Ausländische Geschäftspartner einladen

Benötigt ein Geschäftspartner für einen geschäftlichen Termin in Deutschland ein Visum, verlangen deutsche Botschaften im Ausland häufig eine schriftliche Einladung des deutschen Unternehmens.
Bei solchen Einladungsschreiben sollten Sie einige formale Regeln beachteten, um damit Verzögerungen und Schwierigkeiten bei der Visaerteilung zu minimieren.
Ein Einladungsschreiben sollte auf offiziellem Firmenbogen gedruckt werden und die folgenden Angaben enthalten:
  • Name und Anschrift des Unternehmens im Partnerland mit der Angabe, dass es sich um einen Geschäftspartner handelt,
  • Name der/s Mitarbeiter/s dieser Firma, für den/die ein Visum für eine Dienstreise nach Deutschland beantragt werden soll einschließlich Geburtsdatum und Reisepassnummer/n,
  • möglichst genaue und plausible Begründung des Zwecks der Reise,
  • Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise,
  • ggf. Angaben zur Unterkunft,
  • Firmenstempel und Unterschrift des Geschäftsführers oder Inhabers.
Auf diesem Einladungsschreiben bestätigt die IHK die IHK-Zugehörigkeit. Dies ist für die Deutsche Botschaft der Nachweis dafür, dass die Firma, die sich unter Umständen zur Übernahme von Kosten verpflichtet hat, wirklich existiert.
Die Konsular-Abteilungen vieler  deutscher Botschaften im Ausland haben umfangreiche Visa-Merkblätter auf ihren Internetseiten eingestellt. Wir empfehlen, die dort genannten Visa-Voraussetzungen genau zu erfüllen.
Der Antragsteller muss unter anderem nachweisen, dass sein Aufenthalt in der Bundesrepublik Deutschland finanziell abgesichert ist. Ist die Finanzierung für Reise und Aufenthalt nicht vom Reisenden selbst gewährleistet, kann sich der Gastgeber verpflichten, für alle entstehenden Kosten einschließlich der Kosten für eventuelle Krankenbehandlungen und Rückführung in das Heimatland aufzukommen.
Grundsätzlich müssen Sie diese Erklärung auf einem bundeseinheitlichen Vordruck abgeben. Diese förmlichen Verpflichtungserklärung nach §§ 66 - 68 Aufenthaltsgesetz geben Sie bei der für Ihren Wohnort zuständigen Ausländerbehörde ab. Diese gibt auch weitere Auskünfte zum Verfahren.
Einen schnellen Überblick, welches Visum zu welchen Zwecken beantragt werden kann, bietet der Visa-Navigator des Auswärtigen Amts auf Deutsch und Englisch.
Diese Informationen gelten nur für Geschäftsvisa. Für private Besuche sind allein die Ausländerämter zuständig, auch wenn es sich um den privaten Besuch eines Geschäftspartners handelt. In diesem Fall entfällt die Mitwirkung der IHK.