Wichtig für Unternehmen

Arbeitsbescheinigungen müssen ab 2023 online übermittelt werden

Papierform war gestern: Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2023 Arbeitsbescheinigungen oder Bescheinigungen über Nebeneinkommen an die Arbeitsagentur übermitteln wollen, müssen dann den Online-Weg nutzen. Sie können hierzu meistens ihre bereits genutzten Lohnabrechnungsprogramme einsetzen.
Wenn sich Beschäftigte arbeitslos melden müssen und Arbeitslosengeld beantragen, ist für die Berechnung eine sogenannte Arbeitsbescheinigung notwendig, die von den Unternehmen ausgestellt wird. Bisher war dies auch noch in Papierform möglich. Das geht ab dem 1. Januar 2023 nicht mehr. Dies betrifft auch Bescheinigungen über Nebeneinkünfte, wenn jemand in der Zeit der Arbeitslosigkeit eine Nebentätigkeit in einem Unternehmen ausübt.
Ab 2023 können beide Bescheinigungen nur noch digital an die Agentur für Arbeit übermittelt werden. Die Arbeitsagentur hat hierfür das Verfahren BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) eingerichtet. „Das Angebot existiert bereits seit 2014“, erläutert Thorben Sauck, Leiter der Agentur für Arbeit Flensburg. „Seitdem können Unternehmen die digitale Übermittlung von Bescheinigungen nutzen. Das erleichterte schon in der Vergangenheit vielen Betrieben den Datenaustausch mit der Agentur für Arbeit. Neu ist nun allerdings, dass ab Anfang 2023 Arbeitgeber dieses elektronische Verfahren verpflichtend nutzen
müssen.“
Die Online-Übermittlung hat viele Vorteile für die Unternehmen. So spart das elektronische Verfahren Kosten für die Erstellung, den Druck und den Versand der Unterlagen. Außerdem reduziert sich für alle Beteiligten die Bearbeitungszeit, da mit weniger Nachfragen zu rechnen ist. Die Bescheinigung muss auch nicht mehr an die Beschäftigten aushändigt werden. Diese erhalten einen Nachweis der übermittelten Daten von der Arbeitsagentur.
Viele Lohnabrechnungsprogramme bieten eine entsprechende Funktion für die digitale Übermittlung bereits an. Alternativ kann aber auch die kostenlose online-Anwendung sv.net unter https://standard.gkvnet-ag.de/svnet/ genutzt werden.
Die Pflicht zur Online-Übertragung gilt für alle Arbeitsverhältnisse, die ab dem 1. Januar 2023 enden. Eine Übergangsfrist ist nicht vorgesehen. Lediglich für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 enden, bleibt die Möglichkeit zur Abgabe in Papierform bestehen.
Bei Rückfragen zur Lohnabrechnungssoftware empfiehlt es sich, den jeweiligen Hersteller zu kontaktieren.
Für Rückfragen zu BEA, hilft die BEA-Hotline unter der kostenlosen Rufnummer 0800 4 5555 27 weiter. Informationen erhalten Sie außerdem auf der Internetseite www.arbeitsagentur.de/unternehmen/personalfragen/bea. Fragen zu sv.net beantwortet der Support von sv.net unter der folgenden Internetadresse www.itsg.de/produkte/sv-net/kontakt-support.
Quelle: Agentur für Arbeit