Gewerberecht

Buchführungshelfer/ -innen

Möchten Sie sich im Bereich der Buchführungshilfe selbstständig machen? Dann stellt sich die Frage, welche Tätigkeiten Sie ausüben dürfen, ohne dass dies vom Finanzamt beanstandet wird oder Abmahnungen durch Dritte erfolgen.

Einleitung

Diese IHK-Information bietet einen Überblick darüber, welche Qualifikationen für welche Tätigkeiten erforderlich sind und welche weiteren Aspekte bei der selbstständigen Buchführungshilfe beachtet werden sollten. Zusätzlich hat das Bayerische Landesamt für Steuern (LfSt) ein Merkblatt veröffentlicht.

Tätigkeiten, die jedem erlaubt sind

Jedem erlaubt ist die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, vgl. § 6 Nr. 3 Steuerberatungsgesetz (StBerG).

Dazu gehören:
  • Schreib- und Rechenarbeiten
  • Datenerfassung nach Belegen, die durch den Auftraggeber oder von einer anderen dazu befugten Person kontiert worden sind
  • Datenerfassung nach verbindlichen Buchungsanweisungen des Auftraggebers oder einer anderen zur Erteilung von Buchungsanweisungen befugten Person
  • Datenzusammenstellung nach vorgegebenen Programmen, jedoch nicht die rechtliche Würdigung von Sachverhalten wie zum Beispiel das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen

Tätigkeiten, die nur bestimmten Personen erlaubt sind

Weitergehende Befugnisse (§ 6 Nr. 4 StBerG) haben Personen, die
  • eine Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf bestanden haben oder eine gleichwertige Vorbildung erworben haben und
  • danach mindestens drei Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind.

Als gleichwertige Vorbildung gilt zum Beispiel eine Abschlussprüfung in einem steuer- und wirtschaftsberatenden Ausbildungsberuf, eine mit der Steuerinspektorenprüfung beendete dreijährige Ausbildung als Finanzanwärter oder als genossenschaftlicher Verbandsprüfer. Den geprüften Kaufmanns- und Fachgehilfen gleichgestellt sind auch Personen mit höherer Qualifikation, zum Beispiel mit abgeschlossener Bilanzbuchhalter-Prüfung oder mit erfolgreich abgeschlossenem wirtschaftswissenschaftlichem Studium.
Bestehen Zweifel, ob die eigene Vorbildung gleichwertig ist mit einer in § 6 Abs. 4 StBerG genannten Ausbildung, empfiehlt es sich, beim örtlich zuständigen Finanzamt oder Bayerischen Landesamt für Steuern, Krelingstrasse 50, 90408 Nürnberg, Telefon 0911 991-2605 eine Auskunft einzuholen.
Die genannten Personen dürfen folgende Tätigkeiten ausüben:

1. laufende Geschäftsvorfälle buchen (Kontierung, Erteilung von Buchungsanweisungen), das heißt:

  • Erfassung von Geschäftsvorfällen durch Grundaufzeichnungen (Aufstellung über Eingangs- oder Ausgangsbelege; Führung eines Kassenbuchs; Abheften von Bankauszügen nach Konten getrennt, etc.)
  • Buchen laufender Geschäftsvorfälle durch Bildung von Buchungssätzen
  • Datenerfassung zum Zwecke der EDV-Buchführung außer Haus (mit Zwischenschaltung eines Steuerberaters, nach einem vom Steuerberater aufgestellten Kontenplan)
  • Technische Erfassung der Jahresabschlusszahlen und die betriebswirtschaftliche Auswertung dieser Zahlen in Form von Kennzahlen; dies umfasst nicht die vollständige Aufstellung des Jahresabschlusses, auch nicht in Form eines automatisierten Ausdrucks (wie einer „Knopfdruckbilanz“).
  • Steuerrechtlich irrelevante Hilfeleistung bei der Einrichtung der Buchführung, zum Beispiel durch Hilfeleistung bei der Wahl des Buchführungssystems, der zu benutzenden Geräte, der Art und Weise der Belegübernahme oder des Ausdrucks der Buchführungsergebnisse

2. laufende Lohnabrechnungen und Lohnsteueranmeldungen fertigen

Wenn Sie die genannten Aufgaben übernehmen, tragen Sie die volle Verantwortung. Sie können zwar Mitarbeiter um Unterstützung bitten, jedoch liegt die tatsächliche und rechtliche Verantwortung für die Ausführung des Auftrags bei Ihnen.
Bei Gesellschaften müssen die vertretungsberechtigten Personen ebenfalls die genannten Anforderungen erfüllen.
Beachte: Alle weiterführenden Tätigkeiten im Bereich Buchführung und Bilanzierung dürfen ausschließlich von Vertretern der steuerberatenden Berufe durchgeführt werden.
Vertreter der steuerberatenden beziehungsweise ihnen gleichgestellte Berufe sind:
  • Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften
  • Rechtsanwälte; Rechtsanwaltsgesellschaften
  • Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
  • vereidigte Buchprüfer und Buchprüfungsgesellschaften
Dieser Vorbehalt gilt insbesondere für folgende Tätigkeiten:
  • Einrichtung der Buchführung, Erstellung des betrieblichen Kontenplans (Finanzbuchhaltung)
  • Aufstellung des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) und Vornahme der vorbereitenden Abschlussbuchungen
  • Gewinnermittlung durch Einnahme-/Überschussrechnung
  • Einrichtung der Lohnkonten, Lohnsteuerabschlussarbeiten zum Jahresende, Durchführung des betrieblichen Lohnsteuerjahresausgleichs
  • Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und (mit Ausnahme der Lohnsteueranmeldungen) Fertigung anderer Steuererklärungen
Diese Tätigkeiten dürfen nur von den oben genannten Vertretern der steuerberatenden Berufe ausgeführt werden.

Selbstständige Buchführungshilfe - muss hierfür ein Gewerbe angemeldet werden?

Wenn Sie im Bereich der Buchführungshilfe selbstständig arbeiten möchten, handelt es sich um eine gewerbliche Tätigkeit, die Sie innerhalb eines Monats bei der zuständigen Ordnungsbehörde anmelden müssen. Das gilt auch, wenn es nur eine Nebentätigkeit ist. Eine Zulassung durch die Finanzbehörde (Finanzamt/Oberfinanzdirektion) ist nicht erforderlich.

Welche Berufsbezeichnung darf geführt werden

Welche Tätigkeitsbezeichnungen verwendet werden dürfen, ist in § 8 Absatz 4 StBerG geregelt.
Die folgenden Tätigkeitsbezeichnungen sind nach unserem Kenntnisstand unproblematisch zulässig:
  • „Kontierer/-in"
  • „Buchführungshelfer/-in"
  • „Buchhalter/-in"
  • „Geprüfter Bilanzbuchhalter/-in", „Steuerfachwirt/-in" (sofern die Voraussetzungen vorliegen, siehe unten)

Wie dürfen Sie werben?

Allgemeines
Die Werbung für die Tätigkeit im Bereich der selbstständigen Buchführungshilfe ist grundsätzlich zulässig (§ 8 Abs. 2 S. 2 StBerG). Allerdings gibt es im Zusammenhang mit der Bewerbung der Tätigkeit einige Aspekte zu berücksichtigen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die nachfolgend aufgeführten Einschränkungen nicht nur für die "klassische" Werbung in Annoncen oder ähnliches gelten, sondern dass nach der Rechtsprechung auch bereits die Eintragung in das Gewerberegister eine marktrelevante Wettbewerbshandlung darstellen kann, auch wenn der Gewerbetreibende mit seiner Anmeldung in erster Linie einer öffentlich-rechtlichen Verpflichtung nachkommt (vergleiche Bundesgerichtshof, Urteil vom 21.02.2008 – AZ ZR 142/05). Diese Auffassung ist zwar nicht unumstritten, dennoch sollte bereits bei der Gewerbeanmeldung sorgfältig vorgegangen werden.
Einzelfallwerbung
Entgegen der allgemeinen Regelung für Steuerberater in § 8 Abs. 2 S. 1 StBerG dürfen Gewerbetreibende, die Buchführungsarbeiten erledigen, gemäß § 8 Abs. 2 S. 2 StBerG direkt auf die Tätigkeiten, die sie verrichten, hinweisen.
Werbung mit der Tätigkeitsbezeichnung
Personen, die den anerkannten Abschluss „Geprüfter Bilanzbuchhalter/Geprüfte Bilanzbuchhalterin" oder „Steuerfachwirt/Steuerfachwirtin" erworben haben, dürfen unter dieser Bezeichnung werben.
Außerdem dürfen alle Personen, die die Abschlussprüfung im steuer- und wirtschaftsberatenden oder einem kaufmännischen Ausbildungsberuf bestanden haben oder eine gleichwertige Vorbildung erworben haben und danach mindestens drei Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind (siehe oben, § 6 Nr. 4 StBerG) auf ihre Befugnis zur Hilfeleistung in Steuersachen hinweisen und sich als „Buchhalter" bezeichnen.
Diese Personen müssen nach dem Gesetzestext zwar nicht die von ihnen in zulässigem Umfang angebotenen Tätigkeiten im einzelnen aufführen, allerdings weist das Gesetz ausdrücklich darauf hin, dass das allgemeine Wettbewerbsrecht beachtet werden muss.
In einem Urteil vom 25. Juni 2015 hatte der Bundesfinanzhof (BFH, AZ I ZR 145/14) über die Zulässigkeit der Werbung mit der Tätigkeitsbeschreibung „Buchhaltungsservice" zu entscheiden. Der BFH sieht darin eine Gefahr der Irreführung des Rechtsverkehrs, weil man zur Auffassung gelangen könne, hier werde ohne jede Einschränkung Buchhaltung angeboten. Die Irreführungsgefahr müsse durch einschränkende Hinweise beseitigt werden.
Das Urteil gibt keine konkreten Vorgaben, wie diese Hinweise gestaltet sein müssen. Um sicherzustellen, dass keine Irreführungsgefahr besteht, ist es daher ratsam, alle angebotenen Tätigkeiten vollständig aufzuführen.
Unzulässige Überschusswerbung
Unzulässig ist es, für Tätigkeiten zu werben, zu denen man nicht befugt ist (sogenannte Überschusswerbung). Insbesondere verdeckte Angebote auf Durchführung der den steuerberatenden Berufen vorbehaltenen Aufgaben sind irreführend im Sinn von § 5 UWG und damit unzulässig.

Beispiel für zulässige Werbung: "Buchhalter XY übernimmt für Sie das Buchen Ihrer laufenden Geschäftsvorfälle, Ihre laufende Lohnabrechnung und das Erstellen von Lohnsteuer-Anmeldungen".

Beachte: Wer die Grenze der zulässigen Werbung überschreitet, kann von Steuerberatern, Rechtsanwälten, den Steuerberaterkammern und Rechtsanwaltskammern sowie anderen selbständigen Bilanzbuchhaltern abgemahnt und auf Unterlassung in Anspruch genommen werden.

Freie Mitarbeitende eines Steuerberaters?

Der eingeschränkte Tätigkeitsbereich von Buchführungshelfern wirft die Frage auf, wie eine Zusammenarbeit mit einem Steuerberater gestaltet werden kann.
Eine freie Mitarbeit bei einem Steuerberater oder einer Steuerberatungsgesellschaft ist möglich, solange diese unter der Anleitung des Steuerberaters erfolgt. Der Buchhalter kann als freier Mitarbeiter tätig sein, ohne an eine bestimmte Qualifikation gebunden zu sein. In diesem Fall darf der Buchhalter alle Tätigkeiten im Bereich der Hilfeleistung in Steuersachen ausführen, solange der Steuerberater die Ergebnisse kontrolliert und die Verantwortung trägt (siehe § 17 der Berufsordnung der Steuerberater).
Es ist wichtig zu unterscheiden, dass freie Mitarbeit nicht mit einer Bürogemeinschaft verwechselt werden darf. Der freie Mitarbeiter tritt nach außen nicht in Erscheinung, und die Rechnungstellung erfolgt über den Steuerberater.
Eine rechtlich unproblematische Kooperation entsteht, wenn der Kunde zwei parallele Auftragsverhältnisse mit dem Buchführungshelfer und dem Steuerberater eingeht.
Sollten Unsicherheiten bezüglich der Voraussetzungen zur Ausübung der Buchführungshilfe bestehen, sollten diese vor Beginn der Tätigkeit geklärt werden.
Der eingeschränkte Tätigkeitsbereich der Buchführungshelfer führt zu der Überlegung, in welcher Form eine Kooperation mit einem Steuerberater möglich ist.

Folgen bei Verstößen gegen das Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen

Ein Verstoß gegen das Verbot der unbefugten Hilfeleistung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro pro Einzelfall geahndet werden (§§ 5, 160 StBerG).
Die zuständige Behörde für die Verfolgung von Verstößen ist das Finanzamt, in dessen Bezirk der unbefugt Tätige agiert oder seine Geschäftsleitung ansässig ist. Das Finanzamt kann die unbefugte Tätigkeit schriftlich zurückweisen, wodurch alle vor der Zurückweisung vorgenommenen Verfahrenshandlungen unwirksam werden. Nach einer Belehrung über das Verbot gemäß § 5 Absatz 1 StBerG kann die Finanzverwaltung die Hilfeleistung in Steuersachen untersagen.

Stand: Februar 2025

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