Betriebsfeiern und Steuern

Schöne Anlässe in der Firma fördern ein gutes Arbeitsklima. Die Kosten dafür sind als Betriebsausgaben abziehbar.

Was ist eine Betriebsfeier und wer kann daran teilnehmen?

Betriebsfeiern sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Sie dienen den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander zu fördern und ein gutes Betriebsklima zu pflegen und werden überwiegend im Interesse des Arbeitsgebers veranstaltet. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Die „üblichen Kosten“ für die Veranstaltung sind steuer- und sozialfreien Betriebsausgaben.
  • Betriebsausflüge
  • Weihnachtsfeiern
  • Jubiläumsfeiern
sind gewöhnliche Anlässe für eine Betriebsveranstaltung.
Eine Betriebsfeier muss grundsätzlich allen Arbeitnehmern offen stehen. Dazu zählen aktive Arbeitnehmer, ehemalige Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare, ähnliche Personen sowie Begleitpersonen.
Der Arbeitgeber kann entweder alle Angestellten seines Betriebes einladen oder alle Zugehörigen eines Betriebsteils, wie beispielsweise einer Abteilung. Möglich ist auch, einen begrenzten Teilnehmerkreis einzuladen, solange dieser dadurch nicht gegenüber anderen Arbeitnehmern bevorzugt wird. Die Finanzverwaltung sieht es beispielsweise als zulässig an, wenn nur Angestellte eingeladen werden, die bereits mehr als zehn Jahre im Unternehmen tätig sind (Jubilarfeiern), auch wenn neben diesen ein begrenzter Kreis weiterer Arbeitnehmer, wie engere Mitarbeiter, eingeladen werden.
Die Teilnahme von betriebsfremden Personen ist unschädlich, solange die Zahl der betriebsfremden Personen die Zahl der eigenen Arbeitnehmer nicht übersteigt.
Beispiel: An einer Feier zum 50-jährigen Bestehen des Unternehmens nehmen neben den 50 Arbeitnehmern auch 25 Geschäftsfreunde teil. Für die Arbeitnehmer handelt es sich um eine Betriebsveranstaltung, da die Zahl der betriebsfremden Personen die Zahl der Arbeitnehmer nicht übersteigt.

Welche Zuwendungen sind steuerfrei?

Eine Zuwendung im Rahmen einer Betriebsveranstaltung ist jede Aufwendung, die der Arbeitgeber im Zusammenhang mit einer Betriebsfeier tätigt. Zwei mal jährlich sind Aufwendungen bis 110 Euro pro Betriebsveranstaltung und Arbeitnehmer steuerfrei. Die Finanzverwaltung hat einen nicht abschließenden Katalog aufgestellt, der einen Überblick darüber gibt, welche Zuwendungen in Betracht kommen.
Wichtig: Die Umsatzsteuer ist stets Teil der Zuwendungen.
Der Katalog der Zuwendungen an Arbeitnehmer und Begleitpersonen umfasst folgende Positionen:
  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
  • die Übernahme von Fahrtkosten und Übernachtungskosten
  • Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft
  • Geschenke. Dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten. Dies gilt nicht für Barzuwendungen.
  • Barzuwendungen, nur wenn sichergestellt ist, dass sie verwendet werden für Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten, Musik, künstlerische Darbietungen oder Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder einen Eventmanager. Zu diesen Aufwendungen zählen auch Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, für Trinkgelder und Stornokosten.
Keine Zuwendungen an Arbeitnehmer und Begleitpersonen sind die folgenden Positionen:
  • Anteilige Kosten der Buchhaltung für die Erfassung der Aufwendungen
  • Kosten für den Energie- und Wasserverbrauch bei Betriebsveranstaltungen in den eigenen Räumlichkeiten des Arbeitgebers

Wie hoch darf der Steuerfreibetrag sein?

Jeder Arbeitnehmer kann steuerfreie Zuwendungen von insgesamt bis zu 110 Euro je Betriebsfeier erhalten. Erhält er mehr, wird der überschießende Teil als geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers erfasst und löst eine Steuerpflicht aus. Diese Steuerpflicht kann vom Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent abgegolten werden, soweit die Zuwendung anlässlich einer Betriebsfeier gewährt wurde (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG). Wählt der Arbeitgeber keine Pauschalbesteuerung, muss in der Lohnbuchhaltung der überschießende Betrag bei jedem Arbeitnehmer mit dem individuellen Steuersatz erfasst werden.
Im BMF-Schreiben wird darauf hingewiesen, dass die Freigrenze in Höhe von 50 Euro für Sachbezüge vom Arbeitgeber (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG) in diesem Kontext nicht anwendbar ist.
Unterschied zwischen Freibetrag und Freigrenze: Bei einem Freibetrag muss nur der darüber hinausgehende Betrag versteuert werden. Liegt der Betrag nur einen Cent über eine Freigrenze, fällt für die gesamten Aufwendungen Steuer an.
Beispiel: Ein Arbeitgeber führt für seine 13 Arbeitnehmer einen Betriebsausflug durch. Die Gesamtkosten für Speisen und Getränke betragen 1250 Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, also 1487,50 Euro. Der Arbeitgeber hat Nettoaufwendungen von 96,15 Euro je Arbeitnehmer (1250 Euro geteilt durch 13 Personen); diese liegen unter 110 Euro. Es kommt aber auf die Bruttoaufwendungen je Arbeitnehmer an. Diese betragen 114,42 Euro (1487,50 Euro geteilt durch 13 Personen). Da die Freibetragsgrenze überschritten ist, ist der übersteigende Betrag von 4,42 Euro zu versteuern. Hierfür ist eine Pauschalbesteuerung möglich.

Wie wird die Zuwendung je Arbeitnehmer berechnet?

Berechnet wird die 110-Euro-Grenze wie folgt: 
  • Die Gesamtaufwendungen als Summe aller Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung sind zu ermitteln. 
  • Die Gesamtaufwendungen sind durch die anwesenden Teilnehmer inklusive der Begleitpersonen zu teilen.
  • In einem nächsten Schritt sind die auf die Begleitpersonen entfallenen Aufwendungen dem Arbeitnehmer zu zurechnen, der begleitet wurde.
Beispiel: Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 Euro. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Arbeitnehmern zusammen, von denen 25 von je einer Person begleitet werden. Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 Euro entfällt. Sodann ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. 50 Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 Euro, der den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist. Bei 25 Arbeitnehmern beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro; nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 Euro.
Der Wert von Sachzuwendungen bemisst sich grundsätzlich nach dem um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort, also nach dem Preis, den der Arbeitnehmer aufwenden müsste, um dasselbe Wirtschaftsgut zu erhalten. Bei Betriebsveranstaltungen ist von den eigenen Aufwendungen des Arbeitgebers für die Veranstaltung auszugehen (einschließlich Umsatzsteuer).

Wie viele Veranstaltungen sind im Jahr möglich?

Steuerlich begünstigt ist die Teilnahme an zwei Betriebsfeiern jährlich (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 3 EStG). Auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an. Daher sind auch zwei- oder mehrtägige Betriebsveranstaltungen möglich, solange die 110-Euro-Grenze eingehalten wird.
Nimmt ein Angestellter an mehr als zwei Veranstaltungen teil, kann er wählen, welche steuerbefreit sein soll. Die Finanzverwaltung macht eine Ausnahme für solche Arbeitnehmer, die teilnehmen, um ihre beruflichen Aufgaben zu erfüllen, wie beispielsweise Personalleiter.
Beispiel: Der Arbeitgeber führt im Kalenderjahr folgende drei Betriebsveranstaltungen durch:
  1. Betriebsausflug nach Hamburg (75 Euro pro Teilnehmer)
  2. Schützenfestbesuch in Hannover (60 Euro pro Teilnehmer)
  3. Weihnachtsfeier für alle Arbeitnehmer (80 Euro pro Teilnehmer)
Da der Arbeitgeber drei gleichartige Betriebsveranstaltungen durchgeführt hat, kann er wählen, welche der drei Veranstaltungen steuerpflichtig sind. Sinnvollerweise wird er die Veranstaltung mit den niedrigsten Kosten versteuern.

Sachgeschenke des Arbeitgebers auf Betriebsfeiern

Sachgeschenke an Arbeitnehmer sind grundsätzlich beim Arbeitgeber als Betriebsausgaben abzugsfähig und unterliegen als geldwerte Vorteile der Lohnsteuer. Hiervon gibt es zwei Ausnahmen. Zum einen gehören Zuwendungen nicht zum Arbeitslohn, wenn sie nicht in Geld bestehen und einen Wert von 60 Euro nicht übersteigen (BMF-Schreiben vom 19.05.2015, Rz. 19, PDF). Zum anderen gehören Sachzuwendungen nicht zum Arbeitslohn, wenn sie anlässlich einer Betriebsfeier überreicht werden. Sachgeschenke anlässlich einer Betriebsfeier werden als Teil der Aufwendungen der Betriebsfeier gewertet und sind entsprechend auf den 110 Euro Freibetrag anzurechnen.
Beispiel: Anlässlich einer Betriebsfeier erhalten alle Teilnehmer ein Sachgeschenk im Wert von 30 Euro. Die Kosten der restlichen Betriebsfeier betragen pro Kopf 80 Euro. Das Sachgeschenk wird zu den übrigen Kosten hinzugerechnet. Der Freibetrag von 110 Euro wird eingehalten und es liegt kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor.
Beispiel: Anlässlich einer Betriebsfeier erhalten alle Teilnehmer ein Sachgeschenk im Wert von 70 Euro. Die Kosten der restlichen Betriebsfeier betragen pro Kopf 50 Euro. Die Zuwendungen betragen damit insgesamt 120 Euro und übersteigen den Freibetrag um 10 Euro. In dieser Höhe liegt ein geldwerter Vorteil vor, welche der Arbeitgeber mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent versteuern kann (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Zu vernachlässigen ist in diesem Zusammenhang, dass der Wert des Sachgeschenks den Betrag von 60 Euro übersteigt, da das Sachgeschenk anlässlich einer Betriebsfeier gewährt wurde und daher im Rahmen des Freibetrags steuerfrei ist.
Um den Freibetrag nutzen zu können und für die Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber ist es Voraussetzung, dass die Geschenke anlässlich und nicht nur bei Gelegenheit einer Betriebsveranstaltung gewährt werden. Das Gesetz gibt jedoch keine Hinweise darüber, wann Geschenke anlässlich einer Betriebsveranstaltung überreicht werden.
Laut Bundesfinanzhof (BFH) bedeutet anlässlich einer Betriebsveranstaltung, dass Zuwendungen den Rahmen und das Programm der Betriebsfeier betreffen müssen. Dazu gehören solche Zuwendungen, die durch das Programm bedingt und für eine Betriebsveranstaltung nicht untypisch sind. Es muss ein sachlicher Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Zuwendung bestehen (BFH, Urteil vom 7.2.1997 – VR R 3/96).
Einen sachlichen Zusammenhang sah der BFH bei der Übergabe von Goldmünzen auf einer Weihnachtsfeier als nicht mehr gegeben an. Die Übergabe von Goldmünzen sei eine untypische Programmgestaltung. Sie hätte auch losgelöst von einer Weihnachtsfeier vorgenommen werden können (BFH, Urteil vom 7.11.2006 - VI R 58/04).
Wenn Zuwendungen nur bei Gelegenheit einer Betriebsfeier überreicht werden, es am Anlass fehlt, dann fallen diese Zuwendungen aus der besonderen Behandlung für Betriebsveranstaltungen heraus und es gelten die allgemeinen Regeln. Entweder werden die Zuwendungen mit dem persönlichen Grenzsteuersatz des Arbeitnehmers versteuert oder der Arbeitgeber versteuert sie pauschal mit einem Steuersatz von 30 Prozent (§ 37b Abs. 1 S. 1 Nr. 2 EStG). 

Ausnahme: Feiern ohne Betriebsveranstaltungscharakter

Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, auch unter Beteiligung weiterer Arbeitnehmer, ist keine Betriebsveranstaltung. Die Finanzverwaltung lässt aber trotzdem bei runden Arbeitnehmerjubiläen Sachzuwendungen bis 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer je teilnehmender Person aus derartigen Anlässen steuerfrei. Solche üblichen Zuwendungen werden als Aufwendungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers angesehen. Achtung: bei diesem 110-Euro-Betrag handelt es sich nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze.

Reisekosten der Betriebsfeier

Reisekosten liegen ausnahmsweise vor, wenn:
  • die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet
  • die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient
  • die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt
Dann ist eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber nach den allgemeinen Reisekostengrundsätzen möglich, ohne dass die Kosten in die 110-Euro-Freibetragsgrenze einbezogen werden müssen.
Beispiel: Arbeitgeber A veranstaltet einen Betriebsausflug. Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind, reisen für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an. Diese Fahrtkosten – sowie ggf. im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten – gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
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