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Betriebsfeiern und Steuern: Das müssen Unternehmen wissen
Ob Weihnachtsfeier, Betriebsausflug oder Sommerfest: Damit die gute Stimmung nicht durch steuerliche Überraschungen getrübt wird, sollten Firmen die wichtigsten Regeln bei Betriebsveranstaltungen kennen.
Eine Betriebsveranstaltung ist eine betriebliche Feier mit gesellschaftlichem Charakter. Dazu zählen beispielsweise:
- Weihnachtsfeiern
- Sommerfeste
- Betriebsausflüge
- Jubiläumsfeiern
Wichtig ist, dass die Veranstaltung grundsätzlich allen Beschäftigten des Betriebs oder allen Angehörigen eines Betriebsteils (zum Beispiel einer Abteilung oder einer langjährigen Projektgruppe).
Auch ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten oder Begleitpersonen können teilnehmen. Die Teilnahme einzelner externer Gäste ist ebenfalls möglich.
Welche Kosten sind steuerfrei?
Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Steuerfreibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer und Veranstaltung. Innerhalb dieses Betrags können zahlreiche Leistungen steuerfrei gewährt werden. Dazu gehören unter anderem:
- Speisen und Getränke
- Unterhaltung und Musik
- Raummiete und Dekoration
- Kosten für Eventagenturen
- Eintrittskarten
- Übernahme von Fahrt- oder Übernachtungskosten
- Sachgeschenke im Zusammenhang mit der Veranstaltung
Gut zu wissen: Dabei zählt immer der Betrag inklusive Umsatzsteuer.
Wie hoch ist der Freibetrag?
Jedem Arbeitnehmer stehen 110 Euro je Betriebsveranstaltung steuerfrei zur Verfügung. Wird dieser Betrag überschritten, muss lediglich der übersteigende Teil versteuert werden. Es handelt sich also um einen Freibetrag und nicht um eine Freigrenze.
Kostet eine Betriebsfeier pro Person also 125 Euro, bleiben 110 Euro steuerfrei. Nur die verbleibenden 15 Euro sind steuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann diesen Betrag pauschal mit 25 Prozent versteuern.
Wie werden die Kosten pro Mitarbeiter berechnet?
Zur Ermittlung des steuerlichen Vorteils werden sämtliche Kosten der Veranstaltung zusammengerechnet und auf alle tatsächlich anwesenden Teilnehmer verteilt. Kurzfristige Absagen können daher dazu führen, dass sich die Kosten pro Teilnehmer erhöhen und der Freibetrag schneller überschritten wird.
Hinweis: Nimmt ein Mitarbeiter eine Begleitperson mit, werden deren Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet. Dadurch kann derselbe Veranstaltungsbesuch für Beschäftigte mit Begleitung steuerlich höher bewertet werden als für Mitarbeiter ohne Begleitung.
Wie viele Betriebsfeiern sind steuerlich begünstigt?
Unternehmen können grundsätzlich zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr steuerlich begünstigt durchführen. Werden mehr als zwei Veranstaltungen angeboten, kann entschieden werden, welche beiden Feiern unter die Begünstigung fallen. In der Praxis werden häufig die kostenintensiveren Veranstaltungen ausgewählt, um den steuerlichen Vorteil bestmöglich zu nutzen.
Darf es auch Geschenke geben?
Ja. Sachgeschenke, die bei einer Betriebsfeier überreicht werden, werden den Gesamtkosten der Veranstaltung zugerechnet und auf den 110-Euro-Freibetrag angerechnet.
Kostet die Feier beispielsweise 80 Euro pro Person und jede Person erhält ein Sachgeschenk im Wert von 30 Euro ist dies erlaubt: Der Freibetrag wird eingehalten und es entsteht kein steuerpflichtiger Vorteil.
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