Geschäftsbriefbogen GmbH & Co. KG

A) Was sind Geschäftsbriefe?
Zu den „Geschäftsbriefen“ zählen alle schriftlichen Mitteilungen eines Unternehmens über geschäftliche Angelegenheiten nach außen, also gegenüber Dritten. Sie müssen an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind Geschäftsbriefe nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch, sondern auch z.B. Postkarten. (Formvorschriften: §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, sowie 15b GewO, 35a GmbHG, 25a GenG)
Geschäftsbriefe sind daher auch:
  • E-Mails und Faxe
  • Geschäftsrundschreiben
  • Angebote
  • Preislisten
  • formularmäßige Mitteilungen oder
  • Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Quittungen)
  • Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z.B. Kündigungen)
  • Bestellscheine
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z.B.:
Schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter, Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen), Mitteilungen und Berichte, sie sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, betriebsinterne Rundschreiben. In Zweifelsfällen ist es ratsam, auch andere Mitteilungen (insbesondere den Kurzbrief) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden.
B) Die GmbH & Co. KG muss folgende Angaben auf Geschäftsbriefen machen
(§§125a, 177a, 19 Abs. 2 HGB, § 35a GmbHG):
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
  • die Rechtsform, also GmbH & Co. KG,
  • den Unternehmenssitz,
  • das Registergericht des Sitzes und
  • die Handelsregisternummer.
Bei dieser Kommanditgesellschaft ist die persönlich haftende Gesellschafterin (Komplementär) eine GmbH. Ist bei einer KG kein Gesellschafter oder nur der Kommanditist eine natürliche Person müssen zur persönlich haftenden Gesellschafterin (der GmbH) noch ergänzende Angaben gemacht werden.
Zusätzlich muss die persönlich haftende Gesellschafterin (hier die GmbH) mit ihrem Rechtsformzusatz, ihrem Sitz, dem Registergericht des Sitzes, der Handelsregisternummer sowie allen Geschäftsführern und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet hat und dieser einen Vorsitzenden bestellt hat, dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.
Hat die persönlich haftende Gesellschafterin eine andere Rechtsform (z.B. AG), so müssen die für diese Rechtsform erforderlichen Angaben auf dem Geschäftsbrief aufgeführt werden. Der Unternehmer muss außerdem auf Rechung (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) neben den Angaben nach §14 Abs.1 UstG auch die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identnummer angeben.
Muster eines Geschäftsbriefbogens GmbH & Co. KG finden Sie hier. (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 25 KB)