Polen – Meldepflichten bei der Entsendung von Arbeitnehmern

Mitarbeiter, die zu kurzfristigen Einsätzen nach Polen entsandt werden  müssen spätestens am Tag des Arbeitsbeginns bei der polnischen staatlichen Arbeitsinspektion gemeldet werden.

Meldevorgang 

Das Formular ist in polnischer und englischer Sprache erhältlich und enthält folgende Angaben:
  • Angaben zum Arbeitgeber (Adresse, Steuernummer)
  • Angaben zu den entsandten Fachkräften: Anzahl, Namen und Geburtsdaten der entsandten Fachkräfte, ihre Adressen in Polen, den Beginn und das voraussichtliche Ende der Entsendung
  • Tätigkeitsbereich des Unternehmens 
Die Meldung erfolgt entweder digital über eine entsprechende Meldeplattform oder postalisch anhand dieses Meldeformulars (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 529 KB).
Um die Meldung digital vorzunehmen, benötigen Sie eine qualifizierte digitale Unterschrift. 

Vertreter als Kontaktperson für polnische Behörden

Darüber hinaus müssen Sie als Entsendeunternehmen für die Dauer der Entsendung eine Kontaktperson in Polen benennen, die als Ansprechpartner für die Arbeitsinspektion fungiert und das Unternehmen bei allen Entsendeangelegenheiten vertritt. Insbesondere steht der Vertreter der polnischen Arbeitsinspektion im Falle einer Kontrolle zur Verfügung, ob die vorgeschriebenen polnischen Arbeitsschutzvorschriften eingehalten werden.
Das entsendende Unternehmen ist dazu verpflichtet, alle entsendungsrelevanten Unterlagen wie Kopie des Arbeitsvertrags, Arbeitszeitdokumentation und Lohnunterlagen des Arbeitnehmers, bis zu zwei Jahre nach Ende des Einsatzes in Polen zu archivieren.
Die AHK Polen unterstützt deutsche Unternehmen bei der Erfüllung der Meldepflichten und übernimmt die Funktion des Vertreters vor den polnischen Behörden.

Einhaltung der polnischen Lohn- und Arbeitsbedingungen

Zudem ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die in Polen geltenden Lohn- und Arbeitsbedingungen eingehalten werden hinsichtlich Arbeitszeiten, Urlaub, Mindestlohn, Vergütung der Überstunden, Arbeitsschutz und Hygiene, Schutz von Schwangeren und Mutterschutz, Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung.
Bei Verstößen gegen die Anforderungen des Gesetzes kann ein Bußgeld in Höhe von 30.000 Polnischen Zloty (ca. 6.900 Euro) verhängt werden.

Sozialversicherung

Als Nachweis, dass die Mitarbeiter während ihres Einsatzes in Polen in Deutschland sozialversicherungspflichtig sind müssen sie den Sozialversicherungsnachweis A1 mit sich führen. Diese Bescheinigung stellt die gesetzliche Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist, aus.

Meldepflichten bei polnischen Gemeindebehörden

Ab dem 30. Tag nach Ankunft muss sich der entsendete Arbeitnehmer bei der zuständigen Gemeindebehörde des Aufenthaltsortes anmelden. Wird die Aufenthaltsdauer von drei Monaten überschritten, besteht für den entsandten Mitarbeiter eine Meldepflicht beim zuständigen Wojwodschaftsamt (Urząd Wojewódzki).