Recht und Steuern

Wozu gibt es das Handelsregister überhaupt?

Diese Frage veranlasst häufig Gewerbetreibende, das Gespräch mit der IHK zu suchen. Das Merkblatt soll helfen, Funktion und Bedeutung des Handelsregisters näher zu bringen. Sein Ziel ist es auch, über die Eintragungserfordernisse zu informieren.

Funktion des Handelsregisters 

Das Handelsregister ist ein öffentliches Register, das bei den Amtsgerichten geführt wird. Es hat den Zweck, bestimmte tatsächliche und rechtliche Verhältnisse der Einzelkaufleute und Handelsgesellschaften dem Rechtsverkehr vollständig und zuverlässig nachzuweisen. Das Handelsregister wird elektronisch geführt, alle Unterlagen sind elektronisch einzureichen. 
Das Handelsregister ist in zwei Abteilungen untergliedert: 
  • In die Abteilung A (HRA) werden u. a. der Einzelkaufmann (e. K.), die Offene Handelsgesellschaft (OHG) und die Kommanditgesellschaft eingetragen.
  • In die Abteilung B (HRB) werden u. a. die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), die Unternehmergesellschaft / UG (haftungsbeschränkt) und die Aktiengesellschaft (AG) eingetragen. 

Voraussetzungen der Eintragung 

Die Anmeldungen zur Eintragung müssen öffentlich, d. h. notariell beglaubigt werden. Handelsregistereintragungen werden online im Bundesanzeiger unter www.handelsregisterbekanntmachungen.de bekannt gemacht. Diese Bekanntmachung kostet pauschal 1,-- Euro. 
Ändern sich eintragungsrelevante Umstände, muss dies zur Eintragung beim Handelsregister angemeldet werden, damit die Aktualität der Informationen immer gewährleistet ist. 

1. Einzelkaufmann / Einzelkauffrau 

Der Einzelkaufmann bzw. die Einzelkauffrau (e. K. bzw. e. Kfm / e. Kfr.) ist zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet, es sei denn, das Unternehmen erfordert keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb. 
Auch wenn ein Unternehmen keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, kann es sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Dies gilt allerdings nur für gewerblich tätige Unternehmen. Eine freiberufliche Tätigkeit kann nicht eingetragen werden. Sofern sich ein Einzelunternehmen freiwillig in das Handelsregister eintragen lässt, wird im Zeitpunkt der Eintragung die Kaufmannseigenschaft begründet. 
Für die Frage, ob ein Unternehmen einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb hat und damit eintragungspflichtig ist, sind Art und Umfang der Tätigkeit entscheidend. Folgende Merkmale werden für die Einzelfallbeurteilung u. a. herangezogen: Umsatz, Betriebskapital, räumliches Ausmaß des Geschäftsbetriebs, Arbeitnehmerzahl, Inanspruchnahme von Krediten, das Vorhandensein von Zweigniederlassungen oder Filialen.
Beim Umsatz können folgende Jahresumsatzzahlen einen Anhaltspunkt dafür geben, wann eine kaufmännische Einrichtung erforderlich ist. 
Produktion
300.000 Euro
Großhandel
300.000 Euro
Einzelhandel
250.000 Euro
Dienstleistungen
175.000 Euro
Handelsvertreterprovision
120.000 Euro
Restaurants
300.000 Euro
Hotels
250.000 Euro
Ein weiterer Anhaltspunkt betrifft z. B. die Arbeitnehmerzahl. Wenn mehr als fünf Personen beschäftigt werden, spricht dies für eine kaufmännische Einrichtung. 

Was ändert sich durch die (freiwillige) Eintragung ins Handelsregister? 

Sofern nicht eintragungspflichtige Gewerbetreibende die freiwillige Eintragung ins Handelsregister überlegen, ergeben sich rechtlichen Änderungen. 
Mit der Eintragung eines kleingewerblichen Unternehmens in das Handelsregister entsteht die Kaufmannseigenschaft und zugleich findet das Handelsgesetzbuch Anwendung, welches Spezialregelungen für Kaufleute enthält. 
Drei wichtige Aspekte: 
  • Kaufleute müssen nach Erhalt der Ware diese unverzüglich untersuchen und Mängel sofort rügen, sonst gehen Gewährleistungsansprüche verloren.
  • Nur Kaufleute haben das Recht eine Firma zu führen. Die Firma ist der Name, unter dem der Kaufmann seine Geschäfte betreibt und die Unterschrift abgibt, die klagen und verklagt werden kann. Die Firma genießt umfassenden Namensschutz und kann mit dem Handelsgewerbe zusammen verkauft werden, so dass der Wert einer bekannten Firma erhalten bleibt.
  • Kaufleute müssen eine kaufmännische Buchführung einrichten, jährlich eine Inventur durchführen und bilanzieren. Durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz wurden allerdings "kleine" Kaufleute von diesen Pflichten befreit. Dies betrifft Einzelkaufleute, die die Schwellenwerte von 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten. 

2. Personenhandelsgesellschaften (oHG, KG) 

Diese Gesellschaften müssen kraft ihrer Rechtsform ins Handelsregister eingetragen werden. Beachtet werden sollte, dass wenn der Geschäftsbetrieb einer gewerblich tätigen Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) einen solchen Umfang angenommen hat, dass ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb vorliegt, auch eine Eintragungspflicht dieser ehemaligen GbR (als oHG) in das Handelsregister gegeben ist. 
Hinweis: Bei den Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) gibt es zum 1. Januar 2024 Änderungen durch das Personengesellschaftsrechtsmodernisierungsgesetz – MoPeG (u. a. Eintragungspflichten in das Register). 
Wir werden rechtzeitig auf unserer Homepage dazu informieren. 

3. Kapitalgesellschaften (GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG) 

Bei diesen Gesellschaften besteht eine Eintragungspflicht in das Handelsregister schon allein wegen ihrer Rechtsform. 

Sitz/Geschäftsanschrift 

Zum Handelsregister sind Sitz und Geschäftsanschrift anzumelden. 
Diese Gesellschaften dürfen im Handelsregister als Geschäftsanschrift auch eine c/o Adresse angeben, auch wenn an der angegebenen Anschrift weder Geschäftsräume der Gesellschaft bestehen noch ihr gesetzlicher Vertreter wohnt, wenn an der angegebenen Anschrift ein Zustellungsbevollmächtigter der Gesellschaft (zum Beispiel Rechtsanwalt, Notar) ansässig ist. Unter dieser Anschrift müssen der Gesellschaft gegenüber Willenserklärungen abgegeben und Schriftstücke zugestellt werden können. 
Bei eingetragenen Kaufleuten (e. K.) und Personenhandelsgesellschaften (oHG, KG) geht das nicht. Hier ist immer die aktuelle Niederlassung (beim e. K.) bzw. der Gesellschaftssitz (bei Personenhandelsgesellschaften) ins Handelsregister einzutragen. Dies ist jeweils der Ort, von dem die Geschäfte des Unternehmens tatsächlich und dauerhaft geleitet werden. Dieser Ort und die im Handelsregister ebenfalls einzutragende konkrete inländische Geschäftsanschrift, können bei Personenhandelsgesellschaften nicht auseinanderfallen.
Hinweis: Auch hier gibt es zum 1. Januar 2024 Änderungen durch das Personengesellschaftsmodernisierungsgesetz. 

Ohne Anmeldung keine Eintragung 

Jede Eintragung in das Handelsregister setzt regelmäßig eine Anmeldung voraus. Ihr Inhalt bestimmt sich je nach Art der einzutragenden Tatsache. 
Beispiel: 
Zwei Kaufleute gründen eine “ABC Bauträger GmbH”. Ein Gesellschafter wird zum Geschäftsführer bestellt. In dieser Eigenschaft hat er die GmbH bei dem für den Sitz des Unternehmens zuständigen Amtsgericht (Registergericht) anzumelden. Das GmbH-Gesetz schreibt genau vor, welchen Inhalt die Anmeldung haben muss. So muss der Geschäftsführer unter anderem die Versicherung der endgültigen freien Verfügbarkeit über die eingezahlten Stammeinlagen abgeben, die Art der Vertretungsbefugnis genau darlegen und  versichern, dass er nicht wegen einer Insolvenzstraftat strafrechtlich belangt worden ist. 
Merke: Dem Gericht ist neben der Anmeldung auch der notariell beurkundete Gesellschaftsvertrag vorzulegen. 
Auch die Anmeldung eines einzelkaufmännischen Unternehmens, einer OHG oder KG muss bestimmte, gesetzlich festgelegte Anforderungen erfüllen. Neben der Firma sind insbesondere Angaben zur Person eines jeden Gesellschafters (bei der KG zusätzlich noch der Betrag der Haftungseinlage der Kommanditisten) und die genaue Geschäftsanschrift erforderlich. 
Natürlich ist auch jede das Register betreffende Änderung (z. B. Stammkapitalerhöhung bei der GmbH, Sitzverlegung an einen anderen Ort, Inhaberwechsel) anzumelden. 
Merke: Alle Anmeldungen müssen dem Gericht in notariell beglaubigter Form eingereicht werden!

Die IHK hilft mit 

Vor Eintragung der angemeldeten Tatsachen prüft das Registergericht die Richtigkeit der Erklärungen des Anmeldenden, damit Falscheintragungen vermieden werden. 
Die IHK ist dabei zur Mithilfe verpflichtet. 
Beispiel: 
Es wird eine GmbH mit der Firma "Internationale Software Vertriebs GmbH" angemeldet. Das Gericht bittet die IHK um Feststellungen, ob der geographische Zusatz "Internationale" nach Größe und Auslandsaktivitäten des Unternehmens als gerechtfertigt angesehen werden kann. Die IHK prüft die Zulässigkeit anhand der vorgelegten Betriebsdaten und nimmt dann gegenüber dem Gericht Stellung. 
Die IHK wirkt regelmäßig auf Ersuchen des Registergerichts bei den Anmeldevorgängen mit. Sie achtet insbesondere darauf, dass die gewählte Firma den geltenden firmenrechtlichen Grundsätzen entspricht (siehe Merkblatt "Firma und Unternehmensbezeichnung") und prüft zusätzlich das Vorliegen der sonstigen materiell-rechtlichen Eintragungsvoraussetzungen. 
Ergibt die Prüfung der Anmeldung, dass ein nicht behebbarer Mangel vorliegt, wird der Eintragungsantrag zurückgewiesen. Ist das Ergebnis positiv, verfügt das Gericht die Eintragung entsprechend dem Antrag und macht den Inhalt der Eintragung im elektronischen Bundesanzeiger bekannt. 
Auch gegenüber Notaren, Gründern und Unternehmen gibt die IHK auf Anfrage bereits im Vorfeld entsprechende Stellungnahme ab. 

Handelsregister und Vertrauensschutz (öffentlicher Glaube) 

Mit der Eintragung und Bekanntmachung der registerfähigen Tatsache wird im Geschäftsverkehr mit Dritten ein Schutz des Vertrauens auf die Richtigkeit des Handelsregisters bewirkt. Auf den Vertrauensschutz kann sich berufen: 
  • der Eintragungspflichtige bei richtiger Eintragung und Bekanntmachung. 
Beispiel: 
Das Erlöschen einer Prokura ist eingetragen und bekannt gemacht. Aus Geschäftsabschlüssen des ehemaligen Prokuristen trifft den Geschäftsinhaber keine Haftung. 
  • der Dritte, wenn eine eintragungspflichtige Tatsache nicht eingetragen oder nicht bekannt gemacht ist. 
Beispiel: 
Der Geschäftsinhaber, der sein Unternehmen mit der Firma veräußert, den Übergang aber nicht in das Handelsregister eintragen lässt, haftet für alle Geschäftsverbindlichkeiten seines Nachfolgers, es sei denn, der Geschäftsübergang war dem Dritten bekannt.
  • der Dritte bei falscher Bekanntmachung. 
Beispiel: 
Im Handelsregister ist Gesamtprokura eingetragen, aber irrig als Einzelprokura bekannt gemacht. Der Geschäftsinhaber muss die von einem Prokuristen allein abgeschlossenen Geschäfte gegen sich gelten lassen. 

Was bewirkt die Eintragung 

Die Eintragung in das Handelsregister eröffnet dem Kaufmann besondere Rechte, erlegt ihm aber auch Erschwerungen und Pflichten auf. Nur er darf eine Firma als Bezeichnung seines Unternehmens führen, die von Erben oder Erwerbern grundsätzlich unverändert fortgeführt werden kann. Nur für ihn gelten die besonderen Vorschriften des Handelsgesetzbuches über die Erteilung einer Prokura. Neben den steuerrechtlichen hat er die handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften zu beachten. Seine Bürgschaften sind stets selbstschuldnerisch und wie Schuldversprechen und Schuldanerkenntnisse auch mündlich wirksam. Vereinbarte Vertragsstrafen können nicht herabgesetzt werden. Kaufleute können einen Gerichtsstand frei vereinbaren und Schiedsverträge formlos abschließen. Sie können schließlich zu ehrenamtlichen Richtern für Handelssachen ernannt werden. 

Kosten 

Die Kosten / Gebühren für die Handelsregistereintragung (Gericht, Notar): 
Eingetragener Kaufmann (e. K.) 
circa 170,00 bis 200,00 Euro 
GmbH / UG mit Satzung Stammkapital 25.000 Euro, 1 – 2 Gesellschafter: 
circa 700,00 bis 1.000,00 Euro; 
Bei der Verwendung des Musterprotokolls für die Gründung einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) sind Vergünstigungen bei den Notargebühren möglich. Die Verwendung des Musterprotokolls beinhaltet den Gesellschaftsvertrag, die Geschäftsführerbestellung und die Gesellschafterliste. Das Musterprotokoll kann allerdings nur bei einer Gesellschaft mit bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer verwendet werden. Die Verwendung sollte aber gut überlegt werden, insbesondere wenn jemand nicht allein als Gesellschafter und Geschäftsführer fungiert.  

Achtung: Adressbuchschwindel! 

Wichtig auch: Bei Handelsregistereintragungen Ihres Unternehmens erhalten Sie nur zwei Rechnungen. 
In Schleswig-Holstein sind dies Rechnungen der Landeskasse SH (Gerichtskosten) und vom Notar. Leider nützen auch unseriöse Adressverlage die bekannt gemachten Informationen aus und verschicken "Informationen" oder "Aufforderungen" zur Eintragung in Unternehmensverzeichnisse, Branchenregister, Gewerbedateien oder ähnliches. 
Typischerweise haben die Anschreiben die Form eines Formulars, um den Charakter eines Vertragsangebotes zu verschleiern. Zugleich entsteht der Eindruck, der Absender sei eine öffentliche Stelle oder es würden kostenlose Leistungen angeboten. Oft erhalten Unternehmen mehrere (Formular-) Schreiben, die einen unbewussten Vertragsabschluss bezwecken. 
Weitere Hinweise finden sich in Schleswig-Holstein auf der Seite des Justizministeriums: www.schleswig-holstein.de
Bitte prüfen Sie daher gerade in der Startphase Ihres Unternehmens den Schriftverkehr genau, weisen Sie Ihre Beschäftigten auf die Problematik hin und wenden Sie sich im Zweifel an Ihre IHK. 
Weitere Information finden Sie in der Rubrik “Handels-, Gesellschafts- und Gewerberecht”. 
Hinweis: Diese Informationen sollen Ihnen nur erste Hinweise geben und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.