Praxisbeispiele für Kassenpflicht und digitale Belege gesucht!

Der Gesetzentwurf sieht die Einführung einer Registrierkassenpflicht ab einer Gesamtumsatzgrenze von 100.000 Euro und einer Bargeldumsatzgrenze von 12.000 Euro sowie eine digitale Belegbereitstellungspflicht vor. Die IHK-Organisation sucht bis zum 22. Oktober 2026 dringend nach Beispielen aus Unternehmen.

Was ist geplant?

Die Bundesregierung hat auf der Kabinettssitzung am 23. September 2026 den Entwurf des Bundesfinanzministeriums zur Einführung einer allgemeinen Registrierkassen- und einer digitalen Belegbereitstellungspflicht verabschiedet. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro sollen ab dem 1. Januar 2028 nicht mehr die Möglichkeit haben, eine offene Ladenkasse (OLK) zu nutzen. Eine Ausnahme ist vorgesehen, wenn der Bargeldumsatz unter 12.000 Euro liegt.
Vielmehr müssen diese Unternehmen dann eine elektronische Registrierkasse verwenden, die mit einer zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert ist (Registrierkassenpflicht). Zudem soll die bislang bestehende Belegausgabepflicht in Papierform (Bonpflicht) in eine digitale Belegbereitstellungspflicht umgewandelt werden, so dass dem Kunden zukünftig Belege in einem elektronischen Format zur Verfügung gestellt werden müssen, z.B. über einen QR-Code oder ein NFC-Modul.
Es ist zu erwarten, dass Unternehmen durch diese Maßnahmen mit erheblichen finanziellen und administrativen Kosten belastet werden, da gerade Kleinstunternehmen nunmehr zur Anschaffung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet werden und alle Unternehmen aufwändige Verfahren zur Bereitstellung von digitalen Kassenbelegen implementieren müssen.
Das Gesetzgebungsverfahren soll mit dem Gesetzesbeschluss des Deutschen Bundestages und der Zustimmung durch die Länderkammer voraussichtlich bis zum 18. Dezember 2026 abgeschlossen werden.

Unsere Bitte an Sie

Wir suchen gezielt Unternehmen, die eine offene Ladenkasse nutzen bzw. Unternehmen, deren Kassensystem für eine digitale Belegbereitstellung umgestellt werden müsste. Besonders hilfreich sind konkrete Angaben zu:
  • Branche und Größe des Unternehmens,
  • bestehende Kassenlösung,
  • voraussichtlichen Anschaffungs- und Umstellungskosten,
  • laufende Folgekosten z.B. für Support, Wartung, Lizenzgebühren,
  • technischen oder organisatorischen Problemen,
  • benötigter Übergangszeit sowie
  • Auswirkungen auf Kunden und Betriebsabläufe.

Für belastbare Beispiele wären vielleicht noch folgende Punkte interessant

  • Gibt es saisonale oder stark schwankende Umsätze?
  • Werden Kassen temporär eingesetzt, etwa auf Märkten, Messen oder Veranstaltungen?
  • Besteht am Einsatzort eine stabile Internetverbindung?
  • Können Kunden einen digitalen Beleg ohne App, Registrierung oder Angabe persönlicher Daten abrufen?
  • Wie häufig verlangen Kunden weiterhin einen Papierbeleg?
  • Welche Kosten entstehen zurzeit beim Bonausdruck?
  • Entstehen Wartezeiten oder zusätzliche Arbeitsschritte an der Kasse?
  • Bieten Sie schon eine digitale Zahlungsmöglichkeit an?
  • Müssen bestehende Kassen ersetzt werden oder reicht eine technische Erweiterung bei einer digitalen Belegbereitstellung?
  • Sind bis Anfang 2028 ausreichend Geräte, Fachkräfte und technische Lösungen verfügbar?
  • Welche Fallgruppen sollten von der Kassenpflicht ausgenommen werden?
Auch grobe Kostenschätzungen, Angebote von Kassenanbietern oder kurze Schilderungen einzelner Unternehmen sind hilfreich. Ihre Rückmeldungen fließen in unsere politische Arbeit ein. Unternehmensbeispiele können auf Wunsch vollständig anonymisiert werden.
Wir bitten Sie um Ihre Hinweise, Fallbeispiele und Einschätzungen bis spätestens zum 22. Oktober 2026.

Alte und geplante Maßnahmen im Vergleich

Maßnahme bisherige Rechtslage Gesetzentwurf der Bundesregierung
vom 23.09.2026 ("2. Kassengesetz“)
Belegausgabepflicht
§ 146a Abs. 2 AO
  • Bei Verwendung eines elektronischen Kassensystems besteht eine verpflichtende Belegausstellung in Papierform auch ohne Verlangen des Kunden.
  • Härtefallregelung: Befreiung aus Zumutbarkeitsgründen möglich (Antrag gem. § 148 AO), wenn Verkauf von Waren an Vielzahl von nicht bekannten Personen erfolgt.
Ab 1. Januar 2028
§ 146a Abs. 2 AO-E – elektronische Belegbereitstellungspflicht
  • Die bisherige papierhafte Belegausgabepflicht (Bon-Pflicht) wird vollständig abgeschafft.
  • Sie wird ersetzt durch die Verpflichtung, dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat (elektronische Belegbereitstellung) bereitzustellen.
  • Der Bereitstellungsweg ist technologieoffen, z. B. QR-Code, NFC, Download-Link, E-Mail oder Kundenkonto. Eine Pflicht des Kunden zur Entgegennahme besteht nicht.
  • Der Anspruch des Kunden auf eine papierhafte Quittung nach § 368 BGB bleibt bestehen.
  • Übergangsfrist: Kassen mit Waagenfunktion, die zugleich den Anforderungen der Richtlinie 2014/31/EU unterliegen, dürfen bis 31.12.2032 anstelle elektronischer Belege weiterhin Papierbelege ausgeben (Art. 101a Abs. 11 EGAO-E).
Registrierkassenpflicht
  • Zurzeit besteht keine Pflicht, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden.
§ 146b AO-E – Registrierkassenpflicht
  • Erfasst werden Steuerpflichtige mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbständiger Arbeit.
  • Voraussetzung ist, dass der Gesamtumsatz i. S. d. § 19 Abs. 2 S. 1 UStG im Kalenderjahr 100.000 Euro überschreitet.
  • Ausnahme: Dies gilt nicht, wenn der Bargeldumsatz unter 12.000 Euro im Kalenderjahr liegt. Nach der Begründung sind Bar- sowie Debit-/Kreditkartenzahlungen über das System zu erfassen, nicht jedoch Lastschriften und Überweisungen über ein Konto.
  • Zu verwenden ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 S. 1 KassenSichV, insbesondere mit zertifizierter TSE und DSFinV-K.
  • Umfang der Aufzeichnungspflicht: Die "Kassenpflicht“ betrifft nicht nur klassische Bargeldvorgänge.
    Zu erfassen sind:
    - Betriebseinnahmen und -ausgaben,
    - Entnahmen und Einlagen,
    - durchlaufende Posten,
    soweit sie nicht durch Lastschrift oder Überweisung über ein Konto des Steuerpflichtigen abgewickelt werden, mithin auch Zahlungen mit Debit- und Kreditkarten.
  • Beginn: grundsätzlich am 1. Juli des Folgejahres nach Überschreiten der Umsatzgrenze (§ 146b Abs. 3 AO-E). Bei Überschreitung im Jahr 2026 gilt die Pflicht ab 1. Januar 2028 (Art. 101a Abs. 3 EGAO-E).
  • Ende: mit Ablauf des zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind (§ 146b Abs. 2 AO-E).
  • Einzelfallbefreiung nach § 146b Abs. 4 AO-E i. V. m. § 148 AO auf Antrag im Ermessen der Finanzverwaltung.
  • Zudem möglich sind zusätzlich allgemeine Ausnahmen durch BMF-Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates (§ 146b Abs. 5 AO-E). (siehe gesonderte Zeile)
  • Begründung: Verringerung der Manipulationsmöglichkeiten offener Ladenkassen und Erhöhung des Entdeckungsrisikos durch TSE-gesicherte Aufzeichnungen.
Einzelaufzeichnungspflicht Unternehmen unterliegen grundsätzlich der Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 S. 1 AO).
Bei Unternehmen mit offener Ladenkasse gilt dieses jedoch nicht bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung (§ 146 Abs. 1 S. 2 AO)		 Gem. § 146 Abs. 1 S. 4 AO-E entfällt die Einzelaufzeichnungspflicht nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden werden muss oder tatsächlich verwendet wird.
Mitteilungspflicht Gem. § 146a Abs. 4 AO sind die Anschaffung und Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems mitzuteilen. Gem. § 146a Abs. 4 AO-E ist zusätzlich künftig der Wechsel einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung mitzuteilen. Die Mitteilung muss innerhalb eines Monats erfolgen. Ab dem 1. Januar 2029 soll anstelle der Steuernummer die Wirtschafts-Identifikationsnummer angegeben werden.
Evaluation
Die Regelungen werden unbefristet eingeführt.
Evaluation jeweils fünf Jahre nach Inkrafttreten. Zu prüfen sind insbesondere Kosten, Wirksamkeit und Verhältnismäßigkeit sowie die Einführung einer generellen Kassenpflicht.
Kassen-Nachschau Zuständig für die Durchführung von Kassen-Nachschauen (§ 146b AO) sind gem. §§ 18 – 21 AO die örtlich zuständigen Finanzämter (Betriebsstätten, Geschäftsleitungs- und Wohnsitzfinanzamt).
Der bisherige § 146b AO wird zu § 146d AO (ab 1. Januar 2029: § 146e AO).
Gem. dem neuen Absatz 1a in § 146d AO-E kann zusätzlich jede Finanzbehörde eine Kassen-Nachschau durchführen, in deren Bezirk der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, Kassenaufzeichnungen führt oder eine entsprechende Tätigkeit ausübt.
Dies betrifft insbesondere fahrende Händler, Kirmessen, Weihnachtsmärkte und Messen. Das regulär zuständige Finanzamt ist über das Ergebnis zu informieren.
Taxen / Mietwagen
Taxiunternehmen unterliegen seit dem 1.1.2024 mit EU-Taxametern gem. § 146a Abs. 1 AO i.V.m. § 1 Abs. 2 Nr. 1 KassenSichV der TSE-Pflicht.
Nicht hingegen Fahrzeuge im Gelegenheitsverkehr (Mietwagen, § 49 PBefG), Chauffeurdienste, app-basierte Plattformen, Ride‑Pooling)
§ 146d AO-neu – ab 1. Januar 2029
  • Taxiunternehmen mit EU-Taxametern sind aufgrund der TSE- Absicherung von der allgemeinen Registrierkassenpflicht des § 146 AO-E ausgenommen.
  • Mietwagen nach § 49 Abs. 4 S. 1 PBefG müssen gem. § 146d Abs. 1 AO-E mit einem Wegstreckenzähler mit digitaler Schnittstelle zur Anbindung einer zertifizierten TSE ausgerüstet sein.
  • Die Pflicht gilt auch für ausschließlich im gebündelten Bedarfsverkehr eingesetzte Fahrzeuge, sofern sie weder mit einem Fahrpreisanzeiger ausgerüstet sind noch bereits der Mietwagenregelung unterliegen.
  • Befreiung auf Antrag im Härtefall nach § 146d Abs. 3 AO-E i. V. m. § 148 AO im Ermessen der Finanzverwaltung. Die Befreiung ist widerruflich.
Strafbarkeit
Manipulationsprogramme:
  • Das In-Verkehr-Bringen und der Einsatz von Manipulationsprogrammen kann zurzeit
    - als Steuerstraftat nur indirekt über den Tatbestand der Steuerhinterziehung (§ 370 AO)
    - bzw. als Ordnungswidrigkeit i.S.d. § 379 AO
    geahndet werden.
  • Keine explizite Sanktionsmöglichkeit
Fehlende Belegausgabe
Manipulationsprogramme
  • Verbot des Einsatzes / gewerbsmäßigen Inverkehrbringens von Manipulationsprogrammen oder Programmbestandteilen (§ 146a Abs. 1 S. 5 und § 146c AO-E).
  • Strafbarkeit:
    gewerbsmäßiges Inverkehrbringen:
    Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe (§ 374a Abs. 1 AO-E).
    Versuch ist strafbar (§ 374a Abs. 3 AO-E).
    Einsatz:
    Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe (§ 374a Abs. 2 AO-E).
  • Die Taten werden als Steuerstraftaten qualifiziert (§ 369 Abs. 1 Nr. 3 AO-E).
Belegbereitstellung
  • Die nicht-, nicht richtige oder nicht rechtzeitige Bereitstellung stellt eine Ordnungswidrigkeit (§ 379 Abs. 2 Nr. 1g AO-E) dar, die mit Geldbuße bis 25.000 Euro geahndet werden kann.
Kassenpflicht
  • Die Nichtverwendung des vorgeschriebenen elektronischen Aufzeichnungssystems stellt eine Ordnungswidrigkeit dar (§ 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 AO-E), die mit einer Geldbuße bis 25.000 Euro geahndet werden kann.
    • Kreditinstitute, Versicherungen und Plattformumsätze ( §1 KassenPflAusnV -E),
    • EU-Taxameter und abgesicherte Wegstreckenzähler (§ 2)
    • Tätigkeiten außerhalb von festen Betriebsstätten und Vertrauenskassen (§ 2),
    • Tätigkeiten in wechselnden Betriebsstätten (temporäre bzw. mobile Einrichtungen; § 3)
    • Juristische Personen des öffentlichen Rechts und gemeinnützige Organisationen (§ 4).
Datenzugriff bei Außenprüfung Der Steuerpflichtige hat der Finanzbehörde bei einer Außenprüfung gem. § 147 Abs. 6 AO den Datenzugriff auf Unternehmensdaten einzuräumen (sog. Z1-/ Z2-/ Z3-Zugriff). Hinweis: Die ursprünglich vorgesehene Ergänzung des § 200 AO um ein Verzögerungsgeld bei Nichteinräumung des Datenzugriffs ist im Gesetzentwurf vom 23. September 2026 nicht enthalten.
Ausnahmeverordnung zur Registrierkassenpflicht Gem. § 146b Abs. 5 AO-E kann eine Rechtsverordnung für Ausnahmen von der Kassenpflicht erlassen werden.
Hierzu liegt bereits der Diskussionsentwurf einer “Kassenpflichtausnahmeverordnung“ (KassenPflAusnV) vom 22. Juli 2026 vor. Dieser ist nicht Gegenstand des aktuellen Gesetzgebungsverfahrens zum sog. ”2. Kassengesetz“, jedoch müssen bereits jetzt schon mögliche Ausnahmeregelungen antizipiert werden.
Bitte Rückmeldungen direkt an Maria Cristina Tarrús de Vehí.
Für mehr Hintergrundinformationen lesen Sie unseren Artikel zur Registrierkassenpflicht und der Pflicht zur elektronischen Belegbereitstellung.