Meldepflicht von elektronischen Kassensystemen

Unternehmen, die ihre Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen) erfassen, müssen ihre Kassensysteme über ELSTER innerhalb eines Monats melden

Wen betrifft die Meldepflicht?

Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen, müssen diese seit dem 1. Januar 2025 der Finanzverwaltung melden. Dies gilt sowohl für gekaufte als auch für gemietete oder geleaste Geräte.
Den genannten Systemen sind zuzuordnen (beispielhafte Aufzählung):
  • Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen,
  • Tablet- oder App-Kassensysteme
  • Waagen mit Kassenfunktion
  • Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse
  • Hotel- und Arztsoftware mit Kassenfunktion
  • EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.
Diese Systeme sind mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet, um vor Manipulationen geschützt zu sein.

Wie und wo erfolgt die Meldung?

Für die Meldung an das Finanzamt stehen drei Wege zur Verfügung:
  • Direkteingabe im ELSTER-Formular (ELSTER.de)
    "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (Paragraf 146a Abs. 4 AO).“
  • Upload einer XML-Datei in "Mein ELSTER“, zum Beispiel mit Hilfe des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Kassensoftware erstellt.
  • Datenfernübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).
Eine wirksame Erfüllung der Mitteilungspflicht ist nur auf diesem Weg möglich. Eine Meldung über E-Mail oder in Papierform entfaltet keine Wirkung.
Für die Direkteingabe im ELSTER-Formular stellt das Bundesfinanzministerium (BMF) eine Ausfüllanleitung zur Verfügung: BMF-Ausfüllanleitung “Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (Paragraf 146a Abs. 4 AO)”.

Wann müssen die Systeme gemeldet werden?

Grundsätzlich gilt eine Meldefrist von einem Monat nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems.
Neben der Inbetriebnahme eines Kassensystems ist auch der bloße Besitz eines elektronischen Aufzeichnungssystems meldepflichtig. Das bedeutet, auch wenn ein Gerät noch keine aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle erfasst hat, muss es dennoch gemeldet werden. Außerdem müssen Unternehmen die Außerbetriebnahme, also wenn ein System verkauft oder entsorgt wird, an das Finanzamt weitergeben.
Pro Betriebsstätte ist eine Mitteilung einzureichen. Bei jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu übermitteln. Jedes elektronische Aufzeichnungssystem ist immer nur einer Betriebsstätte im Sinne zuzuordnen. Bei Vorliegen mehrerer Betriebsstätten, muss für jede einzelne Betriebsstätte eine separate Mitteilung übermittelt werden.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler – Nichtbeanstandung ist abgelaufen

Werden EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Die Nichtbeanstandungsregel ist zum 31. Dezember 2025 abgelaufen.
Künftig sind angeschaffte oder außer Betrieb genommene Taxameter und Wegstreckenzähler innerhalb eines Monats nach der Anschaffung bzw. Abschaffung zu melden.

Gesetzlicher Hintergrund der Meldepflicht

Die Verpflichtung zur Meldung der Aufzeichnungssysteme geht auf das “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” vom 22. Dezember 2016 (Kassengesetz) und der Neueinfügung von Paragraf 146a der Abgabenordnung zurück. Seither sind Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme (ab 1. Januar 2020) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Das einhergehende elektronische Meldeverfahren für die elektronischen Aufzeichnungssysteme konnte die Finanzverwaltung jedoch nicht bereitstellen, weshalb die gesetzliche Mitteilungsverpflichtung ausgesetzt wurde – bis jetzt.

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