IHK zu Lübeck

Informationspflicht gegenüber Teilnehmern von IHK-Webinaren, virtuellen Sitzungen oder Konferenzen gem. Art. 13 und 14 DSGVO

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zu einem Webinar, virtuellen Sitzung oder einer Konferenz der IHK zu Lübeck. Die IHK zu Lübeck setzt mehrere virtuelle Konferenz-Systeme ein.

Name und Kontakt des Verantwortlichen

IHK zu Lübeck
Fackenburger Allee 2, 23554 Lübeck
Telefon: 0451-6006-0
E-Mail: service@ihk-luebeck.de
vertreten durch den Hauptgeschäftsführer Lars Schöning

Name und Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten

Dr. Jörn Voßbein
UIMC DR. VOSSBEIN GmbH & Co KG
Unternehmens- und Informations-Management Consultants
Nützenberger Straße 119, 42115 Wuppertal
Telefon: +49-202-26574-0
Fax: +49-202-26574-19
E-Mail: consultans@uimc.de

Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Ihre Daten werden dafür erhoben und verarbeitet, um das jeweilige Webinar, Sitzung oder Konferenz organisieren und durchführen zu können; weitere Zwecke können das Zeigen und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten/Präsentationen sein.
Abhängig vom Einzelfall erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:
  • Durchzuführende Sitzung oder Konferenz als gesetzliche Pflichtaufgabe: Die Rechtsgrundlage hierzu ist Art. 6 Abs. 1 c), Abs. 3 b) DSGVO i.V.m. IHKG und der Satzung der IHK zu Lübeck
  • Durchzuführende Sitzung oder Konferenz als Aufgabe im öffentlichen Interesse:
    Die Rechtsgrundlage hierzu ist Art. 6 Abs. 1 e), Abs. 3 b) DSGVO i.V.m. § 1 IHKG i.V.m. Spezialgesetz/Satzungsrecht
  • Webinar auf vertraglicher Basis (soweit diese nicht den Aufgaben im öffentlichen Interesse unterfallen)
    Die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Vertrag bzw. Vorvertrag) oder Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c i.V.m. Art. 6 Abs. 3 Satz 1 Buchstabe b DSGVO.
Die Funktion Audio- oder Videoaufzeichnung sowie der Einsatz von Funktionen, die für eine Sitzung nicht notwendig sind, verwenden wir nur auf der Rechtsgrundlage einer Einwilligung der Betroffenen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Einwilligungserklärung wird im Vorfeld eingeholt.

Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Bei der Nutzung der Systeme zur Teilnahme werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie bzw. bei der Teilnahme an Webinaren, virtuellen Sitzungen oder Konferenzen machen.
Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:
  • Personenstamm- und Kommunikationsdaten, wie z.B. Anzeigename, Vor- und Nachname, Spracheinstellung, ggf. Firma / Abteilung, E-Mail-Adresse
  • Meeting-Metadaten, wie z.B. Thema und Dauer des Meetings, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahmen, Beschreibung des Meetings (optional), Chat-Status, Teilnehmer, IP-Adressen, ggf. Mac-Adressen und andere Geräte-IDs; ungefähre Position des Endgerätes zur Herstellung einer Verbindung zum nächstgelegenen Rechenzentrum; Geräte-/Hardware, Informationen wie Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher oder Art der Verbindung
  • Meeting-Aufzeichnungen (optional): Mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, M4A aller Audioaufnahmen, Textdatei aller in der Besprechung, Chats, Audio-Protokolldatei und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
  • Chatprotokolle
  • Telefon-Nutzungsdaten, wie z.B. Rufnummer des Anrufers, Name des Landes, IP-Adresse, Notfallkontaktnummer, Start- und Endzeit, Hostname, Host-E-Mail, Mac-Adresse des verwendeten Geräts
Um Webinare, virtuelle Sitzungen oder Konferenzen durchführen zu können, müssen Sie sich hierzu anmelden und einen Namen (es muss nicht Ihr richtiger Name sein) angeben.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
  • Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben.
  • ggf. mit der Organisation und Durchführung eines Webinars, Meetings, Sitzung oder einer Konferenz betrauten Dienstleister und deren Subunternehmer.
Zweckangaben:
  • Übermittlung an Dritte: gesetzliche Pflicht oder Einwilligung
  • Auftragsverarbeiter: die mit Organisation eines Webinars, Meetings, Sitzung oder einer Konferenz betrauten Dienstleister und deren Subunternehmer.

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Je nach eingesetztem Dienstleister können unsererseits personenbezogene Daten an einen Subunternehmer des Auftragsverarbeiters mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden. Die Übermittlung wird auf EU-Standardvertragsklauseln als geeignete Garantien gestützt.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Teilnehmerdaten werden zweckgebunden für die Verwaltung und Organisation eines Webi-nars, Sitzung oder einer Konferenz verarbeitet und gelöscht, sobald der Zweck für die Ver-arbeitung weggefallen ist. Die Datenlöschung erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Auf-bewahrungsfristen. Geben Teilnehmer uns eine Einwilligung zur Weiterverwendung von Da-ten für Marketing oder z. B. zum Bezug von E-Mail-Newslettern, so erfolgt in diesem Fall mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.

Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Ein-schränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durch-geführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unser Informations- und Service-Center unter 0451-6006-0; E-Mail: service@ihk-luebeck.de.
Bei Beschwerden über Datenschutzverstöße können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde:
Marit Hansen
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz (ULD)
Holstenstraße 98, 24171 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de