Angaben auf Geschäftsbriefen

Die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen dienen dazu, Ihren Geschäftspartnern zu ermöglichen, sich schon beim Beginn Ihrer Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens, mit dem Sie in geschäftlichen Kontakt kommen, zu informieren.

Nichtkaufleute (sog. Kleingewerbetreibende)

Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind (hierzu zählen Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts), gelten als Nichtkaufleute und müssen auf den Geschäftsbriefen ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angeben sowie ihre ladungsfähige Anschrift mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort (Postfach reicht nicht aus). Zwar gibt es wegen des Wegfalls von § 15 b Gewerbeordnung (GewO) keine zentrale gewerberechtliche Vorschrift mehr, die diese Pflichtangaben fordert. Die Notwendigkeit, diese Angaben auf Geschäftsbriefen zu machen, ergibt sich jedoch aus wettbewerbsrechtlichen und - soweit es sich bei den Geschäftspapieren um Rechnungen handelt - aus steuerlichen Vorschriften. Auch die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung vom 12. März 2010 sieht vor, dass ein Dienstleistungserbringer vor Abschluss eines schriftlichen Vertrages oder Erbringung einer Dienstleistung seinen Vor- und Familiennamen in klarer und verständlicher Form zur Verfügung zu stellen hat.

Kaufleute

a) Für alle Einzelkaufleute (vgl. § 37 a Handelsgesetzbuch (HGB)) Personengesellschaften (OHG und KG) und Kapitalgesellschaften (GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG) sind die folgenden Angaben zwingend vorgeschrieben:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft (OHG, KG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG) bzw. der die Kaufmannseigenschaft kennzeichnende Zusatz eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine Abkürzung wie e. K., e. Kfm., e. Kfr.
  • der Sitz der Gesellschaft bzw. der Ort der Handelsniederlassung des Kaufmanns
  • das Registergericht und die Handelsregisternummer
b) zusätzlich bei Personengesellschaften (OHG und KG), bei denen kein (persönlich haftender) Gesellschafter eine natürliche Person ist (vgl. §§ 125 a, 177 a HGB):
  • ein Hinweis auf die Haftungsbeschränkung (GmbH & Co. OHG, GmbH & Co. KG)
  • die Firmen der (persönlich haftenden) Gesellschafter
  • sowie auch für die (persönlich haftenden) Gesellschafter alle für diese jeweils vorgeschriebenen weiteren Angaben entsprechend den unter a) und c) bzw. a) und d) aufgeführten Unterpunkten
c) zusätzlich bei der Rechtsform GmbH und UG (haftungsbeschränkt) (vgl. § 35 a GmbHG):
  • alle Geschäftsführer und deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern ein Aufsichtsrat gebildet wurde und dieser einen Vorsitzenden hat, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden
  • Befindet sich die GmbH/UG (haftungsbeschränkt) in Liquidation, so ist dies ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben. Hier treten die Liquidatoren an die Stelle der Geschäftsführer. (vgl. § 71 Abs. 5 Satz 1 GmbHG).
d) zusätzlich bei der Rechtsform AG (vgl. § 80 Aktiengesetz (AktG)):
  • alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen
  • der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • Befindet sich die AG in Abwicklung, so ist dies ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben. Hier treten die Abwickler an die Stelle der Vorstandsmitglieder. (vgl. § 268 Abs. 4 Satz 1 AktG).
Wird der Angabenpflicht nicht nachgekommen, kann das Registergericht Zwangsgeld bis zu einem Betrag von 5.000 Euro im Einzelfall festsetzen.

Was sind Geschäftsbriefe?

Zu den "Geschäftsbriefen" zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Die äußere Form der Mitteilung ist hierbei bedeutungslos. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint, sondern auch z. B. Postkarten etc. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Nachricht in Schriftform (Papier oder Bildschirm) erhält. Geschäftsbriefe sind daher z. B.:
  • mittels Telefax übermittelte Schreiben
  • Postkarten
  • Übermittlungs-Slips
  • Geschäftsrundschreiben
  • gleichförmige Kaufangebote
  • Preislisten
  • Bestellscheine
  • formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z. B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen)
  • Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigung)
  • durch das am 1. Januar 2007 in Kraft getretene Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie des Unternehmensregister (EHUG) wird klargestellt, dass auch E-Mails zu den Geschäftsbriefen zählen und die erforderlichen Angaben enthalten müssen
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z. B.:
  • interner Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen oder Niederlassungen Ihres Unternehmens,
  • Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (z. B. Werbeschriften, Info-Post, Zeitschriftenanzeigen),
  • Mitteilungen und Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.
In Zweifelsfällen ist es ratsam, die Mitteilung (so insbesondere beim Kurzbrief) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden.

Wo sind die Angaben zu machen?

Die Angaben zur Firma einschließlich Rechtsformzusatz sind grundsätzlich in den Briefkopf zu schreiben. Für die Rechtsform, die Handelsregisternummer usw. hat es sich eingebürgert, diese in der so genannten Fußzeile anzugeben.

Zwangsgeld droht

Fehlende Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen kann das Handelsregistergericht mit Zwangsgeld ahnden. Ob darüber hinaus auch eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung gerechtfertigt ist, ist gerichtlich nicht geklärt. Bei einer Abmahnung ist es daher empfehlenswert, Kontakt mit der Industrie- und Handelskammer aufzunehmen, um deren Rechtsgrundlage zu prüfen.

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