Geschäftsbriefbogen GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)

A) Was sind Geschäftsbriefe?
Zu den „Geschäftsbriefen“ zählen alle schriftlichen Mitteilungen eines Unternehmens über geschäftliche Angelegenheiten nach außen, also gegenüber Dritten. Sie müssen an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind Geschäftsbriefe nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch, sondern auch z.B. Postkarten. (Formvorschriften: §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, sowie 15b GewO, 35a GmbHG, 25a GenG)
Geschäftsbriefe sind daher auch:
  • E-Mails und Faxe
  • Geschäftsrundschreiben
  • Angebote
  • Preislisten
  • formularmäßige Mitteilungen oder
  • Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Quittungen)
  • Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z.B. Kündigungen)
  • Bestellscheine
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z.B.:
Schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter, Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen), Mitteilungen und Berichte, sie sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, betriebsinterne Rundschreiben. In Zweifelsfällen ist es ratsam, auch andere Mitteilungen (insbesondere den Kurzbrief) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden.
B) Die GmbH - Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss folgende Angaben auf Geschäftsbriefen machen
(§ 35a GmbHG):
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
  • die Rechtsform (also Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder GmbH),
  • den Unternehmenssitz,
  • das Registergericht des Sitzes,
  • die Handelsregisternummer,
  • alle Geschäftsführer und deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern ein Aufsichtsrat gebildet und ein Vorsitzender bestellt würde, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden.
Befindet sich die GmbH in Liquidation, so ist dies ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben. Die Liquidatoren treten an die Stelle der Geschäftsführer. Der Unternehmer muss außerdem auf den Rechungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) neben den Angaben nach §14 Abs.1 UstG auch die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder gegebenenfalls sie Umsatzsteuer-Identnummer angeben.
Muster eines Geschäftsbriefbogens GmbH finden Sie hier. (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 23 KB)