Notfallvorsorge und Notfallplanung

Ein großes Risiko für Unternehmen sind neben der ungeplante Unternehmensnachfolge, der Ausfall von Mitarbeitern oder Infrastrukturen. Haben Sie für diese Notfälle ausreichend vorgesorgt?

Warum ist Notfallvorsorge wichtig?

Wer rechnet schon gerne mit dem Schlimmsten? Viel zu oft werden diese Gedanken verdrängt. Deshalb haben viele Unternehmen keine ausreichende Notfallvorsorge. Doch Unglücke passieren – sie kommen unvorbereitet und treffen uns aus heiterem Himmel. Und die Bandbreite ist groß: vom Ausfall der Infrastruktur, einem Hochwasser- oder Brandschaden bis hin zum Ausfall eines wichtigen Lieferanten oder eines Mitarbeiters in einer Schlüsselposition. Oftmals erfolgt in Unternehmen die (vorübergehende) Übergabe oder gar Unternehmensnachfolge eher unerwartet, wenn der Inhaber plötzlich erkrankt oder einen Unfall erleidet. Hiervon besonders gefährdet sind Unternehmen, deren Leistungsfähigkeit stark vom Chef abhängen und in denen es keine zweite Führungsebene gibt. Vor allem die Existenz von Einzelunternehmen oder Familienunternehmen, in denen der Inhaber alle Entscheidungen persönlich trifft, hängt dann am seidenen Faden – und die Unternehmens- und Privatsphäre sind in der Regel eng miteinander verbunden.
Daher sollte jeder Unternehmer eine Notfallplanung für den Ernstfall vorbereitet haben.
Gerade die Corona-Krise hat zu wirtschaftlichen Veränderungen geführt. Für viele Unternehmen bedeutet dies Konsumrückgang, Lieferprobleme und Kurzarbeit, krankheitsbedingte Ausfälle. Angesichts dieser Lage bekommt das Thema Notfallplanung eine ganz neue Brisanz. Sie muss dann umgesetzt werden, wenn in einem Unternehmen nicht alles nach Plan läuft.

Fragestellungen, die Sie bei der Vorsorgeplanung unterstützen

Es gibt eine Vielzahl von Fragen, die Sie klären sollten, damit Sie sicher sein können, dass der Betrieb - wenn ein plötzlicher Notfall eintritt - den Umständen entsprechend geregelt weiter geht:
  • Sprechen Sie das Thema auch in der Familie und im Unternehmen an. 
  • Wem schenken Sie das Vertrauen, Ihr Unternehmen weiter zu führen?
  • Wer würde im Notfall überhaupt einspringen wollen? Gibt es jemanden aus der Familie oder lieber eine externe Regelung?
  • Haben Sie für Ihren Lebenspartner und eventuell für Ihre Kinder Vorsorge getroffen?
  • Existieren Ehevertrag, Erbvertrag oder Testament, die alle die aktuelle Firmensituation berücksichtigen?
  • Detailfragen beim Testament: Gibt es ein Testament oder finden die gesetzlichen Regelungen Anwendung? Wie wird das Unternehmen auf die Erben aufgeteilt? Wie hoch sind die Pflichtteilansprüche der Erben und existiert ausreichend sonstiges Vermögen, um diese zu befriedigen? Gibt es Regelungen, welcher Erbe welches Vermögen erhalten soll?
  • Kommt es in diesem Zusammenhang zu einem Liquiditätsabfluss aufgrund der Auszahlungen von Erbansprüchen oder gibt es Pflichtteilsverzichtverträge? Beim Liquiditätsabfluss sollten Sie auch eventuell anfallende Erbschaftssteuern berücksichtigen.
  • Existiert ein Gesellschaftsvertrag und welche Regelungen enthält er bezüglich der Geschäftsführung?
  • Wer leitet das Unternehmen in einer eventuell notwendigen Übergangsphase? Gibt es einen Firmenbeirat zum Schutz Ihres Unternehmens?
  • Wer weiß über die aktuell anstehenden Aufträge, die besten Kunden und wichtige langfristige Projekte Bescheid?
  • Hat außer Ihnen noch jemand Bankenvollmachten und einen Überblick über alle Konten?
  • Wer kommt an die Schlüssel, die Passwörter, die Codes usw.?
  • Sind Inhaber bzw. Mitinhaber minderjährige Kinder? Wer nimmt deren Rechte wahr?

Wie erstelle ich ein Notfall-Handbuch?

Das Notfall-Handbuch soll Anregung, Orientierung und Werkzeug zugleich sein, die wichtigsten Regelungen konkret umzusetzen.
Tipps für die Erstellung des Notfall-Handbuchs: 
  • Planen Sie für die Erstellung Ihres Notfall-Handbuch mindestens vier bis acht Wochen ein.
  • Gehen Sie detailliert und sorgfältig vor und beschreiben Sie die wichtigsten Aufgaben und Regeln.
  • Um Fehler zu vermeiden beziehen Sie Ihren Steuerberater, Anwalt, Notar, Versicherungsmakler und Wirtschaftsprüfer ein.
  • Ermöglichen Sie Ihrem Vertreter im Notfall „aus dem Stand” das Unternehmen in Ihrem Sinne weiter zu führen.
  • Beziehen Sie daher am sinnvollsten Ihren potenziellen Vertreter in die Erstellung des Notfall-Handbuchs ein
  • Kümmern Sie sich um ausreichend erforderliche Vollmachten.
  • Treffen Sie klare rechtliche Regelungen über den Einsatz der Vertrauensperson.
  • Legen Sie fest, über welchen Zeitraum die Vertrauensperson agieren und wie die Fortführung aussehen soll.
  • Prüfen Sie das Notfall-Handbuch alle sechs bis zwölf Monate und arbeiten Sie ggf. Änderungen ein. 
Gehen Sie Schritt für Schritt durch den Planungsprozess mit unserem Notfall-Handbuch für Unternehmen oder nutzen Sie die IHK-Beratung unserer Nachfolge-Moderatoren. Helfen kann Ihnen auch unsere Checkliste Unternehmensnachfolge.
Denken Sie daran: Der Aufwand, den Sie betreiben müssen, um einen Notfall-Handbuch zu erstellen, ist gering im Verhältnis zu der gewonnenen Absicherung, die Sie dabei erzielen.

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