Angaben auf Geschäftsbriefen

GmbH und UG (haftungsbeschränkt)

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:
  • Angebote,
  • Bestellscheine,
  • Empfangsbestätigungen,
  • Preislisten,
  • Rechnungen,
  • Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.
Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.
Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.
Eine GmbH beziehungsweise UG (haftungsbeschränkt) muss auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Angaben machen (§ 35 a GmbHG):
  • Rechtsform der Gesellschaft GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt)
  • Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
  • Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRB 50000)
  • Der Name aller Geschäftsführer, d.h. auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer, mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet hat und dieser einen Vorsitzenden hat, dessen Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • bei Angaben über das Gesellschaftskapital, muss die Höhe des Stammkapitals und der Gesamtbe-trag der ausstehenden, d.h. noch nicht eingezahlten Einlagen bezeichnet werden
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben, wie die Postadresse, die Kontoverbindung, die Telefon- und die Telefaxnummer.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) muss neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. angegeben werden. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen“).
Bei den vorgenannten Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.

Besonderheiten bei der Liquidation einer GmbH/UG (haftungsbeschränkt)

Für den Fall, dass sich die GmbH/UG in Liquidation befindet, müssen die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben. Auch in der Firmenbezeichnung ist darauf hinzuweisen, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (zum Beispiel Max Mustermann GmbH i.L.).

Rechtsfolgen bei Verstößen

Werden die Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen nicht befolgt, so kann das Registergericht – außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - die Geschäftsführer beziehungsweise Liquidatoren durch Festsetzung eines Zwangsgeldes hierzu anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber dies (kostenpflichtig) abmahnen.

Muster

Hier finden Sie ein Muster. (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 64 KB)
Hinweis: Diese Informationen sollen nur erste Hinweise in übersichtlicher Form geben und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden .

Stand: März 2021