Geschäftsbriefbogen GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
A) Was sind Geschäftsbriefe?
Zu den „Geschäftsbriefen“ zählen alle schriftlichen Mitteilungen eines Unternehmens über geschäftliche Angelegenheiten nach außen, also gegenüber Dritten. Sie müssen an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind Geschäftsbriefe nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch, sondern auch z.B. Postkarten. (Formvorschriften: §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, sowie 35a GmbHG, 25a GenG)
Geschäftsbriefe sind daher auch:
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E-Mails und Faxe
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Geschäftsrundschreiben
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Angebote
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Preislisten
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formularmäßige Mitteilungen oder
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Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Quittungen)
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Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z.B. Kündigungen)
- Bestellscheine
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z.B.:
Schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter, Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen), Mitteilungen und Berichte, sie sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, betriebsinterne Rundschreiben. In Zweifelsfällen ist es ratsam, auch andere Mitteilungen (insbesondere den Kurzbrief) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden.
Schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter, Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen), Mitteilungen und Berichte, sie sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, betriebsinterne Rundschreiben. In Zweifelsfällen ist es ratsam, auch andere Mitteilungen (insbesondere den Kurzbrief) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden.
B) Informationen für die Gesellschaft bürgerlichen Rechts zu den Angaben auf den Geschäftsbriefbogen (GdbR, GbR, BGB Gesellschaft)
Folgende Angaben sollten die Geschäftsbriefe enthalten
Die ausgeschriebenen Vor und Zunamen aller Gesellschafter. (Die Pflicht zur Angabe der Vor- und Zunamen ergibt sich häufig aus speziellen gesetzlichen Regelungen, wie z.B. aus der DL-InfoV oder aus dem UWG, daher empfehlen wir dringend die Vor- und Zunamen grundsätzlich aufzunehmen.) Der Zusatz „Gesellschaft des bürgerlichen Rechts“ oder “GbR“ ist zwar nicht vorgeschrieben, wird aber aus Gründen der Rechtsklarheit empfohlen. Zusätzlich zu diesen Angaben kann auch eine Geschäftsbezeichnung hinzugefügt werden. Eine ladungsfähige Anschrift des Betriebes ist anzugeben. (Nur eine Postfachadresse genügt nicht!)
Die Unternehmensbezeichnung und die verwendeten Zusätze dürfen allerdings nicht den irreführenden Eindruck erwecken, das Unternehmen sei im Handelsregister eingetragen. Firmenrechtliche Zusätze wie z.B. „& Co.“ oder „und Partner“ usw. sind daher unzulässig.
Der Unternehmer muss außerdem auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) neben den Angaben nach §14 Abs.1 UstG auch die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identnummer angeben.