Arbeitsverträge müssen seit 01.08.2022 mehr Informationen enthalten

Aufgrund der Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen (EU-Richtlinie 2019/1152 – Arbeitsbedingungen-Richtlinie) musste der deutsche Gesetzgeber u. a. das Nachweisgesetz (NachwG) ändern, in dem verankert ist, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber nachkommen muss.
Bei künftigen Einstellungen von Mitarbeitern muss der Arbeitgeber mehr Informationen geben als dies bisher notwendig war. Das neue Nachweisgesetz wurde am 23. Juni 2022 im Bundestag beschlossen und gilt seit 1. August 2022.

Bisherige Pflichten des Arbeitgebers

Schon bisher regelte das Nachweisgesetz, dass der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hatte und dem Arbeitnehmer aushändigen musste. Dafür galt bislang eine Monatsfrist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Dies betraf folgende Punkte:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

Zusätzliche Pflichten seit dem 1. August 2022

Ab 1. August 2022 müssen zusätzlich noch folgende Punkte schriftlich dokumentiert werden:
  • Bei Befristung: Enddatum des Arbeitsverhältnisses (sofern ein solches feststeht)
  • Sofern vereinbart, die freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses,
  • Die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung, vgl. § 4 S. 1 Kündigungsschutzgesetzes (KSchG)) sowie den Hinweis darauf, dass nach Ablauf der Klagefrist die Kündigung als rechtswirksam anzusehen ist (vgl. § 7 KSchG) und dies auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage gilt.
Tipp:
§ 2 Abs. 3 NachwG sieht ausdrücklich vor, dass auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen und ähnlichen Regelungen verwiesen werden darf, wenn in diesen der entsprechende Punkte geregelt ist.
Für die Regelungsgegenstände „Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs“ sowie für „das bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren“ ist bei Geltung der gesetzlichen Vorschriften eine Verweisung möglich.

Für welche Fälle gelten die neuen Pflichten?

Die neuen Pflichten gelten bei Neueinstellungen ab dem 1. August 2022. Im Gegensatz zur früheren Regelung muss aber bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens in sieben Kalendertagen nachgereicht werden.

Müssen alle Punkte aufgeführt werden?

Es müssen nur die Punkte aufgelistet werden, die auch tatsächlich im Arbeitsverhältnis vorkommen. Wo es beispielsweise keine Befristung oder keine Schichtarbeit gibt, brauchen diese Punkte gar nicht erwähnt zu werden. Es ist nicht notwendig, ausdrücklich aufzunehmen, dass etwa keine Schichtarbeit vereinbart wurde.

Was gilt für Mitarbeiter, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden?

Beschäftigte, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden, müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Achtung: Schriftform meint die strenge Schriftform des § 126 Abs. 1 BGB, d. h. die Niederschrift muss vom Arbeitgeber vor Aushändigung an den Mitarbeiter eigenhändig unterzeichnet werden. Die elektronische Form (bspw. Übersendung als E-Mail oder PDF mit digitaler Signatur) reicht nicht aus! 
Es empfiehlt sich, den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen ein unterschriebenes Informationsblatt bzw. unterzeichnete Auflistung der Arbeitsbedingungen bereitzustellen – die Arbeitsverträge müssen nicht angepasst werden.
Es gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.
Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung (schriftlich) unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.
Sollten bereits alle Punkte ohnehin im schriftlichen Arbeitsvertrag enthalten sein, bedarf es gemäß § 2 Abs. 4 NachwG keines separaten Nachweises.

Was droht bei einem Verstoß gegen das Nachweisgesetz?

Bei einem Verstoß gegen die Vorgaben aus dem Nachweisgesetz, droht jeweils ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.

Praxistipp

Bereiten Sie sich als Arbeitgeber auf die Umsetzung dieser Regelung vor. Sollten Sie Musterarbeitsverträge haben, die Sie bei der Einstellung nutzen, sollten Sie diese umgehend um die neuen Angaben ergänzen.
Für alle Beschäftigten, die vor dem 1. August 2022 bereits im Betrieb sind, sollten Sie überlegen, für welche Arbeitnehmergruppen ggf. Standardschreiben oder ein Informationsblatt mit den ergänzenden Hinweisen verfasst werden können. Allerdings geht dies nur, wenn tatsächlich identische Arbeitsbedingungen bestehen. Auf Nachfragen von Bestandsbeschäftigte müssen Sie sich jedenfalls einstellen.
Darüber hinaus sollten Sie überlegen, ob es bei Bestehen eines Betriebsrates Sinn macht, allgemeine Arbeitsbedingungen, wie Arbeitszeit, betriebliche Altersversorgung, Schichtsystem etc., in Betriebsvereinbarungen zu regeln. Darauf könnte in den Arbeitsverträgen dann Bezug genommen werden .
(Quelle: IHK Regensburg mit Anpassungen IHK zu Schwerin)