tools wie Self-Checks.
  • GS1 Germany – Aktuell erhalten Akteure von jedem Kunden unterschiedliche Fragebögen, was zu einem hohen Aufwand führt. Um den Aufwand zu reduzieren und den Austausch zu erleichtern wird ein einheitliches Set an Fragen gemeinsam mit Industrie und Handel entwickelt. Dieses wird zukünftig als offener Standard allen Unternehmen zur Verfügung stehen.
  • Chemie³ hat ein schon frühzeitig ein Pilotprojet mit mittelständischen Unternehmen zu “Nachhaltigkeit in Lieferketten“ durchgeführt und einen Leitfaden entwickelt. Dieser Leitfaden mit Stand 2019 bietet einen Überblick über die Grundlagen und eine Anleitung zum stufenweisen Auf- und Ausbau eines pragmatischen Ansatzes für ein nachhaltiges Lieferkettenmanagement. Der Leitfaden ist auf Deutsch und Englisch verfügbar.
  • Die Agentur für Wirtschaft und Entwicklung (Helpdesk Wirtschaft und Menschenrechte) bietet zudem ein kostenfreies Beratungsangebot.

8. Empfohlene Umsetzung

Unternehmen ist zu empfehlen, eine Reihe von Schritten zu unternehmen: So sollten die jeweiligen Compliance-Regelungen an das LkSG angepasst werden. Auch sollte die oben genannte Risikoanalyse jeden Teil der Zuliefererkette erfassen sowie den gesamten inneren Geschäftsbereich wie etwa Tochterfirmen. Sollten Menschenrechtsverletzungen festgestellt werden, müssen Präventivmaßnahmen getroffen werden. Dies können etwa sein: Eine Anpassung der jeweiligen Lieferverträge (auch hinsichtlich einer Compliance- oder Schulungsverpflichtung des Lieferanten), regelmäßige Überprüfung dieser Einigungen etwa durch Nachweise sowie die Vereinbarung von Kontrollrechten hinsichtlich der Menschenrechtslage mit Vertragspartnern.
Seit April 2021 steht mit der ISO 37301 (Compliance Management Systeme) eine international zertifizierbare ISO-Norm zur Verfügung, welche von einem Lieferanten zur praktischen Umsetzung dieser Schritte eingefordert werden kann.
Unternehmen sollten auch beachten, dass die ihnen vorwerfbaren Menschenrechtsverletzungen schwerwiegend (etwa Sklaverei, Folter, Kinderarbeit, Umweltzerstörung) und deshalb mit einem erheblichen Reputationsschaden in der Öffentlichkeit verbunden sein können.

Länderspezifische Umsetzungshilfen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Gemeinsames Angebot von Germany Trade & Invest (GTAI), Auswärtigen Amt (AA) und Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK)
Germany Trade & Invest, Auswärtiges Amt (AA) und Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK) bieten Unternehmen ein gemeinsames Unterstützungsangebot für die Umsetzung des LkSG zu ausgewählten Ländern, darunter China, Indien, Türkei und Bangladesch. Die länderspezifischen Umsetzungshilfen unterstützen bei der Ermittlung und Vermeidung menschenrechtlicher Risiken in der Lieferkette. Daneben werden länderspezifische Informationen zu gesetzlichen Grundlagen, Präventions- und Abhilfemaßnahmen angeboten.
Das LkSG gilt seit dem 1. Januar 2023 und verpflichtet Unternehmen, in Abhängigkeit der Mitarbeiterzahl, in ihren Lieferketten menschenrechtliche und bestimmte umweltbezogene Sorgfaltspflichten in angemessener Weise zu beachten. Das Gesetz sieht unter anderem die Durchführung jährlicher und anlassbezogener Risikoanalysen sowie die Implementierung von Präventions- und Abhilfemaßnahmen vor.
Unternehmen werden mit dem Angebot unterstützt, ihre Verpflichtung zur Ermittlung, Gewichtung und Priorisierung der Risiken umzusetzen, entsprechend der Handreichung zur Umsetzung von Risikoanalysen nach den Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes  des Bundesamtes für Ausfuhrkontrolle (BAFA). Auch Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die nicht den gesetzlichen Sorgfaltspflichten des LkSG unterliegen, können trotzdem mit den Anforderungen des Gesetzes in Berührung kommen. Dies ist dann der Fall, wenn ein KMU als Zulieferer von Waren und Dienstleistungen für ein anderes Unternehmen fungiert, das LkSG-pflichtig ist.

Aktuelles aus dem Wirtschaftsrecht Oktober 2023

In der aktuellen Ausgabe des Newsletters "InfoRecht" erhalten Sie aktuelle Nachrichten aus dem Wirtschaftsrecht.
FIU Registrierungspflicht

Geldwäscheprävention – Pflicht zur Registrierung bei der FIU bis zum 1. Januar 2024

Alle Unternehmen, die als sogenannte Verpflichtete unter den Anwendungsbereich des Geldwäschegesetzes (GwG) fallen, müssen sich bis zum 01.01.2024 im elektronischen Meldeportal "goAML Web" der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) registrieren. Diese Pflicht besteht unabhängig von der Abgabe einer Verdachtsmeldung.
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Das GwG richtet sich nicht nur an Banken oder Kapitalanlagegesellschaften, sondern auch an Unternehmen außerhalb des Finanzsektors.
In Paragraf 2 Abs. 1 Nr. 1 - 16 GwG sind die Adressaten des Gesetzes abschließend aufgezählt und werden “Verpflichtete” genannt:
  • Bestimmte Kapital- und Finanzdienstleister, zum Beispiel Finanzanlagenvermittler  (Nummern 1 - 6, 9)
  • Bestimmte Versicherungsunternehmen und Versicherungsvermittler (Nummern 7 und 8), soweit sie Lebensversicherungen, Unfallversicherungen mit Prämienrückgewähr, Kapitalisierungsprodukte oder Darlehen im Sinne von Paragraf 1 Absatz 1 Satz 2 Nummer 2 des Kreditwesengesetzes anbieten
  • Rechtsanwälte, Kammerrechtsbeistände, Patentanwälte, Notare, sowie bestimmte Rechtsbeistände (Nummern 10 und 11)
  • Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Lohnsteuerhilfevereine (Nummer 12)
  • Bestimmte Dienstleister für Gesellschaften und für Treuhandvermögen oder Treuhänder (Nummer 13)
  • Immobilienmakler (Nummer 14)
  • Bestimmte Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen (Nummer 15),
  • Güterhändler sowie Kunstvermittler und -lagerhalter, soweit die Lagerhaltung in Zollfreigebieten erfolgt (Nummer 16)
Die Registrierung erfolgt elektronisch über die Homepage der FIU im Portal „goAML WEB“. Dort  finden sich auch weitere Informationen und Publikationen zur Benutzung des Portals.
Weitere Informationen finden Sie hier:

Stand: September 2023
Haftung
Diese Kurzinformation soll – als Service Ihrer Kammer – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl diese Kurzinformation mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden.
Whistleblowing: Das Hinweisgeberschutzgesetz

Whistleblowing: Das Hinweisgeberschutzgesetz

Die “EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ (2019/1937) gibt Mindestvorgaben für den Schutz von Hinweisgebern (sogenannten Whistleblowern) vor. Es werden Anreize geschaffen, Rechtsverstöße zu melden.Öffentliche und private Organisationen sowie Behörden sind verpflichtet, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wurde am 2. Juni 2023 verkündet und tritt am 2. Juli 2023 in Kraft. Unternehmen sollten wegen der sehr kurzen Umsetzungsfristen sofort mit der Einrichtung eines internen Meldesystems beginnen.    

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Welche Verstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?

  • öffentliche Auftragsvergabe
  • Finanzdienstleistungen
  • Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
  • Produktsicherheit
  • Verkehrssicherheit
  • Umweltschutz
  • kerntechnische Sicherheit
  • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
  • Tiergesundheit und Tierschutz
  • öffentliche Gesundheit
  • Verbraucherschutz
  • Schutz der Privatsphäre
  • Datenschutz
  • Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
  • EU-Wettbewerbsvorschriften und Rechtsvorschriften nach dem GWB
  • Digital Markets Act
  • Körperschaftssteuervorschriften
  • Verstöße gegen die finanziellen Interessen der EU (Artikel 2 der EU-Richtlinie) und der Regelungen zum Schutze geografischer Herkunftsangaben für Agrarerzeugnisse und Lebensmittel 
Eine Pflicht zur vorrangigen internen Meldung im Unternehmen besteht nicht, das Unternehmen darf aber Anreize schaffen, damit sich Hinweisgeber zunächst an das Unternehmen wenden, etwa wenn es um öffentliche Aufträge, Finanzdienstleistungen, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Lebensmittel, öffentliche Gesundheit, Verbraucher- und Datenschutz geht.
Nach dem HinSchG fallen unter anderem folgende Verstöße in den sachlichen Anwendungsgereich:
  • Verstöße gegen Strafvorschriften: Dies umfasst jede Strafnorm nach deutschem Recht.
  • Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit sie dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Darunter fallen beispielsweise Vorschriften aus den Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz, Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie Betriebsräten sanktionieren.
  • Zudem alle Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende EU-Rechtsakte in einer Vielzahl verschiedener Bereiche, etwa Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zur Verkehrssicherheit, Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Fleischmittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, Regelungen des Verbraucherschutzes, Vorgaben des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik, Vergaberecht, Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften, Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts.

Wer kann Hinweisgeber sein?

Hinweisgeber sind Personen, die Informationen über Verstöße melden oder offenlegen. Der persönliche Anwendungsbereich soll weit gefasst sein und umfasst alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben, insbesondere:
  • Arbeitnehmer, auch Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist, Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer
  • Selbstständige, die Dienstleistungen erbringen, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter
  • Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien

Welche Unternehmen müssen zu welchem Zeitpunkt interne Meldekanäle einrichten?

Nach der EU -Richtlinie sind Unternehmen, die 50 und mehr Mitarbeiter beschäftigten oder im Finanzdienstleistungsbereich tätig sind sowie öffentliche Arbeitgeber verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten.
  • Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen spätestens innerhalb von drei Monaten nach Verkündung des Hinweisgeberschutzgesetzes interne Meldekanäle eingerichtet haben und betreiben. 
  • Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht der HinSchG eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 vor. Diesen Unternehmen ist nach dem HinSchG zudem erlaubt, Ressourcen zu teilen und mit anderen Unternehmen eine “gemeinsame Meldestelle“ zu betreiben.
  • Öffentliche Stellen sind bereits seit dem 18. Dezember 2021 verpflichtet, interne Meldestellen vorzuhalten, weil die EU-Whistleblower Richtlinie schon seit Ablauf der Umsetzungsfrist für die öffentliche Verwaltung unmittelbar gilt.

Was ist bei der Einrichtung und beim Betrieb interner Meldekanäle zu beachten?

Meldungen in mündlicher, schriftlicher oder persönlicher Weise ermöglichen

Die internen Meldekanäle sollten Meldungen in mündlicher, schriftlicher oder auch in persönlicher Weise ermöglichen:
  • Schriftliche Meldekanäle können sein: IT-gestütztes Hinweisgebersystem wie etwa eine Plattform im Internet oder Intranet, eine eigens für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen eingerichtete E-Mail-Adresse, Beschwerde-Briefkasten oder Meldungen über den Postweg
  • Mündliche Meldekanäle können sein: Whistleblower-Hotline, Anrufbeantwortersystem
  • Auf Wunsch des Hinweisgebers sollte es über diese Kanäle auch möglich sein, innerhalb eines angemessenen Zeitraums Hinweise in einem persönlichen Treffen zu besprechen
Für die Abgabe von Meldungen können die Unternehmen mehrere Kanäle zur Verfügung stellen.

Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie Dritter schützen

Bei allen Meldewegen muss die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie Dritter geschützt sein:
  • Die internen Meldekanäle müssen so konzipiert sein, dass die Vertraulichkeit der Integrität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeitern der Zugriff darauf verwehrt wird.
  • Vertraulichkeit bedeutet, dass die Integrität des Hinweisgebers ohne dessen ausdrückliche Zustimmung grundsätzlich keinen anderen Personen als gegenüber den befugten Mitarbeitern, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zu Meldungen zuständig sind, offengelegt werden darf.
  • Anreiz zur bevorzugten Nutzung des internen Meldekanals: Hinweisgebende Personen sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.
  • der Hinweisgeberschutz unfasst nur Hinweise auf Verstöße aus dem beruflichen Umfeld

Zuständigkeit innerhalb des Unternehmens bestimmen

Bestimmung der Zuständigkeit innerhalb des Unternehmens mit einer sehr eingeschränkten Zugriffsrechte-Zuweisung:
  • Innerhalb des Unternehmens müssen “Meldestellen-Beauftragte“ bestimmt werden (eine/mehrere Person/en oder Abteilung), die die Meldungen entgegennehmen, dem Hinweisgeber innerhalb der 7-Tage-Frist den Eingang der Meldung bestätigen, die Meldung prüfen, entsprechende Folgemaßnahmen in die Wege leiten und dem Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten über ergriffene Folgemaßnahmen informieren.
  • Konkrete Vorgaben gibt es nicht. Maßgeblich ist die jeweilige Organisationsstruktur, Größe und Art der ausgeübten Unternehmenstätigkeit.
  • Diese Personen können insbesondere sein: Compliance-Leiter, Legal Councel, Datenschutzbeauftragter, Finanzdirektor, Auditverantwortlicher.
  • Diese Personen können neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Wichtig ist aber, sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenskonflikten führen und diese Personen unabhängig handeln können und die notwendige Fachkunde besitzen. Hierzu wird es in der Regel erforderlich sein, die betreffenden Personen im Hinblick auf die mit der Übernahme der Funktion verbundene Verantwortung zu schulen. 
Alternative: Auch Dritte können als interne Meldestellen beauftragt werden. Die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen kann auch auf externe Anbieter von Meldeplattformen oder auf Ombudspersonen (etwa Rechtsanwälten) ausgelagert werden, sofern diese entsprechende Garantien für die Wahrung der Unabhängigkeit und Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Geheimhaltung bieten.

Bei (internationalen) Konzernstrukturen

Im Konzern sind verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten denkbar. Zum einen eine lokale Organisation, in der jedes Konzernunternehmen ein eigenes Hinweisgeberschutzsystem unterhält. Denkbar ist auch eine regionale Organisation in der Form, dass einzelne Konzerngesellschaften für eine bestimmte Region ein Hinweisgebersystem betreiben. Auch eine zentrale Lösung kommt in Betracht in der Form, dass die Meldestelle zentral in einer Einheit (in der Regel bei der Konzernmutter) angesiedelt ist.
Der HinSchG erlaubt es, auch einen “Dritten“ mit der Aufgabe einer internen Meldestelle zu beauftragen. Es kann auch bei einer anderen Konzerngesellschaft (zum Beispiel Mutter-, Schwester-, oder Tochtergesellschaft) eine unabhängige und vertrauliche Stelle als “Dritter“ eingerichtet werden, die auch für mehrere selbstständige Unternehmen in dem Konzern tätig sein kann. Dabei ist es aber notwendig, dass die originäre Verantwortung dafür, einen festgestellten Verstoß zu beheben und weiterzuverfolgen, immer bei dem jeweiligen beauftragenden Unternehmen verbleibt.
Achtung: Es wird darauf hingewiesen, dass eine gewisse Rechtsunsicherheit besteht. Denn nach früheren Aussagen der EU-Kommission müsse jedes Unternehmen, welches mehr als 249 Mitarbeiter beschäftigt, ein eigenes Hinweisgebersystem einrichten. Ein zentrales Hinweisgebersystem im Konzern solle nach der EU-Kommission nicht ausreichen. 
Mit Blick auf etwaige Umsetzungsunterschiede in den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten sollte bei international tätigen Konzernen auch das Recht des jeweiligen Staates geprüft werden.

Ordnungsgemäße Folgemaßnahmen

Von der im Unternehmen zuständigen Person oder Abteilung müssen ordnungsgemäße Folgemaßnahmen ergriffen werden, diese können beispielsweise sein:
  • Einleitung interner Nachforschungen
  • Mögliche Maßnahmen zur Behebung des Problems
  • Verweis auf andere Kanäle oder Verfahren bei Meldungen
  • Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise oder anderer Gründe
  • Befassung einer zuständigen Behörde

Bearbeitungsfristen müssen beachtet werden

  • Innerhalb von sieben Tagen muss dem Hinweisgeber bestätigt werden, dass seine Meldung eingegangen ist.
  • Innerhalb von spätestens drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung muss der Hinweisgeber über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese informiert werden.

Dokumentation und Datenaufbewahrung

  • Alle eingehenden Meldungen müssen im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten dokumentiert werden. 
  • Wie die Meldungen dokumentiert werden müssen, hängt davon ab, über welchen Kanal die Meldung eingegangen ist.
  • Das gewählte Meldesystem sollte entsprechende Anwendungen haben, dass Meldungen und Folgemaßnahmen so dokumentiert werden, dass sie gegebenenfalls als Beweismittel verwendet werden können. 
Die Dokumentation kann länger als drei Jahre aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.Informationspflicht über Meldeverfahren
  • Unternehmen müssen Informationen über den internen Meldeprozess und über alternative externe Meldeverfahren an die jeweils zuständigen Behörden bereitstellen.
  • Diese Informationen müssen leicht verständlich und zugänglich sein, zum Beispiel über die Unternehmens-Website, im Intranet oder am Schwarzen Brett.
  • Außerdem sollen explizit Anreize für eine interne Meldung gesetzt werden, externe Meldungen aber gleichzeitig nicht erschwert werden.

Datenschutz

  • Im Hinweisgebersystem werden personenbezogene Daten verarbeitet. Bei der Einrichtung und Durchführung des internen Meldeverfahrens sind alle rechtlichen Bedingungen des Datenschutzes einzuhalten. Alle personenbezogenen Daten, sowohl die des Hinweisgebers als auch etwaiger beschuldigter Personen, müssen im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung sowie des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet werden.
  • Aufbewahrungs-/Löschfristen müssen festgelegt werden (siehe hierzu Punkt 7).
  • Die Erstellung einer Datenschutzerklärung für Hinweisgeber wird erforderlich sein.
  • Wenn externe Anbieter als interne Meldestellen beauftragt werden, wird der Abschluss einer Auftragsdatenverarbeitung erforderlich sein.
  • Der Prozess über den internen Meldekanal muss im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden.
  • In der Regel wird die Durchführung einer Datenschutz-Folgeabschätzung erforderlich sein.
  • Eine sichere Datenverarbeitung verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.
  • Der (externe) Datenschutzbeauftragte sollte daher frühzeitig eingebunden werden. Zur Klärung von Zweifelsfragen stehen auch die Datenschutzbehörden zur Verfügung.
Die Datenschutzkonferenz hat hierzu entsprechende Hinweise veröffentlicht.

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates beachten

Bei der Einrichtung des Verfahrens für interne Meldungen sind Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten.
  • Zunächst haben Betriebsräte gemäß § 80 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) einen Anspruch auf Unterrichtung vor der geplanten Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems. 
  • Bei der Frage des “Ob”, also ob ein Hinweisgebersystem überhaupt eingerichtet werden soll, hat der Betriebsrat kein Mitbestimmungsrecht. Auch bei der Frage, welche Stelle (intern oder extern) mit dem Betrieb des Hinweisgebersystems betraut wird, gibt es keine zwingende Mitbestimmung.
  • Bei der Frage des “Wie”, also im Hinblick auf die Ausgestaltung von Meldekanälen und Meldeverfahren könnten Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats ausgelöst werden. Insbesondere das Mitbestimmungsrecht aus § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG, nämlich im Falle der Einrichtung und Anwendung technischer Einrichtungen, kommt in Betracht, sofern die Identifikation des Hinweisgebers möglich ist.
  • Sofern der Arbeitgeber ein über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehendes Verfahren zur Meldung und zum Umgang mit Verstößen einführt (etwa ein Verhaltenskodex, Compliance-Richtlinien), wird in der Regel auch ein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Absatz 1 Nummer 1 BetrVG zu bejahen sein, weil Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Beschäftigten im Betrieb betroffen sind. 
  • Beteiligungsrechtes des Betriebsrats ergeben sich auch aus §§ 96 fortfolgende BetrVG hinsichtlich Schulungsmaßnahmen für die im Unternehmen zuständigen Fallbearbeiter und/oder für die Beschäftigten. 
  • Es empfiehlt sich die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats im Rahmen eines Gesprächs.

Wie werden Hinweisgeber geschützt?

Ziel der EU-Richtlinie ist der Schutz von Personen, die auf Missstände in Unternehmen und Behörden aufmerksam machen, und sicherzustellen, dass ihnen keine Benachteiligungen drohen.  Hinweisgeber genießen Haftungsprivilegien und umfangreichen Schutz.
  • Zentrales Element ist das Verbot von Repressalien. Unternehmen müssen beachten, dass sämtliche Repressalien einschließlich der Androhung und des Versuchs von Repressalien untersagt sind. Verboten sind insbesondere Suspendierung, Kündigung, Herabstufung oder Versagung von Beförderung, Nötigung, Einschüchterung, Mobbing oder Aussetzung, aber auch Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge, Rufschädigung, Entzug einer Lizenz oder Genehmigung, negative Leistungsbeurteilung
  • Um die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen gegen Repressalien gegen den Schädiger zu verbessern, enthält der HinSchG in Umsetzung der EU-Richtlinie eine Beweislastumkehr zugunsten der geschützten Person. Bisher musste der Arbeitnehmer bzw. der Hinweisgeber den Zusammenhang zwischen Meldung und Benachteiligung im Streitfall nachweisen. Künftig muss der Arbeitgeber / das Unternehmen den (abweichenden) Grund für eine vermeintliche Benachteiligung darlegen und gegebenenfalls beweisen, wenn die Benachteiligung nach der Meldung erfolgt. Vor diesem Hintergrund sollten Personalverantwortliche künftig die Gründe für arbeitsrechtliche Maßnahmen sorgfältig dokumentieren. 
  • Hinweisgeber, die sich Repressalien ausgesetzt sehen, sollen Zugang zu Rechtsbehelfen haben.
  • Bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot ist zudem der hinweisgebenden Person der daraus entstehende Schaden zu ersetzen.
Um diesen Schutz zu genießen, muss der Hinweis zutreffend sein und die Meldung muss Verstöße treffen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Ausreichend ist aber auch, wenn der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu solcher Annahme hatte.
Ein Schutz für Hinweisgeber besteht aber nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Falschmeldung handelt. In solchen Fällen ist der bösgläubige Hinweisgeber sogar zum Ersatz des dadurch entstehenden Schadens verpflichtet.

Welche Sanktionen drohen bei Nichtumsetzung?

Es droht ein Bußgeld in einer Höhe von 10.000 bis zu 50.000 Euro. Für eine Übergangszeit von 6 Monaten wird kein Bußgeld wegen der fehlenden Einrichtung von Meldekanälen verhängt.
Es gibt kein Schmerzensgeld für die hinweisgebende Person bei immateriellen Schäden.
Die Beweislastumkehr im Zusammenhang mit einer Benachteiligung der hinweisgebenden Person kommt nur dann zum Tragen, wenn sie dies selbst geltend macht.
Unternehmen ohne Hinweisgebersystem riskieren zudem, dass Hinweise an Behörden oder die Öffentlichkeit gelangen, wodurch Reputationsrisiken und Haftungsrisiken für das Unternehmen steigen. Aus diesem Grund dürfte es im eigenen Interesse liegen, Kenntnis von Missständen zu erlangen, ehe Ermittlungsbehörden oder die Medien davon erfahren.

Was sollten Unternehmen sich jetzt fragen?

  • Welche Meldekanäle will ich einrichten? Welche Personen im Unternehmen sollen die Bearbeitung eingehender Hinweise übernehmen? → Schulung, Vertraulichkeit sicherstellen
  • Beteiligung des Betriebsrats
  • Datenschutzrechtliche Anforderungen einhalten
  • Schulung der Beschäftigten, Vertrauensbildung, Anreizsetzung für potenzielle Hinweisgeber, zunächst intern zu melden
Stand: Juni 2023
Hinweis: Diese Informationen sollen Ihnen nur erste Hinweise geben und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.