Hilfestellung zum LkSG

Muster zur Beantwortung von Kundenanfragen

Unabhängig davon, ob Unternehmen selbst unter das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) fallen, werden zahlreiche KMU von betroffenen Kunden zur Unterzeichnung eines Verhaltenskodex, zur Erteilung von Informationen, zu Garantien zur Einhaltung von Menschenrechten o.ä. aufgefordert. Viele Lieferanten fühlen sich mit solchen Anfragen überfordert, weshalb das neue Merkblatt einige Textvorschläge für Antwortschreiben enthält. Sie dienen nur als Beispiele und sollten jeweils individuell an die konkreten Forderungen des Kunden und die beim antwortenden Lieferanten bereits vorhandenen menschenrechtlichen und umweltbezogenen Maßnahmen und Erklärungen angepasst werden.
Zahlreiche Lieferanten erhalten – unabhängig davon, ob sie selbst unter das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) fallen – in unterschiedlichen Ausprägungen Schreiben von Kunden, die Adressaten des LkSG sind, mit denen sie zur Unterzeichnung eines Verhaltenskodex, Erteilung von Informationen, Garantien zur Einhaltung von Menschenrechten o.Ä. aufgefordert werden. Tatsächlich sind die Adressaten des LkSG gehalten, mit ihren Lieferanten bei der Erfüllung der Sorgfaltspflichten in der Lieferkette zusammenzuarbeiten.
Viele Adressaten des LkSG schießen dabei aber über das Ziel hinaus und überfordern ihre Lieferanten. Die zuständige Behörde BAFA hat daher eine Handreichung zur Zusammenarbeit in der Lieferkette zwischen verpflichteten Unternehmen und ihren Zulieferern veröffentlicht sowie begleitende Fragen und Antworten für KMU. Darin wird aufgezeigt, wozu Zulieferer aufgefordert werden sollen und wozu nicht. Insbesondere soll ein Gesetzesadressat zunächst eine Analyse der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken in seinem eigenen Geschäftsbereich und bei seinen Zulieferern durchführen sowie eine Grundsatzerklärung abgeben, bevor er an seine Lieferanten mit darauf basierenden Fragen und vertraglichen Anforderungen herantritt. Die Anforderungen sollen angemessen sein, d.h. das Leistungsvermögen des Lieferanten berücksichtigen.
Es ist zu empfehlen, Kundenschreiben nicht unbeantwortet zu lassen, sondern aufzuzeigen, dass man gemeinsam mit dem Kunden aktiv an dem Ziel arbeitet, Menschenrechte und Umweltschutz in der Lieferkette zu wahren, aber nicht bereit ist, unangemessene Vorkehrungen zu treffen oder Versprechen abzugeben, die man nicht einhalten kann. Es sollte vom Lieferanten respektiert werden, dass Adressaten des LkSG eine Risikoanalyse durchführen müssen und hierfür gewisse Informationen von Zulieferern ggf. auch schon für die abstrakte Risikoanalyse abfragen können (z. B. über festgestellte Risiken oder Verletzungen; über für das Produkt oder die Dienstleistung verwendete Rohstoffe, Halberzeugnisse und Dienstleistungen; über Betriebsstätten von Vorlieferanten). Geht es jedoch im Aufforderungsschreiben nur um die pauschale Auferlegung von Pflichten für den Lieferanten, ohne dass ersichtlich ist, dass die Vorgaben überhaupt auf einer zuvor stattgefundenen Risikoanalyse beruhen, darf die Forderung des Kunden ohne Weiteres zurückgewiesen werden.
Im Folgenden finden sich einige Textvorschläge für Antwortschreiben an Kunden. Sie dienen nur als Beispiele und sollten jeweils individuell an die konkreten Forderungen des Kunden und die beim antwortenden Lieferanten bereits vorhandenen menschenrechtlichen und umweltbezogenen Maßnahmen und Erklärungen angepasst werden. Ideal sind Verweise auf bereits veröffentlichte Berichte und Erklärungen des Lieferanten. Ansonsten können solche auch als Anlage beigefügt werden.
Generell ist Lieferanten davon abzuraten, Zusicherungen zu Umständen abzugeben, die sie nicht in der Hand haben und Wissenserklärungen zu Tatsachen abzugeben, die sie nicht überblicken können. Sollte Lieferanten bei Nichterfüllung der Forderungen des Kunden mit einem Abbruch der Geschäftsbedingungen gedroht oder von ihnen hartnäckig die Unterzeichnung weitreichender haftungsbewehrter Zusicherungen und Verpflichtungen verlangt werden, ist die Einholung von Rechtsrat zu empfehlen.

Einleitung: Ihre Anfrage zu menschenrechtlichen Sorgfaltspflichten

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Anfrage zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten in der Lieferkette. Wie Sie sich vorstellen können, erhalten wir von unseren Kunden aufgrund des in Kraft getretenen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) momentan zahlreiche unterschiedliche Anforderungen und Anfragen zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Themen.
[Sie verweisen in Ihrem Schreiben allgemein auf Pflichten aus dem LkSG, ohne anzugeben, welche konkreten menschenrechtlichen Risiken sie bei unserem Unternehmen sehen. Wie Ihnen bekannt sein dürfte, sind wir als Lieferant nach den Empfehlungen des BAFA nicht gehalten, solche Schreiben zu beantworten. Gleichwohl informieren wir Sie gerne über menschenrechtliche und umweltbezogene Aspekte unseres Unternehmens.]

Betonung eigener Sensibilität für Menschenrechte und Umweltschutz

Unser Unternehmen ist international tätig. Achtung der Menschenrechte, Umweltschutz, die Einhaltung sämtlicher anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen und die Beachtung strenger interner Verhaltensvorgaben sind wesentliche Grundsätze für uns. Wir halten Transparenz in diesem Bereich für wichtig und haben daher in den letzten Jahren bereits eine umfangreiche Berichterstattung implementiert und im Internet insbesondere für Kunden und für alle anderen interessierten Stakeholder öffentlich verfügbar gemacht. Sie können sich anhand dieser Informationen davon überzeugen, dass wir menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten bereits seit geraumer Zeit einen hohen Stellenwert beimessen.
[Auf freiwilliger Basis implementieren wir gemäß der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 Sorgfaltspflichten zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken angemessen in unsere Geschäftsprozesse.]

Hinweis auf vorhandene Berichte und Erklärungen (im Internet oder beigefügt)

Unsere Menschenrechtsstrategie können Sie unter [Link] einsehen und herunterladen. Auf unserer Website finden Sie ebenso sowohl unseren internen Ethik-Kodex als auch den Code of Conduct für unsere Lieferanten. 
Weitere Informationen zu unseren Positionen, Anforderungen und Programmen zu zahlreichen Themen im Bereich Menschenrechte und Umwelt finden Sie außerdem unter [Link]. Unseren umfangreichen Nachhaltigkeitsbericht für das Jahr xx [, aber auch die Berichte der vorangegangenen Jahre] können Sie ebenfalls unter dieser Website einsehen und herunterladen. In diesem Bericht finden Sie zudem nähere Angaben zu den angewandten Reporting-Standards, Zertifizierungen sowie Informationen zu unseren Nachhaltigkeitszielen [, dem erreichten Fortschritt] und unseren verschiedenen Betriebsstätten.
Ebenso können Sie dem Nachhaltigkeitsbericht entnehmen, welche Risiken wir in bestimmten Bereichen unserer Lieferkette identifiziert haben und mit welchen praktischen, proaktiven und fortlaufenden Maßnahmen wir diesen begegnen. Besondere Sorgfalt widmen wir [hier kurz Risiken anführen, die im Fokus stehen, insbesondere bei Rohstoffbeschaffung]. Wie Sie unseren Berichten entnehmen können, sind wir Mitglied in [hier Allianzen, Branchenverbände usw. anführen, die sich für menschenrechtliche Standards einsetzen], stellen strenge Anforderungen an unsere Lieferanten und legen Wert auf eine Rückverfolgbarkeit unserer Produkte. Wir ermutigen unsere Lieferanten, uns etwaige Risiken in ihrem Bereich oder der weiteren Lieferkette sofort zu melden [und haben hierfür ein eigenes Beschwerdesystem installiert].

Betonung, dass allenfalls im Hinblick auf die Risikoanalyse derzeit eine gewisse Mitwirkungspflicht bestehen kann

Wir sind zuversichtlich, dass Sie mit den genannten Angaben über hinreichend Informationen verfügen, um ggf. Ihrer Sorgfaltspflicht zur Durchführung einer Risikoanalyse vollumfänglich nachkommen zu können. Ebenso gehen wir davon aus, dass anhand dieser Angaben feststeht, dass wir die berechtigten Erwartungen, die Sie an uns und unsere Lieferkette stellen, teilen und mit großem Engagement und umfangreichen Maßnahmen fortwährend daran arbeiten, diesen gerecht zu werden. Wir verfolgen aufmerksam die Entwicklung des LkSG sowie die europäischen Bestrebungen für ein Lieferkettengesetz auf Unionsebene, die sogenannte CS3D-Richtlinie und berücksichtigen diese bei der Fortentwicklung unserer Maßnahmen.

Zusammenfassung, die eigene menschenrechtliche Compliance deutlich macht

Zusammengefasst basiert unser Engagement in Bezug auf menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten auf folgenden Pfeilern:
  1. Einhaltung sämtlicher Gesetze, Verordnungen, und Industrienormen, die für uns gelten, sowie interner Unternehmensrichtlinien, nach denen wir uns im täglichen Betrieb richten, unter anderem im Hinblick auf Arbeitssicherheit, Arbeitsbedingungen, Umweltschutz und unternehmerische Integrität sowie die Verbote von Diskriminierung, Kinderarbeit, Zwangsarbeit.
  2.  Orientierung an den Leitprinzipien der Vereinten Nationen für Wirtschaft und Menschenrechte, der International Bill of Human Rights, und an den Arbeits- und Sozialstandards der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) als Gesamtrahmen für die Risikoprävention.
  3. Durchführung einer umfangreichen „Due Diligence“ bei der Auswahl von Lieferanten inklusive lückenloser Rückverfolgbarkeit unserer Produkte.
  4. Vertragliche Vorgabe an unsere Lieferanten, sich insbesondere an alle relevanten rechtlichen Bestimmungen sowie unseren Supplier Code of Conduct zu halten.

Positiver Schlusssatz 

Wir freuen uns darauf, mit Ihnen gemeinsam durch die Erfüllung des LkSG einen wichtigen Beitrag zur Stärkung der weltweiten Achtung der Menschenrechte und des Umweltschutzes leisten zu können. Für Rückfragen steht Ihnen [Herr/Frau …] zur Verfügung.

Weitere Bausteine

Je nach aktueller Situation des Lieferanten bzw. konkreten Forderungen des Kunden können folgende Elemente an passender Stelle in das Schreiben aufgenommen werden:
  • Falls Zweifel daran bestehen, ob die eigene Lieferung oder Dienstleistung überhaupt für Produkte und Dienstleistungen des Kunden im Sinne von § 2 As. 7 LkSG notwendig sind (z.B. nur allgemeine Dienstleistung für Kunden, ohne Bezug zu dessen Produkten und Dienstleistungen): Wir gehen nicht davon aus, dass wir mit der zwischen unseren Unternehmen bestehenden Geschäftsbeziehung als Ihr Lieferant im Sinne des LkSG zu qualifizieren sind, da wir keinen notwendigen Beitrag zu den Produkten oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens leisten. [ggf. in einem Satz begründen]
  • Falls der Lieferant gemäß § 1 LkSG selbst Gesetzesadressat ist (ab 1. Januar 2023 ab 3.000, ab dem 1. Januar 2024 ab 1.000 Mitarbeitern in Deutschland): Unser Unternehmen ist [ab dem 1. Januar 2024] selbst Adressat des LkSG. Wir unterliegen somit ebenfalls der Kontrolle des BAFA und haben entsprechende Berichtspflichten zu erfüllen. Unsere internen Prozesse, Systeme und Erklärungen haben wir, soweit dies erforderlich war, an die Anforderungen des LkSG angepasst.
  • Falls dem nicht nach dem LkSG verpflichteten Lieferanten Pflichten auferlegt werden sollen, die nach § 3 Abs. 1 LkSG originär die Gesetzesadressaten treffen (Durchführung Risikoanalyse, Ernennung Menschenrechtsbeauftragter, Durchführung Schulungen, Einrichtung Beschwerdeverfahren usw.): Wie Ihnen bekannt sein dürfte, sieht das BAFA in seiner Handreichung zur Zusammenarbeit in der Lieferkette eine Übertragung von Sorgfaltspflichten aus dem LkSG durch Gesetzesadressaten an ihre Zulieferer als nicht zulässig an. Dabei weisen wir darauf hin, dass unser Unternehmen aufgrund seiner Mitarbeiterzahl in Deutschland nicht zu den Gesetzesadressaten gehört, also ein sogenanntes NON-Scope Unternehmen ist. Der Gesetzgeber hat bewusst nur solche Unternehmen zu aufwendigen organisatorischen Vorkehrungen verpflichtet, die über eine gewisse personelle Stärke verfügen. Eine Verpflichtung von Lieferanten zu einer gewissen Mitwirkung an Ihren Sorgfaltspflichten kommt lediglich in Betracht, wenn Sie als Adressat des LkSG beim Lieferanten im Rahmen der Durchführung Ihrer Risikoanalyse bestimmte menschenrechtliche Risiken ermittelt haben. Dies können wir jedoch Ihrem Schreiben nicht entnehmen. Ihre Anforderungen zur Einrichtung von [hier je nach Anforderungen einsetzen] werden wir daher nicht unterzeichnen.
  • Wenn umfangreiche standardisierte Fragekataloge beantwortet werden sollen, ohne dass vom Kunden Anhaltspunkte genannt werden, welche Risiken er sieht (und ggf. nach Branche und Herkunftsland des Zulieferers menschenrechtliche Risiken ohnehin fernliegend sind): Gerne sind wir bereit, Ihr Unternehmen mit sinnvollen Informationen bei einer konkreten Risikoanalyse zu unterstützen. Ihrem Fragebogen entnehmen wir jedoch, dass sie offensichtlich noch keine vorangehende abstrakte Risikoanalyse durchgeführt haben. [Bei dieser hätten Sie bemerkt, dass unser Unternehmen praktisch keine der dort angeführten menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken aufweisen kann.] Zur Vermeidung von Formalismus und unnötigem Aufwand bitten wir Sie daher, zunächst eine Risikoanalyse durchzuführen und auf dieser Basis Fragen an uns, sofern noch welche verbleiben, zu stellen und zu begründen. Diese werden wir Ihnen gerne beantworten, wenn Sie uns einen Schutz der übermittelten Daten zusichern und erklären, dass Sie die übermittelten Informationen als Geschäftsgeheimnisse vertraulich behandeln und nicht an Dritte weitergeben werden. Zudem erwarten wir eine Erklärung, dass Sie übermittelte Informationen nur für Zwecke der Risikoanalyse nach dem LkSG verwenden werden.
  • Wenn eine Zusicherung oder Garantie verlangt wird, dass der Lieferant selbst oder gar in seiner gesamten Lieferkette sämtliche menschenrechtlichen und umweltbezogenen Standards einhält: Wir werden Ihnen keine pauschale Zusicherung geben, dass alle menschenrechtlichen und umweltbezogenen Standards eingehalten werden. Weder können Sie eine solche Zusicherung rechtlich von uns verlangen noch würde Ihnen diese im Hinblick auf die Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflichten nach dem LkSG weiterhelfen. Im Gegenteil: Nach der klaren Aussage des BAFA in seiner Handreichung zur Zusammenarbeit in der Lieferkette verstoßen Sie mit einem solchen Verlangen gegen das LkSG und setzen sich verstärkten Kontrollen durch das BAFA aus.

Hinweis: Dieses Merkblatt wurde vom Bayerischen Industrie- und Handelskammertag e. V. erstellt und dient als erste Orientierungshilfe. Es erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt in Zusammenarbeit mit einer Kanzlei erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Die Veröffentlichung von Merkblättern ist ein Service der bayerischen IHKs und kann eine Rechtsberatung im Einzelfall nicht ersetzen. Stand: 12. Dezember 2023