Vollmachtsregelungen im Geschäftsverkehr

Prokura

• Vertretungsumfang
  Der Prokurist ist, mit Ausnahme von Veräußerungen und Belastungen von Grundstücken sowie Grundlagengeschäften, wie etwa der Änderung des Unternehmenszwecks, Entscheidung hinsichtlich der Liquidation eines Unternehmens, zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt, berechtigt. 
  
  Die Prokura kann gegenüber dritten Personen, wie Kunden, Lieferanten etc. nicht eingeschränkt werden. Sie berechtigt entsprechend der Formulierung „eines Handelsgewerbes“ nicht nur zur Vornahme von Geschäften eines bestimmten Handelsgewerbes, sondern gilt generell für alle Arten von Handelsgewerbe. Somit ist der Prokurist auch zur Vornahme branchenfremder Geschäfte berechtigt.
  
  Wird der Umfang der Vertretungsbefugnis des Prokuristen, entgegen der gesetzlichen Bestimmungen, doch eingeschränkt, so ist die Beschränkung Dritten gegenüber unwirksam und die vom Prokuristen abgeschlossenen Geschäfte sind für das Unternehmen bindend.
  
  Prokura kann sowohl als Einzel- als auch als Gesamtprokura erteilt werden. Bei der Gesamtprokura sind, im Gegensatz zur Einzelprokura, bei der jeder Prokurist alleine vertretungsberechtigt ist, alle Gesamtprokuristen nur gemeinsam vertretungsberechtigt.
   
• Erteilung und Löschung
  Zur Erteilung der Prokura ist grundsätzlich nur der Geschäftsinhaber als Kaufmann berechtigt. Ein Prokurist kann also keinesfalls selbst Prokura erteilen. 
  Die Prokura muss ausdrücklich erteilt werden und die Erteilung sowie das Erlöschen sind in das Handelsregister einzutragen. 
  
  Bitte beachten: Die Eintragung im Handelsregister hat bei der Erteilung der Prokura lediglich deklaratorische Wirkung. Die Prokura wird nicht erst mit Eintragung wirksam, sondern entfaltet ihre Wirksamkeit bereits mit Erteilung. Anders sieht es bei der Beendigung der Vertretungsbefugnis aus. Solange die Prokura im Handelsregister nicht gelöscht ist, ist der Prokurist vertretungsberechtigt, da für Dritte der Inhalt des Handelsgesetzbuches Wahrheitscharakter entfaltet. Gründe für ein Erlöschen der Prokura sind zum Beispiel Widerruf, Geschäftsaufgabe oder Beendigung des zugrunde liegenden Dienstverhältnisses.
   
• Unterschriftenregelung
  Im Schriftverkehr muss der Prokurist seine Vertretungsbefugnis deutlich machen. Dies geschieht üblicherweise indem er bei Unterschriften der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz (ppa. – per procura) beifügt.

Handlungsvollmacht

• Vertretungsumfang
  Die Handlungsvollmacht berechtigt zu allen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb des Handelsgewerbes gewöhnlich mit sich bringt. 
  
  Die Vertretungsbefugnis umfasst dabei nur die Vornahme von Geschäften des Handelsgewerbes, wobei beispielsweise das Eingehen von Wechselverbindlichkeiten, die Aufnahme von Darlehen und die Führung von Prozessen nach § 54 Absatz 2 Handelsgesetzbuch (HGB) nicht gedeckt sind. Der Umfang einer Handlungsvollmacht wird vom Aussteller festgelegt, allerdings ist die Beschränkung gegenüber Dritten ungültig, wenn diese sie nicht kennen mussten.
   
• Erteilung und Löschung
  Eine Handlungsvollmacht kann sowohl gegenüber dem Bevollmächtigten als auch gegenüber einem Dritten erklärt werden oder durch öffentliche Bekanntmachung erfolgen. 
  
  Sie muss nicht in das Handelsregister eingetragen werden und kann ohne Formerfordernisse, also auch mündlich, erteilt werden. Aus Beweisgründen ist eine schriftliche Erteilung jedoch empfehlenswert.
  
  In Ausnahmefällen kann es auch ohne ausdrückliche Vollmachtserteilung zu einer Vertretungsberechtigung kommen:
  
  Duldungsvollmacht: Zu einer Duldungsvollmacht kommt es, wenn ein Unternehmen zulässt, dass ein Mitarbeiter, der keine Vertretungsbefugnis hat, gegenüber Dritten mehrfach als Bevollmächtigter auftritt, ohne diesbezüglich einzuschreiten. Ist dies der Fall, so muss sich das Unternehmen die Handlungen des Mitarbeiters voll zurechnen lassen, weil für einen Dritten nicht erkennbar ist, dass keine Vollmacht vorliegt. Der "gute Glaube" des Geschäftspartners wird hierdurch geschützt.
  
  Anscheinsvollmacht: Tritt ein nicht vertretungsberechtigter Mitarbeiter eines Unternehmens gegenüber Dritten als Bevollmächtigter auf, so kann das vertretene Unternehmen auch dann an seine Erklärungen gebunden sein, wenn das Handeln des Mitarbeiters nicht bekannt war, bei Anwendung der erforderlichen Sorgfalt aber hätte erkannt und verhindert werden können. Die Rechtsprechung nimmt Anscheinsvollmacht zum Beispiel bei Verwendung ohne jeglicher Vollmacht von Firmenstempeln auf Geschäftspapieren an, wenn der Mitarbeiter Zugang zum Firmenstempel hatte. Dem Vertretenen wird in diesem Fall ein Organisationsverschulden zur Last gelegt.
   
• Unterschriftenregelung
  Der Handlungsbevollmächtigte zeichnet in der Regel mit dem Zusatz "i. V. – in Vollmacht". Die Abkürzung bedeutet nicht wie oftmals falsch angenommen „in Vertretung“.
  Gut zu wissen: Die Zeichnung mit dem Zusatz „i. A. – in Auftrag“ kommt häufig in vielen Unternehmen vor. Die damit verbundene Erledigung von Routinearbeiten durch Mitarbeiter, die entsprechend ihrer Aufgabenrolle beschränkt in Auftrag für ihr Unternehmen tätig werden, gilt als Erklärung ohne Bindungswillen.

Weitere Vollmachtsarten

• Abschlussvollmach
  Bei der Abschlussvollmacht handelt es sich um einen Unterfall der Handlungsvoll-macht. Sie spielt vor allem bei Handelsvertretern oder Handlungsgehilfen im Außendienst eine Rolle. Diese sind im Rahmen ihrer Tätigkeit aufgrund der Abschlussvollmacht nur dazu berechtigt, Verträge abzuschließen. Zur Änderung von bereits abgeschlossenen Verträgen, also zum Beispiel zur Gewährung längerer Zahlungsfristen, ermächtigt eine Abschlussvollmacht grundsätzlich nicht.
   
• Generalvollmacht
  Der Inhaber einer Generalvollmacht ist zur Vertretung in allen Geschäften des Vollmachtgebers berechtigt und kann grundsätzlich nicht eingeschränkt werden. Zwar ist die Erteilung formfrei möglich, das heißt auch mündlich, eine notarielle Beurkundung ist aufgrund des weiten Vertretungsumfangs aber empfehlenswert. Eine Generalvollmacht sollte nur sehr vertrauenswürdigen Personen erteilt werden.
   
• Spezialvollmacht / Vollmacht für einzelne Rechtsgeschäfte
  Die Spezialvollmacht berechtigt den Bevollmächtigten nur zur Vornahme eines bestimmten Geschäftes oder einer bestimmten Art von Geschäften wie zum Beispiel Kündigungen. Diese Einschränkung der Vollmacht muss klar zum Ausdruck kommen, auf eine präzise Formulierung des Vollmachtzwecks ist deshalb zu achten. Wurde die Vollmacht nur zur Erledigung eines bestimmten Geschäfts erteilt, so erlischt sie automatisch mit Abschluss dieses Geschäfts.
   
• Ladenvollmacht
  Wer in einem Laden oder in einem offenen Warenlager angestellt ist, gilt als ermächtigt zu Verkäufen und Empfangnahmen, die in einem derartigen Laden oder Lager gewöhnlich abgewickelt werden. Ankäufe und Umtauschzusagen fallen jedoch nicht unter die gewöhnlichen Tätigkeiten. Die Erteilung der Vollmacht geschieht automatisch mit der Einstellung des Mitarbeiters und endet bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Sinn der Ladenvollmacht ist, den Kunden Rechtssicherheit zu geben, indem sie sich nicht damit auseinandersetzen müssen, ob der Verkäufer tatsächlich zum Verkauf berechtigt ist.

Erlöschen der Vollmacht

Vertretung ohne Vertretungsmacht

Aufbau eines Vertretungs- und Zeichnungsberechtigungssystems

Formulierungshilfen

• für den Verkauf von Gegenständen, die zu festen Kapitalanlagen gehören;
• für die Gründung und den Erwerb von Geschäftsunternehmen;
• für den Abschluss und die Beendigung von Arbeitsverträgen mit folgenden 
• zu Einzelverpflichtungen, die einen Betrag von EUR überschreiten;
• zu Verbindlichkeiten, die eine jährliche Belastung von EUR überschreiten; usw.

• bewegliche Sachen, Grundstücke und Rechte für mich zu erwerben oder zu veräußern;
• Zahlungen oder Wertgegenstände für mich anzunehmen, zu quittieren oder Zahlungen vorzunehmen;
• Dingliche Rechte jeglicher Art an Grundstücken oder anderen Rechten zu bestellen, zu übertragen, zu kündigen oder aufzugeben; 

Hinweis: Dieser Artikel soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise in übersichtlicher Form geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl er mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.