Kassenführung

Kassen als Prüfungsschwerpunkt

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden vermehrt ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab, was oftmals zu Hinzuschätzungen führt. Im schlimmsten Fall kann es sogar zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Die neuen Anforderungen

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie z. B. die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen.
Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:
  • Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden.
  • Ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.
  • Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
  • 2018 wurde auch die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.
  • Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z.B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.
Offene Ladenkasse: Unternehmer, die bisher keine Registrierkasse benutzen oder kein elektronisches System verwenden, sind nicht zur Anschaffung gezwungen. Eine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse besteht weiterhin nicht.

Mit dem Steuerberater und dem Kassenhersteller abstimmen!

Es gilt nun, sich sehr genau mit den Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kassenführung“ auseinanderzusetzen. Hilfestellung können hierbei Steuerberater und die Kassenhersteller geben.

Das neue Prüfinstrument: Kassen-Nachschau

Die Finanzbehörden haben bereits seit 2018 die Möglichkeit von unangemeldeten Kassenkontrollen (sog. Kassen-Nachschau). Das ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle respektive Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.
Die Finanzverwaltung erläuterte mit dem Schreiben vom 29. Mai 2018 die Einzelheiten der Kassen-Nachschau wiefolgt:
  • Der Kassen-Nachschau unterliegen nicht nur elektronische und PC-gestützte Registrierkassen, sondern - neben Taxametern, Wegstreckenzählern, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Geldspielgeräten - auch offene Ladenkassen.
  • Die Entscheidung, ob während der Kassen-Nachschau ein Kassensturz durchgeführt wird, liegt im Ermessen des Prüfers.
  • Die Kassen-Nachschau darf während der üblichen Geschäftszeiten, aber auch außerhalb dieser Zeiten vorgenommen werden, sofern im Unternehmen noch/schon gearbeitet wird (Arbeitszeiten).
  • Der Prüfer kann inkognito die öffentlich zugänglichen Geschäftsräume betreten, die dortigen Vorgänge beobachten und Testkäufe vornehmen. Die eigentliche Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassenabläufe beginnen. Der Prüfer hat sich erst dann auszuweisen, wenn er die nicht der Öffentlichkeit zugänglichen Geschäftsräume betreten möchte oder Einsicht in das elektronische Aufzeichnungssystem verlangt.
  • Bei Abwesenheit des Steuerpflichtigen oder seines gesetzlichen Vertreters (z. B. Geschäftsführer einer GmbH, § 35 GmbHG) sind alle Mitarbeiter zur Mitwirkung verpflichtet, soweit diese hierzu tatsächlich in der Lage sind und rechtlich vom Geschäftsinhaber befugt wurden.
  • Neben der Einsichtnahme in kassenrelevante Aufzeichnungen, Bücher und sonstige Organisationsunterlagen und dem Datenzugriff kann der Prüfer Unterlagen und Belege scannen bzw. fotografieren.
  • Die Kassen-Nachschau stellt keine Außenprüfung nach § 193 AO dar. Sofern Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen bzw. -buchungen oder (ab 1. Januar 2020) der technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Dieses ist schriftlich bekannt zu geben.
  • Da die Kassen-Nachschau keine Außenprüfung darstellt, ist kein Prüfungsbericht anzufertigen. Werden jedoch auf Grundlage der Kassen-Nachschau die Besteuerungsgrundlagen geändert, ist dem Steuerpflichtigen zuvor rechtliches Gehör zu gewähren. Gegen die  Änderungen im Steuerbescheid kann Einspruch eingelegt werden.

Neu: die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (tSE)

Update 04.03.2021:
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (sog. Kassengesetz) wurde der Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Schutz der Kassenaufzeichnungen grundsätzlich ab dem 1. Januar 2020 eingeführt. Derzeit besteht allerdings in der Praxis ein Problem für die Unternehmen, die nicht auf eine hardwarebasierte Sicherung setzen, sondern sich für eine cloudbasierte TSE-Lösung entschieden haben. In den Fällen, in denen die von den Bundesländern veröffentlichten Nichtbeanstandungsregelungen zur Aufrüstung elektronischer Aufzeichnungssysteme mit einer TSE in Anspruch genommen werden, muss eine cloudbasierte TSE bis spätestens zum 31. März 2021 implementiert und die Anforderungen an den Schutz der Anwenderumgebung umgesetzt werden. Unternehmen, die diese Vorgaben nicht fristgerecht umsetzen können, sollten in Absprache mit ihrem steuerlichen Berater umgehend einen Antrag nach § 148 AO zur Verlängerung der Frist bei ihrem Finanzamt stellen. Der Betrieb einer ungeschützten Kasse wäre ansonsten nach diesem Zeitpunkt nicht rechtmäßig und es drohen empfindliche Schätzungen sowie die Einleitung eines Ordnungswidrigkeitsverfahrens. Die Praxishilfe für Unternehmen zum Antrag auf Fristverlängerung mit Erläuterungen und Musterformulierungen ist hier (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 191 KB) als Downlad verfügbar.
Mit dem „Kassengesetz“ werden Unternehmen darüber hinaus verpflichtet, ab 2020 ihre elektronischen Kassen(systeme) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) auszustatten. Hierdurch soll (technisch) verhindert werden, dass Kassendaten nachträglich und unerkannt gelöscht oder verändert werden. Die tSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (146a Abs. 1 AO Kassensicherungsverordnung vom 26.09.2017 (KassenSichV)).
Jeder Kassenzugriffist nun lückenlos, das heißt fortlaufend nummeriert, unverdichtet und manipulationssicher auf einem Speichermedium mit folgenden Daten aufzuzeichnen:
  • Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und -ende bzw. Abbruch
  • laufende Transaktionsnummer
  • Art des Vorgangs
  • Daten des Vorgangs
  • Zahlungsart
  • Prüfwert
  • Seriennummer des Kassensystems oder der tSE
Gut zu Wissen! Die tSE ist grundsätzlich ab dem 1.1.2020 zu verwenden. Nicht aufrüstbare elektronische Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, dürfen bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden, sofern diese der Kassenrichtlinie (BMF-Schreiben vom 26.11.2010) entsprechen. Für PC-Kassen gilt dieses jedoch nicht.
Aufgrund verschiedener Verzögerungen bei der Erarbeitung der technischen Vorgaben und des Zertifizierungsverfahrens waren im November 2019 noch keine zertifizierten tSEs auf dem Markt verfügbar. Auf Intervention des DIHK und der IHK-Organisation haben sich Bund und Länder darauf verständigt, dass bis zum 30.9.2020 nicht erfolgte Umrüstungen in einer Betriebsprüfung/Kassen-Nachschau nicht beanstandet werden. Mit dieser Nichtbeanstandungsregelung bekommen Unternehmen ausreichend Zeit, die für ihre Kassensysteme passenden Sicherheitseinrichtungen auszuwählen und zu implementieren. Jedoch dürfen die Maßnahmen nicht auf die lange Bank geschoben werden.
Update: Hessen gewährt unter besonderen Voraussetzungen einen Aufschub bei der technischen Nachrüstung von Registrierkassen bis zum 31. März 2021. Die Einzelheiten der Regelungen haben wir in einem gesonderten Beitrag zusammengefasst.
Registrierungspflicht! Unternehmen müssen die Verwendung einer tSE der Finanzverwaltung unter Angabe der Zertifizierungsnummer etc. anzeigen. Dieses soll nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck erfolgen. Überdies soll ein elektronisches Meldeverfahren eingerichtet werden.
Hinweis: Mit der Nichtbeanstandungsregelung wird die Mitteilungsfrist bis zu dem Zeitpunkt ausgesetzt, an dem ein elektronisches Meldesystem verfügbar ist.
Verwendet ein Unternehmer ein Kassensystem, das
  • nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht oder
  • nicht durch eine zertifizierte tSE geschützt ist,
stellt dieses eine Ordnungswidrigkeit dar, bei der Geldbußen bis zu 25.000 Euro verhängt werden können.

Buchführungspflicht, Kassentypen, Aufzeichnung und Aufbewahrung

  • Kassenbuch oder nur Kassenbericht?
  • Die unterschiedlichen Kassentypen
  • Aufbewahrung und Aufzeichnung

Wichtige “To-dos” für die Praxis

  • Kassenbericht/Kassenbuch: Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
  • Einzelaufzeichnung: Jeder Verkaufsvorgang ist mit den wichtigsten Angaben aufzuzeichnen. Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren. Tageseinnahmen sind getrennt nach dem Steuersatz (7 % USt und 19 % USt) aufzuzeichnen.
  • Detailtiefe: Grundsätzlich muss jeder verkaufte Artikel genau erfasst werden, wobei eine Zusammenfassung bei gleichen Warengruppen mit gleichem VK-Preis möglich ist. Welche Detailtiefe erforderlich ist, hängt auch vom Artikelportfolio ab: je genauer Sie differenzieren, desto besser!
  • Kassensturzfähigkeit: Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann.
  • Belegpflicht: Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt für sämtliche Tageseinnahmen und -ausgaben.
  • Z-Bons: Tagesendsummenbons (oder auch Kassenabschlussbeleg) müssen folgende Pflichtangaben enthalten: fortlaufende und automatisch generierte Nummer des Bons, Name des Geschäfts(-inhabers), Datum/Uhrzeit des Ausdrucks, Bruttoeinnahmen pro Umsatzsteuersatz, Storno-/ Retourbuchungen, Entnahmen bzw. alle weiteren Eingriffsvorgänge in die Kasse, Zahlungsart und Ausdruck des Nullstellungszählers. Die Z-Bons sind zusammen mit Kassenbuch oder den Kassenberichten aufzubewahren.
  • Aufbewahrung der Rechnungen: Rechnungen, die von einer Registrierkasse erstellt wurden, sind aufbewahrungspflichtig. Die Pflichtangaben darauf sind jedoch geringer, wenn es sich um sog. Kleinbetrags­rechnungen (< EUR 250 inkl. USt, § 33 UStDV) handelt.
  • Nachvollziehbarkeit von Veränderungen: Eintragungen sind so zu korrigieren, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist.
  • Dokumentenmanagementsysteme: Alle in einem Datensystem erzeugten Dateien können nachträglich verändert werden. Dieses gilt nicht nur für Rechnungen im WORD-Format oder Kalkulationen mit EXCEL; dieses gilt auch für erhaltene/erstellte PDF-Dateien oder sonstige Kassendaten, welche zwecks Archivierung (10 Jahre) auf einem Datenträger abgelegt werden. Hier empfiehlt sich die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), welches eine unveränderbare Archivierung („GOBD-konform“) sicherstellt.
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