Meldepflicht von elektronischen Kassensystemen bis 31. Juli 2025

Ende Juli 2025 läuft die Übergangsphase aus. Bis dahin müssen alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verpflichtend an die Finanzverwaltung gemeldet werden.

Wen betrifft die Meldepflicht?

Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen, müssen diese seit dem 1. Januar 2025 der Finanzverwaltung melden. Dies gilt sowohl für gekaufte als auch für gemietete oder geleaste Geräte.
Den genannten Systemen sind zuzuordnen (beispielhafte Aufzählung):
  • Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen,
  • Tablet- oder App-Kassensysteme
  • Waagen mit Kassenfunktion
  • Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse
  • Hotel- und Arztsoftware mit Kassenfunktion
  • EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.
Diese Systeme sind mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet, um vor Manipulationen geschützt zu sein.

Wie und wo erfolgt die Meldung?

Für die Meldung an das Finanzamt stehen drei Wege zur Verfügung:
  1. Direkteingabe im ELSTER-Formular (ELSTER.de)
    "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (Paragraf 146a Abs. 4 AO).“
  2. Upload einer XML-Datei in "Mein ELSTER“, zum Beispiel mit Hilfe des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Kassensoftware erstellt.
  3. Datenfernübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).
Eine wirksame Erfüllung der Mitteilungspflicht ist nur auf diesem Weg möglich. Eine Meldung über E-Mail oder in Papierform entfaltet keine Wirkung.
Für die Direkteingabe im ELSTER-Formular stellt das Bundesfinanzministerium (BMF) eine Ausfüllanleitung zur Verfügung: BMF-Ausfüllanleitung "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (Paragraf 146a Abs. 4 AO).“

Wann müssen die Systeme gemeldet werden?

Grundsätzlich gilt eine Meldefrist von einem Monat nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems.
Neben der Inbetriebnahme eines Kassensystems ist auch der bloße Besitz eines elektronischen Aufzeichnungssystems meldepflichtig. Das bedeutet, auch wenn ein Gerät noch keine aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle erfasst hat, muss es dennoch gemeldet werden. Außerdem müssen Unternehmen die Außerbetriebnahme, also wenn ein System verkauft oder entsorgt wird, an das Finanzamt weitergeben.
Pro Betriebsstätte ist eine Mitteilung einzureichen. Bei jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu übermitteln. Jedes elektronische Aufzeichnungssystem ist immer nur einer Betriebsstätte im Sinne zuzuordnen. Bei Vorliegen mehrerer Betriebsstätten, muss für jede einzelne Betriebsstätte eine separate Mitteilung übermittelt werden.
Aktuell gelten noch folgende Übergangsregelungen:
  • Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden. Dies gilt auch für elektronische Aufzeichnungssysteme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen werden.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler – Nichtbeanstandung endet zum 31. Dezember 2025

Werden EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden, spätestens bis zum 31. Dezember 2025. Zudem wurde die Meldeverpflichtung der Kassensicherungsverordnung für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.
Die Fristen sehen hier wie folgt aus:
  • Bei Geräten, für die die genannte Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch genommen wird, ist längstens bis zum 31. Dezember 2025 keine Mitteilung erforderlich.
  • Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit einer TSE ausgerüstet wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgestattete Geräte sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme mitzuteilen. Gesetzlicher Hintergrund der Meldepflicht.

Gesetzlicher Hintergrund der Meldepflicht

Die Verpflichtung zur Meldung der Aufzeichnungssysteme geht auf das “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” vom 22. Dezember 2016 (Kassengesetz) und der Neueinfügung von Paragraf 146a der Abgabenordnung zurück. Seither sind Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme (ab 1. Januar 2020) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Das einhergehende elektronische Meldeverfahren für die elektronischen Aufzeichnungssysteme konnte die Finanzverwaltung jedoch nicht bereitstellen, weshalb die gesetzliche Mitteilungsverpflichtung ausgesetzt wurde – bis jetzt.

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