Meldepflicht für Kassensysteme, Taxameter und Wegstreckenzähler
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verpflichtend an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Am 31. Juli 2025 endet die Übergangsfrist, bis zu der alle bereits eingesetzten Aufzeichnungssysteme an die Finanzverwaltung gemeldet werden müssen.
Wer ist betroffen?
Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen, müssen diese seit dem 1. Januar 2025 der Finanzverwaltung melden. Dies gilt sowohl für gekaufte als auch für gemietete oder geleaste Geräte.
Den genannten Systemen sind zuzuordnen (beispielhafte Aufzählung):
- Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen,
- Tablet- oder App-Kassensysteme,
- Waagen mit Kassenfunktion,
- Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse,
- Hotel- und Arztsoftware mit Kassenfunktion,
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.
Diese Systeme sind mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet, um vor Manipulationen geschützt zu sein.
Wie und wo erfolgt die Meldung?
Für die Meldung an das Finanzamt stehen drei Wegen zur Verfügung:
- Direkteingabe im ELSTER-Formular "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (Paragraf 146a Abs. 4 AO)“,
- Upload einer XML-Datei in "Mein ELSTER“, zum Beispiel mithilfe des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Kassensoftware erstellt,
- Datenfernübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).
Für die Direkteingabe im ELSTER-Formular stellt das Bundesfinanzministerium (BMF) eine Ausfüllanleitung zur Verfügung. Darin wird im Detail über alle erforderlichen Angaben informiert, die für die korrekte Meldung erforderlich sind.
Wann müssen die Systeme gemeldet werden?
Grundsätzlich gilt eine Meldefrist von einem Monat nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems.
Neben der Inbetriebnahme eines Kassensystems ist auch der bloße Besitz eines elektronischen Aufzeichnungssystems meldepflichtig. Das bedeutet, auch wenn ein Gerät noch keine aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle erfasst hat, muss es dennoch gemeldet werden. Außerdem müssen Unternehmen die Außerbetriebnahme, also wenn ein System verkauft oder entsorgt wird, an das Finanzamt weitergeben werden.
Pro Betriebsstätte ist eine Mitteilung einzureichen. Bei jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu übermitteln. Bei Vorliegen mehrerer Betriebsstätten muss für jede einzelne Betriebsstätte eine separate Mitteilung übermittelt werden.
Aktuell gelten folgende Übergangsregelungen:
- Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
- Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden. Dies gilt auch für elektronische Aufzeichnungssysteme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen werden.
Gesetzlicher Hintergrund der Meldepflicht
Die Verpflichtung zur Meldung der Aufzeichnungssysteme geht auf das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 (Kassengesetz) und der Neueinfügung von Paragraf 146a der Abgabenordnung zurück. Seither sind Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme (ab 1. Januar 2020) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Das einhergehende elektronische Meldeverfahren für die elektronischen Aufzeichnungssysteme konnte die Finanzverwaltung jedoch nicht bereitstellen, weshalb die gesetzliche Mitteilungsverpflichtung ausgesetzt wurde – bis jetzt.
Hinweis:
Die Informationen und Auskünfte der IHK Schleswig-Holstein sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall, beispielsweise durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Unternehmensberater, nicht ersetzen.
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