IHK Schwaben

Hinweise zur Auswahl der Fachaufgabe im Einsatzgebiet

Für die Fachaufgabe eignet sich ein zusammenhängender betrieblicher Geschäftsprozess oder Teilprozess aus dem Einsatzgebiet des Auszubildenden. Alternativ kann auch eine projektartige Aufgabe gewählt werden, bei der der Auszubildende eine betriebliche Fragestellung analysiert, eine Lösung plant und umsetzt.
Die Fachaufgabe muss so gestaltet sein, dass der Auszubildende sie im geplanten Durchführungszeitraum eigenständig bearbeiten kann. Dazu gehört insbesondere, dass er
  • die Ausgangssituation analysiert,
  • das Vorgehen plant,
  • mehrere aufeinander aufbauende Arbeitsschritte durchführt,
  • Handlungsalternativen prüft und eine begründete Entscheidung trifft sowie
  • die Ergebnisse dokumentiert, reflektiert und bewertet.
Die Fachaufgabe soll daher einen zusammenhängenden betrieblichen Ablauf oder ein Projekt abbilden und darf sich nicht auf eine einzelne Routinetätigkeit oder einen isolierten Arbeitsschritt beschränken.
Eine geeignete Fachaufgabe enthält zudem eine erkennbare betriebliche Entscheidungs- und Handlungssituation, in der der Auszubildende unterschiedliche Lösungswege analysiert und eine begründete Auswahl trifft.

Was bedeutet das?

1. Es muss eine komplexe berufstypische Fachaufgabe sein

„Komplex“ bedeutet hier:
  • mehrere zusammenhängende Arbeitsschritte
  • keine reine Routinetätigkeit
  • ein vollständiger betrieblicher Ablauf oder ein klar abgegrenztes Projekt
„Berufstypisch“ bedeutet hier:
  • eine typische kaufmännische Tätigkeit von Industriekaufleuten, die im betrieblichen Alltag regelmäßig vorkommen
  • eine Aufgabe aus einem kaufmännischen Geschäftsprozess, z. B. in Vertrieb, Marketing, Beschaffung, Logistik, Personalwirtschaft, Leistungserstellung, Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  • eine Tätigkeit, die eine ausgebildete Industriekauffrau bzw. ein Industriekaufmann eigenständig bearbeiten würde
Die Aufgabe kann daher entweder einen betrieblichen Prozess oder eine projektartige Aufgabe darstellen.
Beispiele für Prozessaufgaben:
  • Anfrage → Angebot → Auftrag → Durchführung → Rechnung
  • Bedarf → Lieferantenauswahl → Bestellung → Wareneingang → Bewertung
  • Reklamation → Analyse → Lösung → Kommunikation mit Kunde/Lieferant
Beispiele für projektartige Aufgaben:
  • Analyse eines bestehenden Prozesses → Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen → Umsetzung und Bewertung
  • Planung und Organisation einer betrieblichen Maßnahme → Durchführung → Auswertung
  • Einführung oder Anpassung eines Arbeitsablaufs → Planung → Umsetzung → Bewertung
Nicht ausreichend wären z. B.:
  • nur eine Bestellung im ERP-System anlegen
  • nur eine Rechnung buchen
  • nur eine Auswertung erstellen
Das sind Teilhandlungen, aber keine komplexe Fachaufgabe.

2. Der Prüfling muss analysieren und Entscheidungen treffen

Die Ausbildungsordnung fordert ausdrücklich: „Lösungen analysieren und daraus eine begründete Auswahl treffen.“
Das bedeutet: Der Auszubildende darf nicht nur ausführen, sondern muss Alternativen vergleichen und Entscheidungen begründen.
Typische Entscheidungssituationen sind z. B.:
▪ Auswahl eines Lieferanten
▪ Entscheidung über Reparatur oder Ersatzbeschaffung
▪ Preisgestaltung oder Angebotskalkulation
▪ Wahl eines Produktions- oder Beschaffungsweges
▪ Auswahl einer geeigneten Lösung innerhalb eines Projekts

3. Der Prüfling muss den Prozess oder das Projekt reflektieren und bewerten

Der Auszubildende muss zeigen, dass er sein Vorgehen versteht und beurteilen kann.
Das umfasst:
▪ Dokumentation der Durchführung
▪ Reflexion des Vorgehens
▪ Bewertung des Ergebnisses
▪ ggf. Verbesserungsmöglichkeiten

Checkliste für Betriebe: Ist die Fachaufgabe geeignet?

  • Betrieblicher Prozess oder Projekt:
    Die Aufgabe beschreibt einen zusammenhängenden betrieblichen Prozess oder eine projektartige Aufgabe und nicht nur eine einzelne Tätigkeit. Beispiele:
    ▪ Ein Beschaffungsprozess von der Bedarfsermittlung über den Angebotsvergleich bis zur Bestellung und Bewertung des Wareneingangs
    ▪ Eine Reklamationsbearbeitung von der Aufnahme der Reklamation über die Ursachenanalyse bis zur Lösungsfindung und Abstimmung mit dem Kunden
    ▪ Eine Produktionsplanung von der Planung eines Produktionsauftrags über die Materialdisposition bis zur Abstimmung mit der Fertigung
    ▪ Die Einführung oder Anpassung eines betrieblichen Ablaufs von der Analyse des bestehenden Prozesses bis zur Umsetzung einer verbesserten Lösung
    ▪ Die Organisation einer betrieblichen Maßnahme von der Planung über die Koordination bis zur Durchführung und Auswertung, z. B. einer Messe
    ▪ Die Optimierung eines Arbeitsprozesses von der Analyse des Ist-Zustands bis zur Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen
  • Eigenständige Durchführung:
    Der Auszubildende kann die Fachaufgabe im geplanten Zeitraum eigenständig bearbeiten. Das bedeutet:
    ▪ Planung des Vorgehens
    ▪ Durchführung der Prozess- oder Projektschritte
    ▪ Dokumentation der Ergebnisse
  • Analyse und Entscheidungen:
    Der Auszubildende analysiert Handlungsalternativen und trifft eine begründete Entscheidung, z. B.:
    ▪ Auswahl eines Lieferanten
    ▪ Entscheidung über eine Angebotsvariante
    ▪ Auswahl einer geeigneten Lösung für ein Problem
    ▪ Entscheidung zwischen verschiedenen Lösungsansätzen im Projekt
    unter Berücksichtigung rechtlicher, ökonomischer, ökologischer und sozialer Aspekte.
  • Reflexion und Bewertung:
    Der Auszubildende bewertet und reflektiert den Prozess oder das Projekt, z. B.:
    ▪ Wurde das Ziel erreicht?
    ▪ Welche Schwierigkeiten gab es?
    ▪ Welche Verbesserungen wären möglich?
Diese 4 Punkte sind zu erfüllen, so dass es eine Fachaufgabe ist.

Beispiele für geeignete Fachaufgaben

Einsatzgebiet Geeignete Fachaufgabe
Vertrieb Erstellung und Abwicklung eines Kundenangebots von der Anfrage über Kalkulation und Angebotserstellung bis zur Auftragsabwicklung
Marketing Planung und Organisation eines Messeauftritts von der Analyse der Zielgruppe und Festlegung der Messeziele über die Planung der Marketingmaßnahmen bis zur Durchführung und Auswertung des Messeauftritts.
Beschaffung Durchführung eines Beschaffungsprozesses von der Bedarfsermittlung über Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl bis zur Bestellung und Bewertung des Wareneingangs
Logistik Analyse und Optimierung eines Versand- oder Transportprozesses von der Untersuchung des bestehenden Ablaufs über die Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen bis zur Umsetzung und Bewertung der Lösung
Personal Durchführung eines Personalbeschaffungsprozesses von der Bedarfsmeldung über Stellenausschreibung bis zur Vorauswahl von Bewerbungen
Leistungserstellung Planung und Abstimmung eines Produktionsauftrags von der Terminplanung über Materialdisposition bis zur Abstimmung mit der Fertigung
Kaufmännische Steuerung und Kontrolle Analyse von Kosten oder Kennzahlen mit Ableitung und Begründung betrieblicher Maßnahmen
Diese Aufgaben bilden jeweils einen vollständigen betrieblichen Prozess oder ein klar abgegrenztes Projekt ab und ermöglichen dem Auszubildenden eigene Analysen und Entscheidungen.

Beispiele für ungeeignete Fachaufgaben

Nicht geeignet sind Tätigkeiten, die nur einzelnen Arbeitsschritt oder eine Routinetätigkeit darstellen.
Beispiel Warum ungeeignet
Bestellung im ERP-System anlegen nur ein einzelner Arbeitsschritt
Rechnung buchen reine Routinetätigkeit
Wareneingang verbuchen keine Analyse oder Entscheidung
Daten für eine Auswertung zusammenstellen nur Zuarbeit
Ablage oder Dokumentation erstellen keine eigenständige Fachaufgabe
Angebot verfassen nur ein einzelner Arbeitsschritt
Weihnachtsfeier organisieren keine berufstypische Aufgabe
Serienbrief erstellen keine eigenständige Fachaufgabe
Einführung eines neuen Produktes kaufmännische Inhalte nicht erkennbar
Vorstellungsgespräche führen eigene Tätigkeiten nicht erkennbar
Anlegen Stammdaten Keine Software-Schulung
Preisliste aktualisieren keine Analyse oder Entscheidungsleistung
Social-Media-Beiträge posten keine kaufmännische Entscheidungsaufgabe
Diese Tätigkeiten können zwar Teil eines Prozesses oder Projekts sein, stellen jedoch keine eigenständige komplexe Fachaufgabe dar.