Digitalisierung im Heuhaufen
Digitalisierung greifbar machen und voneinander lernen – darum geht es in dieser Serie. Fünfzehnter Teil: die Erlebnishof Schart GmbH. Das Idsteiner Unternehmen hat die unfreiwillige Corona-Pause genutzt und seine Akten digitalisiert.
Die Seele baumeln lassen, die Natur genießen und einfach raus aus dem Alltag. Das verspricht der Erlebnishof Schart in Idstein-Oberauroff seinen Gästen. Übernachten im Heuhotel oder in urigen Appartements, Honig aus der hauseigenen Imkerei – dazu frische, regionale Küche. Diesen Traum erfüllte sich Herbert Schart vor zwei Jahren zusammen mit seiner Lebensgefährtin. Mit dem Ziel einen Arche-Hof mit Ziegen und Schafen vor den Toren Wiesbadens zu etablieren, baute er den Erlebnishof auf. Doch durch den heißen und trockenen Sommer 2019 war die Verpflegung der Tiere nicht mehr zu leisten und Schart konzentrierte sich auf das Heuhotel samt Restaurant. Anfang des Jahres folgte dann der nächste Nackenschlag: die Coronakrise. Restaurant- und Übernachtungsgäste blieben aus und die Mitarbeiter – ein Koch und eine Bürokraft – konnten seitdem nur auf 450-Euro-Basis beschäftigt werden.
Dokumente Blatt für Blatt einscannen
Doch Schart steckte den Kopf nicht in den Sand, sondern nutzte die Zeit, um das digitale Zeitalter in seinem Erlebnishof einzuläuten. Zusammen mit einem Mitarbeiter überlegte der Unternehmer, wie er kostengünstig und möglichst effizient interne Prozesse digitalisieren könnte. Der Blick fiel schnell auf die Massen an Aktenordnern, in denen Belege und Rechnungen abgeheftet wurden. Hier den Überblick zu behalten oder mal schnell ein Dokument zu finden sei sehr mühsam gewesen, so Schart. So sei die Idee entstanden, die Dokumente Blatt für Blatt einzuscannen.
Auf dem PC habe man eine Ordnerstruktur angelegt, mit der sich die Dokumente nun deutlich effizienter durchsuchen lassen. Man könne nun bei Anfragen von Kunden oder Lieferanten wesentlich schneller reagieren – auch weil die Dokumente nach Belegdatum und -nummer archiviert sind. Die Dateien habe man sowohl auf lokalen Datenträgern als auch in der Cloud gesichert. Seit März haben er und sein Mitarbeiter täglich rund sechs Stunden in die Digitalisierung der Dokumente gesteckt, berichtet Schart. Das sei auch die einzige Herausforderung gewesen: der massive Zeitaufwand. Zudem habe man den eigenen Facebook-Auftritt ausgebaut und versuche, hier regelmäßig Neuigkeiten und Termine zu posten.
Als nächsten Schritt will Schart eine Datenbank aufbauen, damit man die Dokumente nach verschiedenen Parametern filtern kann. „Ich kann nur jedem Betrieb empfehlen, Akten zu digitalisieren – man benötigt dafür schließlich nur grundlegende PC-Kenntnisse“, sagt Schart. Wenn sich die Situation wieder normalisiert, wolle er auch wieder Tiere auf seinem Hof haben und einen Auszubildenden einstellen. Außerdem sei es ihm ein Anliegen zukünftig Seminare im Bereich Digitalisierung für ältere Mitbürger anzubieten. Grundsätzlich würde er sich wünschen, dass die Politik kleine Unternehmen in Sachen Digitalisierung unterstützt. Vor allem ein zentraler Ansprechpartner in der Region wäre aus seiner Sicht sehr hilfreich. Er selbst könne Unternehmen nur raten, sich EDV-Grundwissen anzueignen und sich dort weiterzubilden. Hier eigneten sich neben EDV-Schulungen oder dem Rat eines IT-Experten auch Tutorial-Videos im Internet. So könne man schon mit wenigen Mitteln viel erreichen.
Text: Christoph Jung und Tobias Quoika, IHK Wiesbaden