Angaben auf Geschäftsbriefen

Kommanditgesellschaft (KG)

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:
  • Angebote,
  • Bestellscheine,
  • Empfangsbestätigungen,
  • Preislisten,
  • Rechnungen,
  • Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.
Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.
Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.
Kommanditgesellschaften müssen auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Daten angeben (§ 177a HGB):
  • Firma (Name laut Handelsregistereintragung)    
  • Rechtsformzusatz (zum Beispiel „Kommanditgesellschaft“ oder eine allgemein verständliche Abkür-zung dieser Bezeichnung, insbesondere „KG“).
  • Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
  • Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 5000)
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben, wie die Postadresse, die Kontoverbindung, die Telefon- und die Telefaxnummer.
Bei Kommanditgesellschaften, bei denen kein persönlich haftender Gesellschafter (Komplementär) eine natürliche Person ist, sind auf den Geschäftsbriefen darüber hinaus die Firmen der persönlich haftenden Gesellschafter (zum Beispiel Mustermann GmbH) anzugeben. Für diese Gesellschafter müssen die nach § 35 a Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) oder § 80 Aktiengesetz (AktG) erforderlichen Angaben gemacht werden.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) muss neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen“)
Bei den vorgenannten Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.

Rechtfolgen bei Verstößen

Werden die Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen nicht befolgt, so kann das Registergericht – außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - die zur Vertretung der Gesellschaft ermächtigten Gesellschafter durch Festsetzung eines Zwangsgeldes hierzu anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber dies (kostenpflichtig) abmahnen.

Muster

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Hinweis: Diese Informationen sollen nur erste Hinweise in übersichtlicher Form geben und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden .
Stand: März 2021