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Vereinigte Staaten von Amerika

Vorbemerkung

Wenn Sie Mitarbeiter in die USA schicken, um dort Montage- oder Installationsarbeiten durchzuführen, müssen eine Reihe von Vorbereitungen getroffen werden. Bei kurzfristigen Einsätzen von weniger als drei Monaten (Dienstreisen) muss rechtzeitig geprüft werden, ob der Mitarbeiter ohne oder mit Visum reisen kann. Außerdem sind gegebenenfalls Zollpapiere für die Mitnahme von Berufsausrüstung zu beschaffen. Einsätze, die länger als drei Monate dauern, erfordern zusätzlich eine rechtzeitige Auseinandersetzung mit den möglichen arbeitsrechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen einer Entsendung.
Diese IHK-Information gibt Ihnen einen ersten kurzen Überblick über die wichtigsten Aspekte, die bei der Erbringung von Dienstleistungen in den USA zu beachten sind.

Visa

In Abhängigkeit von der Dauer des Aufenthaltes und von der Nationalität Ihrer Mitarbeiter, kann die Einreise in die USA entweder visafrei unter dem Visa Waiver Program (VWP) oder mit einem B-1-Geschäftsvisum erfolgen.
Unter beiden Varianten sind sogenannte "commercial transactions" erlaubt, die kein "gainful employment" darstellen. Erlaubt sind damit nicht nur die Abwicklung von Vertragsverhandlungen und Besprechungen mit Geschäftspartnern, sondern auch die Errichtung, Bedienung oder Reparatur von Maschinen oder Industrieanlagen, also typische Montagedienstleistungen. Voraussetzung ist allerdings immer, dass die entsprechende Maschine außerhalb der USA gekauft wurde. Außerdem muss sich die Verpflichtung zur Erbringung der Montagedienstleistung zwingend aus dem Maschinenkaufvertrag ergeben.
Achtung: Aufgrund der angespannten politischen Situation wird empfohlen, Monteure derzeit nur mit B-1-Visum in die USA zu schicken. 

B-1 Visum für temporäre geschäftliche Aufenthalte

Das B-1 Visum (Business/Tourist Visa) erlaubt für maximal sechs Monate die Einreise unter anderem zu folgenden Zwecken:
  • Vertragsverhandlungen, Kontakt und Austausch mit Geschäftspartner, Kunden und verbundenen Unternehmen
  • Teilnahme an Messen, Kongresse, Fachkonferenzen
  • unabhängige Forschungen, Vorträge und Vorlesungen
  • Installation, Wartung oder Reparatur von deutschen Geräten für Handel und Industrie, die an amerikanische Unternehmen verkauft wurden
Hinweise, was als Reisezweck “Business” in diese Kategorie fällt, finden Sie auf der Seite des U.S. Foreign Department, Affairs Manual.
Wichtig: Die Bezahlung des Arbeitnehmers muss von dem in Deutschland ansässigen Unternehmen erfolgen. Bei Montage-/Servicearbeiten ist eine entsprechende vertragliche Vereinbarung unbedingt notwendig. Die Beantragung dieses Visums erfordert einen Termin und die persönliche Vorstellung beim US-Generalkonsulat. Kosten: 160 US-Dollar.
Weitere Informationen finden Sie auf der offiziellen Seite der US-Konsulate, die auch ein offizielles Merkblatt zu Geschäftsreisen enthält.

ESTA-Genehmigung: Visumsfreie Einreise über das Visa Waiver Programm (VWP)

Besuche zu touristischen und geschäftlichen Zwecken (siehe Zwecke für B-1) sind unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne Visum möglich. Über das Electronic System for Travel Authorization (ESTA) können somit Staatsangehörige der Länder, die am Visa Waver Program (VWP) teilnehmen, einen Online-Antrag stellen und bis zu 90 Tage in den USA verbringen. Die EU-Länder, und damit auch Deutschland, nehmen am VWP teil.
Wichtig: Der Online-Antrag sollte spätestens 72 Stunden vor Abflug gestellt werden. Außer für Aufenthaltskosten darf keine Bezahlung von amerikanischer Seite entgegen genommen werden. Die Beantragung und Genehmigung erfolgt ausschließlich online. Eine Verlängerung vor Ort ist nicht möglich.
Weitere Informationen finden Sie auf der offiziellen Seite der US-Konsulate und/oder der US-Einreisebehörde.
Eine Liste aller Visakategorien für sogenannte Nichteinwanderungsvisa finden Sie auf der Seite der US-Behörden.
Einen Überblick über die verschiedenen Visa für Deutsche beim US Department of State und auch Bürger anderer Nationen, erhalten Sie auch auf dieser Seite.

Für längere Aufenthalte verbunden mit einer Arbeitsaufnahme in den USA kommen oft folgende Kategorien in Frage:

E-1/E-2 Visum (Handels-/Investionesvisum)

Das Visum ist für Führungskräfte (“Executives”), leitende Angestellte (“Manager”) und Spezialisten (“Specialist”/”Essential Employee”) von Unternehmen aus Vertragsländern wie Deutschland vorgesehen, die gemäß den zwischenstaatlichen Vertragsbestimmungen zu Handel und Investitionen berechtigt sind.
Für das Handelsvisum (E-1) muss zwischen den USA und Deutschland Handel in einem beträchtlichen Umfang (einschließlich Dienstleistungen und Technologie) wie auch Geschäftsauf- beziehungsweise -ausbau in den USA, betrieben werden. Es liegt also eine erhebliche Kapitalinvestition der Firma des Antragsstellers vor.
Wichtig: Die Antragsteller müssen nachweisen, dass sie unentbehrlich für den Betriebsablauf sind und dafür entsprechende spezialisierte Fähigkeiten und/oder Expertise besitzen. Für den Visumsantrag muss die E-Registrierung des Unternehmens beantragt werden. Hierfür ist in Deutschland ausschließlich das Generalkonsulat Frankfurt zuständig.

L-1 Visum (Unternehmensinterner Mitarbeitertransfer)

Vorgesehen ist dieses Visum für die firmeninterne Versetzung von Mitarbeitern in eine Niederlassung, in den Mutterkonzern, oder in eine Zweig- oder Tochtergesellschaft des aktuellen Arbeitgebers.
Antragsteller müssen mehrjährige Erfahrung im Bereich der Geschäftsführung/Leitung und/oder Expertise in einem Spezialgebiet nachweisen, die wesentlich für das Unternehmen ist. Zudem müssen Antragsteller innerhalb der letzten drei Jahre mindestens ein Jahr ununterbrochen von demselben ausländischen Arbeitgeber beschäftigt gewesen sein. Um dieses Visum zu erhalten, muss der künftige Arbeitgeber zunächst eine Petition bei den U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) einreichen, da eine genehmigte Petition Voraussetzung für die Bewerbung um dieses Arbeitsvisum ist.

H-1B Visum

Ein H-1B Visum können Angestellte beantragen, die einen Beruf mit hochspezialisierter Fachkenntnis (Speciality occupation”) ausüben. Der Antragsteller muss einen Universitätsabschluss (Bachelor oder höher) und entsprechende Arbeitserfahrung nachweisen.
Zu diesem Personenkreis können gehören: bestimmte Models, Absolventen US-amerikanischer oder ausländischer medizinischer Hochschulen, Lehrer und Forscher.
Um dieses Visum zu erhalten, muss der künftige Arbeitgeber zunächst eine Petition bei den U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) einreichen, da eine genehmigte Petition Voraussetzung für den Antrag auf dieses Arbeitsvisum ist.
Wichtig: Diese Visumskategorie ist zahlenmäßig auf 65.000 Visa pro Jahr (+20.000 mit US-Masterabschluss) limitiert. Für den Arbeitsbeginn ab 1. Oktober können jedes Jahr ab 1. April Anträge gestellt werden. In den letzten Jahren wurde das Kontingent bereits eine Woche nach offiziellem Antragsbeginn erreicht.

Antragsprozess

Nach der Prüfung welche Visa-Kategorie für den USA-Besuch in Frage kommt, muss rechtzeitig beim zuständigen Konsulat der Antrag eingereicht und ein Termin vereinbart werden. Die Wartezeit für diesen Termin variiert je nach Konsulat und auch nach “Saison”. Die aktuelle Wartezeiten können Sie online auf der Webseite des Department of Sate einsehen. Planen Sie auf jeden Fall ausreichend Zeit bis zur vollständigen Genehmigung des Antrags ein.
Tipps für das Interview beim Konsulat:
Geben Sie Ihrem Mitarbeiter alle notwendigen Unterlagen mit und sprechen Sie mit ihm vorher ausführlich über einen Einsatz. Häufig kommt es vor, dass Mitarbeiter keine genaue Auskunft über die Tätigkeit und den Einsatzort geben können. Auch eine gute Ausdrucksweise in der englischen Sprache sollte vorhanden sein. Better be overprepared!
Wenn mehrere Personen zum gleichen Anlass in die USA reisen möchten, bietet das US-Generalkonsulat Frankfurt spezielle Gruppentermine an. Bitte geben Sie bei der Anfrage für einen Gruppentermin detaillierte Informationen zu den Reiseplänen, gewünschte Interviewtermine und das Kennwort “IHK” an. Damit können dann auch Wünsche bei der Buchung eines Gruppentermins für kleinere Gruppen berücksichtigt werden. Mehr Informationen finden Sie auf der Internetseite für konsularische Angelegenheiten des US-Außenministeriums.

Arbeitsrecht

Kurzfristige Entsendungen bis maximal drei Monate erfolgen im Rahmen des bestehenden deutschen Arbeitsvertrags. Ergänzungsvereinbarungen zum Arbeitsvertrag müssen nicht getroffen werden.
Bei langfristigen Auslandseinsätzen ist grundsätzlich eine einvernehmliche Änderung des Arbeitsvertrags nötig und es wird in aller Regel ein Entsendungsvertrag mit Sonderregelungen geschlossen werden. 
In allen Fällen kann deutsches Arbeitsrecht weiter gelten. Daneben wird häufig aber ausländisches Arbeitsrecht zur Anwendung gelangen. Zwingende US-Regelungen gelten in jedem Fall auch für Ihre Arbeitnehmer.

Sozialversicherungsrecht

Sowohl nach deutschem als auch nach US-amerikanischem Recht gilt im Bereich der Sozialversicherung das so genannte Territorialitätsprinzip, das heißt der Ort der ausgeübten Tätigkeit bestimmt das anzuwendende Recht. Ist ein Deutscher in den USA tätig, bestimmt sich die Versicherungspflicht daher grundsätzlich allein nach amerikanischen Recht. Allerdings besteht zwischen Deutschland und den USA - zumindest in Bezug auf die Rentenversicherung - ein Sozialversicherungsabkommen, das für den Ausnahmefall der Entsendung besondere Regelungen trifft (Artikel 6 des Abkommens).
Demnach unterstehen Mitarbeiter eines deutschen Unternehmens trotz US-Einsatz auch weiterhin der deutschen Sozialversicherung, wenn
  • das inländische Arbeitsverhältnis bestehen bleibt,
  • der Einsatz maximal fünf Jahren dauert und
  • die Entsendung auf Weisung des Unternehmens erfolgt.
Zusätzlich müssen der Arbeitgeber oder der Beschäftigte im Entsendestaat eine so genannte Entsendebescheinigung beantragen. Diese dient dem Beschäftigten in den USA als Nachweis dafür, dass er wegen der Fortgeltung seiner deutschen Sozialversicherungspflicht von der amerikanischen Rentenversicherungspflicht befreit ist. Diese Bescheinigung erfolgt in Deutschland durch das Formblatt D/USA 101. Ausstellende Behörde ist für versicherungspflichtige Arbeitnehmer, die in die USA entsandt werden, die Krankenkasse, die auch die Rentenversicherungsbeiträge einzieht.
Unabhängig von der Dauer des Einsatzes in den USA, sollte darüber hinaus mit der hauseigenen Versicherung und den Sozialversicherungsträgern abgeklärt werden, ob der betreffende Mitarbeiter in den USA ausreichend gegen Krankheit und Unfall versichert ist. Auch die Betriebshaftpflicht ist erforderlichenfalls an das US-Engagement anzupassen.

Steuerrecht

Grundsätzlich sind natürliche Personen in ihrem Wohnsitzstaat unbeschränkt steuerpflichtig und müssen demzufolge auch dort ihr weltweites Einkommen versteuern. Im hier interessierenden Fall kann sich jedoch eine beschränkte Steuerpflicht in den USA durch die Ausübung der Erwerbstätigkeit vor Ort ergeben. Um eine daraus resultierende Doppelbesteuerung zu vermeiden, hat Deutschland mit den USA ein Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen. Dieses regelt für kurzfristige Entsendungen bis maximal 183 Tage pro Kalenderjahr, dass das Besteuerungsrecht ausnahmsweise in Deutschland verbleibt, sofern der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz in Deutschland behält und seine Vergütung auch weiterhin vom deutschen Arbeitgeber getragen wird. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Vergütung in den USA zu versteuern.
Die Abrechnung einer Montageleistung in Amerika kann gegenüber einem Unternehmer grundsätzlich ohne deutsche Umsatzsteuer erfolgen, da diese Leistungen nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz nicht in Deutschland steuerbar sind. Da in Amerika kein mit dem deutschen Umsatzsteuersystem vergleichbares System existiert, muss bei einer Abrechnung an einen Unternehmer auch keine amerikanische Umsatzsteuer abgeführt werden.

Berufsausrüstung

Bitte denken Sie im Vorfeld der Entsendung Ihrer Montagemitarbeiter daran, die erforderlichen Papiere für gegebenenfalls mitzuführende Berufsausrüstung bei der für Sie zuständigen Industrie- und Handelskammer zu beschaffen. In aller Regel wird die Mitnahme über das Carnet A.T.A. erfolgen können. Soweit es um die Ausrüstung für eine Messe geht, erfolgt die Abwicklung nach den Regeln über die vorübergehende Einfuhr mit Hinterlegung einer Sicherheit.

Meldepflichten

In den USA gibt es keine Einwohnermeldeämter, allerdings müssen sich auch die meisten Nichteinwanderer registrieren lassen ("Certificate of Alien Registration"). Ob Registrierungspflicht besteht, erfährt man beim nächsten Büro des Immigration and Naturalization Service in den USA (INS), wo man die Registrierung erforderlichenfalls auch zu beantragen hat. Die Formulare sind bei den Postämtern oder auch bei den INS-Büros erhältlich.
Ausländer, die sich nur vorübergehend in den USA aufhalten, müssen der INS alle drei Monate ihre gültige Anschrift mitteilen, unabhängig davon, ob sich diese verändert oder nicht.

Weitere Informationen

Das deutsch-amerikanische Doppelbesteuerungsabkommen  finden Sie beim Bundesministerium der Finanzen.
Diese Erläuterungen erleichtern das Ausfüllen des Steuerformulars. Weitere Informationen hierzu sind ebenfalls über das Portal der Regierung der Vereinigten Staaten zu finden. 
Die Deutsche Rentenversicherung erklärt was beim Arbeiten in den USA bezüglich der Rente zu beachten ist.
Wer in den USA Dienstleistungen in bestimmten Branchen erbringen möchte, muss die einschlägigen Zulassungsvoraussetzungen beachten, welche von der GTAI beschrieben werden. Auch zahlreiche Anlaufstellen in den USA helfen bei Fragen weiter.
Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) informiert zum anzuwendenden Sozialversicherungsrecht für Personen, die in einem anderen Staat erwerbstätig sind. In “Arbeiten in den USA” finden Sie neben Antragsvordrucken auch Anschriften von Stellen, die weiterführende Auskünfte zu Fragen des Versicherungs- und Beitragsrechts geben können.
Die Einwanderungsbehörde der USA hat Informationen zum Aufenthalt und zur Einwanderung in die Vereinigten Staaten von Amerika zusammengestellt.
Quelle: IHK Region Stuttgart